Vertrouwelijkheidsbeleid – bescherming van persoonsgegevens

• Doel
• Wie zijn wij?
• Wat zijn onze toezeggingen?
• Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?
• Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens? (verwerkingsdoeleinden)
• Verwerken wij alle persoonlijke gegevens die u aan ons doorgeeft?
• Wat is de wettelijke basis voor de verwerking van persoonsgegevens?
• Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?
• Worden uw gegevens gedeeld naar het buitenland?
• Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?
• Worden uw gegevens beveiligd?
• Welke rechten heeft u met betrekking tot uw persoonsgegevens?
• Hoe kunt u gebruik maken van uw rechten?
• Met wie neemt u contact op?
• Wijzigingen en actualisering
• Gegevens
• Lexicon

Doel

In dit beleid wordt uiteengezet op welke manier wij (“Manutan”) omgaan met persoonlijke gegevens (“ persoonsgegevens “) die wij verzamelen en die u aan ons doorgeeft. Het beleid is van toepassing op al uw persoonlijke gegevens die worden verzameld in het kader van onze relaties. Wij verzoeken u dit document goed door te lezen om onze praktijken op dit gebied te leren kennen en te begrijpen.

Wie zijn wij?

Manutan is een van de belangrijkste spelers op het gebied van multichannel BtoB distributie in Europa, waarvan het moederbedrijf, Manutan International, is gevestigd aan de Avenue du 21e siècle, ZAC Parc des Tulipes, 95500 Gonesse, Frankrijk. We hebben meer dan 2.200 medewerkers in Europa, verspreid over 25 dochterondernemingen en 17 landen.
Als onderdeel van onze activiteiten verbinden wij ons ertoe om al uw persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken in overeenstemming met alle huidige wet- en regelgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens en zoals van toepassing op de verwerking van deze gegevens, met inbegrip van, maar niet beperkt tot de verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016, bekend als de 'Algemene verordening gegevensbescherming – AVG'.

Wat zijn onze toezeggingen?

Wij verbinden ons ertoe alle noodzakelijke technische en organisatorische maatregelen te implementeren om te zorgen dat de grondbeginselen inzake het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens worden nageleefd, en dan met name de volgende principes:

1. rechtmatigheid, getrouwheid, transparantie: De persoonsgegevens worden rechtmatig, loyaal en transparant verwerkt;
2. beperking van de doeleinden: De persoonsgegevens worden verwerkt voor bepaalde, duidelijke en wettelijke doeleinden, en worden niet later alsnog verwerkt op een manier die niet strookt met de begindoeleinden;
3. proportionaliteit van de gegevens: de verzamelde persoonsgegevens zijn adequaat, onmisbaar en beperkt tot datgene wat nodig is voor de verwerkingsdoeleinden;
4. juistheid van de gegevens: de persoonsgegevens zijn correct en worden actueel gehouden. Alle redelijke maatregelen worden genomen om onjuiste of verouderde gegevens te verwijderen of te corrigeren, naar gelang de verwerkingsdoeleinden.

Hoe verzamelen wij uw persoonlijke gegevens?

Tijdens al onze contacten kan u worden gevraagd bepaalde persoonsgegevens aan ons door te geven met verschillende middelen:

1. tijdens het aanmaken van uw cliëntendossier
2. tijdens uw online aankopen, met name als u onze bestelformulieren invult
3. als u onze after sales service benadert, een klacht indient of meer in het algemeen, als u contact opneemt met onze klanten serviceteams
4. als u zich inschrijft voor een nieuwsbrief of deelneemt aan een marketingonderzoek of een wedstrijdspel
5. als u zich aanmeldt voor een baan bij de afdeling “Human Resources”
6. meer in het algemeen bij elk ander contact met ons bedrijf

Wij kunnen ook uw persoonlijke gegevens moeten verzamelen via partnerschappen. U heeft dan bij die partners eerder toestemming gegeven om door ons te worden benaderd. In dit kader worden alleen de gegevens gebruikt van een partner waarvoor u uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

Als u navigeert op de internetsites van Manutan, kunnen wij ook cookies gebruiken; kleine tekstbestandjes die op uw apparaat worden geïnstalleerd (computer, tablet of smartphone). Met deze cookies kunnen wij persoonlijke gegevens en informatie verzamelen voor andere doeleinden (bezoekersstatistieken en gebruiksstatistieken van de website, het aanpassen van de website aan uw parameters, cookies van derden voor reclamedoeleinden, enz.). In het kader van het cookiebeheer, verplichten wij ons ook ons te houden aan de regelgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens. Zo wordt de goedkeuring voor cookies gevraagd via de pop-up cookie die duidelijk en zichtbaar verschijnt tijdens uw eerste bezoek aan de website van het bedrijf, indien dit is vereist.

U kunt de cookie-instellingen op elk moment aanpassen. Om meer te weten te komen over het beheer van cookies door Manutan, kunt u toegang krijgen tot het gedeelte "cookies" van de website, beschikbaar via de volgende link: Cookie beleid.

Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens? (verwerkingsdoeleinden)

Uw persoonsgegevens worden voornamelijk gebruikt om onze handelsrelatie beter te structureren en ons de mogelijkheid te geven u een betere kwaliteitsservice te bieden.
In dit kader worden uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden verwerkt:

1. Beheer van de handelsrelatie:
• Het gebruik en beheer van uw cliëntendossier;
• Het aankopen van producten via onze internetsite;
• Het opvolgen van bestellingen;
• Het beheer van de aftersales service en klachtenafhandeling;
• Het beheer van verzoeken tot toegang, rectificatie en weigering;
• Het uitvoeren van statistische onderzoeken om het gebruik en de performance van onze internetsite te beoordelen;
• Het uitvoeren van marketingonderzoek, alsmede enquêtes en producttests;
• Het opstellen van een persoonlijk profiel waarmee wij u beter kunnen leren kennen, voor klantenbinding en om op die wijze onze service te verbeteren (profilering);
2. Het uitvoeren van handelingen waarmee wij reclame voor onszelf kunnen maken bij prospects (handelsprospects):
• Het uitvoeren van handelingen van commerciële verzoeken;
• Het opstellen van handelsstatistieken;
• Het organiseren van wedstrijden en/of klantenbindingsacties;
• Het beheer van commentaar van personen op producten, diensten of inhoud;
3. Het beschermen van onze belangen:
• Het beheer van fraude;
• Het beheer van onbetaalde rekeningen
• Het beheer van geschillen
• Het volgen van terughaalacties
• Het beheer om te voldoen aan de verschillende van toepassing zijnde wettelijke verplichtingen.
4. Het beheer van onze leveranciers en de logistiek (leveringen)

Verwerken wij alle persoonlijke gegevens die u aan ons doorgeeft?

Conform onze verplichtingen, verzamelen we slechts die gegevens die wij noodzakelijk achten voor het uitvoeren van onze activiteiten (het beginsel van het minimaliseren van de gegevens).

Bepaalde gegevens zijn echter onmisbaar voor het verwerken van uw verzoeken en/of bestellingen, andere zorgen ervoor dat wij u beter leren kennen en daarmee ons aanbod beter kunnen afstemmen op uw behoeften. De velden in de verzamelformulieren met een (*) moeten verplicht worden ingevuld. Zo niet, dan zijn wij niet in staat uw verzoek of bestelling in behandeling te nemen of u op uw behoeften afgestemde aanbiedingen te doen.

Wat is de wettelijke basis voor het verwerken van persoonsgegevens?

Het verwerken van uw persoonsgegevens kent verschillende wettelijke bases, afhankelijk van het doel van de betreffende verwerking. In dit kader hebben wij uw gegevens nodig voor:

1. Het uitvoeren van een contractverplichting waarin u partij bent (bijv. Het beheer van uw bestellingen, het beheer van uw levering, enz.)
2. Het veilig stellen van ons wettig belang als verantwoordelijke voor de verwerking (met name kennis ontwikkelen van onze cliënten, ons aanbod afstemmen op uw behoeften en/of het maken van reclame)
3. Het voldoen aan een wettelijke verplichting zodra de geldende wetgeving de verwerking van deze gegevens verplicht stelt.

Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

Alleen bevoegde personen binnen onze afdelingen hebben toegang tot uw persoonsgegevens, en dit alleen naar gelang de noodzaak binnen hun beroep.

Uw persoonsgegevens kunnen ook worden doorgegeven aan andere entiteiten van de groep, en aan onze partners (“onderaannemers”) waarvan hun diensten noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze activiteiten als gegevensbeheerder. Uw persoonsgegevens kunnen bijvoorbeeld worden doorgegeven aan serviceproviders die hosting- en computeronderhoudsdiensten leveren, evenals leveringsactiviteiten, fraudebeheer, enz.
In dit kader verbinden wij ons ertoe om alleen gebruik te maken van onderaannemers die voldoende garanties bieden en onze verplichtingen inzake de bescherming van persoonsgegevens naleven.

Worden uw gegevens doorgegeven aan het buitenland?

In bepaalde gevallen kunnen uw gegevens worden doorgegeven aan onze goedgekeurde partners buiten de Europese Economische Unie; dit bij naleving van de van toepassing zijnde regelgeving.

Meer in het algemeen: als uw gegevens worden doorgegeven aan een geadresseerde buiten de Europese Economische Unie, dan verbindt Manutan zich ertoe om per geval een adequaat beschermingsmechanisme te gebruiken, teneinde de bescherming en beveiliging van uw persoonlijke gegevens veilig te stellen volgens de strengste regels en op grond van de verplichtingen als verantwoordelijke voor de verwerking. U kunt een kopie van de genoemde garanties aanvragen en ontvangen via het onderstaande adres in de rubriek “Hoe maak ik gebruik van mijn rechten?”.

Dus, als onderdeel van het invoeren en opslaan van offertes en bestellingen, kunnen uw persoonsgegevens mogelijk worden doorgegeven aan onze goedgekeurde partner, Outsourcia, gevestigd in Marokko. Deze partner wordt regelmatig gecontroleerd door Manutan en is contractueel verplicht om de verbintenissen van de groep op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens na te komen.

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Uw persoonsgegevens worden slechts bewaard gedurende de noodzakelijke periode voor het uitvoeren van de in de rubriek “waarvoor dienen uw persoonsgegevens” opgenomen doeleinden. Bovendien bewaart Manutan uw persoonsgegevens conform de door de van toepassing zijnde regelgeving geldende verplichte bewaartermijn en/of de goede gewoonten van de markt.

Deze bewaartermijn is afhankelijk van de aard van de verwerkingsdoeleinden en houdt met name rekening met de van toepassing zijnde wettelijke bepalingen, waarbij een precieze bewaartermijn verplicht is voor bepaalde gegevenscategorieën, de van toepassing zijnde verjaringstermijnen alsmede de aanbevelingen van lokale controleautoriteiten inzake bepaalde categorieën voor het verwerken van gegevens.

Manutan is bijvoorbeeld alleen verplicht uw persoonsgegevens te bewaren als cliënt gedurende de strikt noodzakelijke termijn voor het beheer van de handelsrelatie, te weten gedurende een termijn van drie jaar vanaf het einde van de handelsrelatie (dit bij uitzondering van wettelijke verplichtingen van de verantwoordelijke voor de verwerking indien er een langere bewaartermijn is vereist). Bijvoorbeeld vanaf een aankoop, de vervaldatum van een garantie, de vervaldatum van een leveringsovereenkomst of het laatste contact vanuit de cliënt.

Uw persoonsgegevens als prospect en niet als cliënt worden bewaard gedurende een termijn van drie jaar vanaf het verzamelen daarvan of uw laatste contact met onze diensten (bijvoorbeeld, een verzoek om informatie of een klik op een link in een mail).

Worden uw gegevens beveiligd?

Wij letten sterk op de vertrouwelijkheid en de beveiliging van uw persoonsgegevens.

In dit kader implementeren wij de geschikte technische en organisatorische maatregelen om een aangepast veiligheidsniveau te garanderen dat conform de goede praktijken van de markt is. Wij voldoen tevens aan de reglementaire eisen en beschermen de rechten en gegevens van de betreffende personen vanaf ontvangst bij de verwerkingshandelingen.

Manutan beschikt over een wereldwijd programma voor het management van de veiligheid van de informatiesystemen, gebaseerd op de internationale standaard ISO/IEC 27001:2013. Dit heeft als doel de vertrouwelijkheid, de volledigheid en de beschikbaarheid te bewaren van vertrouwelijke en gevoelige gegevens, waaronder uw persoonsgegevens.

Bovendien is ons e-commerce platform, net als alle andere internetsites van de groep, voorzien van versterkte veiligheidsmaatregelen, zoals het gebruik van sterke coderingsprotocollen, de bescherming middels een firewall, een permanente supervisie en regelmatige externe audits. Ten slotte wordt het aan uw account gelinkte wachtwoord als cijfers opgeslagen in onze database, waardoor dit ontoegankelijk wordt voor elke andere persoon dan uzelf.

Welke rechten heeft u inzake uw persoonlijke gegevens?

Bij toepassing van de geldende regelgeving voor de bescherming van gegevens, kunt u op elk moment gebruik maken van uw rechten als belanghebbende; en verzoeken om toegang, rectificatie, verwijdering en overdracht van uw gegevens. U kunt ook uw recht van afscherming en verweer gebruiken bij het verwerken van deze gegevens.

U heeft met name het recht van verweer tegen het verwerken van uw gegevens voor de doeleinden van handelsprospect. Afhankelijk van de door u gemaakte keuzes bij het aanmaken of wijzigen van uw account, is het mogelijk dat u aanbiedingen ontvangt van ons bedrijf en van andere bedrijven binnen de Manutangroep, of van onze partners. Deze keuzes kunnen op elk moment worden gewijzigd nadat deze zijn gewaarmerkt op uw online account.
Zo kunt u op de link van uitschrijving klikken onderaan elke reclame-uiting in elektronisch formaat indien u niet langer onze nieuwsbrief wilt ontvangen.

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

Uw rechten kunt u uitoefenen door u te richten aan: Manutan NV Bergensesteenweg 1424, 1070 Anderlecht of via e-mail aan privacy@manutan.com.

In dit kader verzoeken wij u vriendelijk uw verzoek te voorzien van de noodzakelijke onderdelen om u te kunnen identificeren (naam, voornaam, e-mail ) en een identiteitsbewijs, alsmede alle informatie met betrekking tot uw verzoek.

U hebt ook het recht om in beroep te gaan bij de lokale toezichthoudende autoriteit in geval van overtreding van de toepasselijke regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens en in het bijzonder de AVG.

Met wie neemt u contact op?

Voor alle aanvullende vragen met betrekking tot dit beleid of de manier waarop Manutan uw persoonsgegevens verwerkt, kunt u een schriftelijk verzoek richten aan de data protection officer van Manutan via het volgende adres: : Manutan NV Bergensesteenweg 1424, 1070, Anderlecht of via e-mail aan privacy@manutan.com.

Wijzigingen en actualisering

Dit vertrouwelijkheidsbeleid kan worden gewijzigd of geactualiseerd conform de verschillende interpretaties, besluiten en meningen met betrekking tot de AVG. Manutan verbindt zich ertoe u te berichten via de internetsite over elke uitgevoerde wijziging.

Gegevens

1. Eigendom van de Gegevens
   De Klant en MANUTAN zijn eigenaar van hun respectieve gegevens (hierna de 'Gegevens').
   
   Aangezien ieder van hen in het kader van deze Voorwaarden de Gegevens van de ander geheel of gedeeltelijk kan verwerken, verlenen de Klant en MANUTAN elkaar wederzijds de mogelijkheid om, voor zover noodzakelijk en met strikte inachtneming van de geldende regelgeving, hun eigen Gegevens te verwerken, met name met het oog op het hosten, kopiëren en/of weergeven ervan, uitsluitend ten behoeve van de uitvoering van deze Voorwaarden en uitsluitend in verband met of ter gelegenheid van deze verrichtingen.
   De Klant verbindt zich ertoe om aan MANUTAN uitsluitend Gegevens te verstrekken die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van deze Voorwaarden en waarvoor geen naleving door MANUTAN van specifieke wet- of regelgeving is vereist.
   Deze toestemming eindigt automatisch na afloop van de uitvoering van deze Voorwaarden, behalve in het geval van een eventueel andersluidend voorschrift dat de verlenging van de verwerking van de Gegevens zou opleggen.
2. Gebruik van de Gegevens
   Als rechtspersoon stemt de Klant in met het ontvangen van commerciële mededelingen en/of promotionele aanbiedingen van MANUTAN, ondernemingen uit zijn Groep, of van zijn partners. De medewerkers en werknemers van de Klant kunnen als natuurlijke personen hun persoonlijk recht op bezwaar te allen tijde uitoefenen, in overeenstemming met de geldende regelgeving.
3. Toegang tot de Gegevens
   De Klant wordt er uitdrukkelijk van op de hoogte gebracht en aanvaardt dat MANUTAN – met inbegrip van, maar niet beperkt tot zijn medewerkers, onderaannemers en dienstverleners – toegang heeft tot zijn Gegevens en die op verzoek van een naar behoren gemachtigde administratieve of gerechtelijke autoriteit kan overdragen. Behalve als dat verzoek MANUTAN daarvan weerhoudt, zal MANUTAN de Klant onverwijld op de hoogte brengen van het bestaan van het verzoek en van de aard van de doorgegeven Gegevens.
4. Persoonsgegevens
   Als onafhankelijke Verwerkingsverantwoordelijken verbinden de Klant en MANUTAN zich ertoe om alle persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken in overeenstemming met alle huidige wet- en regelgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens en zoals van toepassing op de verwerking van deze gegevens, met inbegrip van, maar niet beperkt tot de verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016, bekend als de 'Algemene verordening gegevensbescherming – AVG'. De aanvaarding van deze voorwaarden impliceert de aanvaarding door de Klant van de bepalingen van het beleid van MANUTAN inzake de bescherming van persoonsgegevens, dat kan worden geraadpleegd op zijn website. Bij vragen kan de Klant een schriftelijk verzoek richten aan de data protection officer op het hoofdkantoor van MANUTAN NV of via e-mail naar privacy@manutan.com.

Lexicon

1. “Persoonlijke gegevens” of “persoonsgegevens”: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (hierna te noemen “betrokkene”); Als “identificeerbaar” wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, taxatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale entiteit van die natuurlijke persoon;
2. “Verwerking”:een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés. Bijvoorbeeld het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegeven;
3. “Profilering”: elke vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens bestemd om deze persoonsgegevens te gebruiken om bepaalde persoonlijke aspecten vast te stellen voor een natuurlijk persoon, met name om bepaalde elementen te analyseren of te voorspellen inzake arbeidsrendement, economische situatie, gezondheid, persoonlijke voorkeuren, interesses, betrouwbaarheid, gedrag, lokalisering of verplaatsingen van deze fysieke persoon;
4. “Verwerkingsverantwoordelijke”: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; Wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze verwerking in het Unierecht of het lid statelijke recht worden vastgesteld, kan daarin worden bepaald wie de verwerkingsverantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen;
5. “Onderaannemer”:de natuurlijke persoon of rechtspersoon, de overheidsinstantie, de dienst of een ander orgaan die/dat gegevens van persoonlijke aard verwerkt voor rekening van de verwerkingsverantwoordelijke;
6. “Geadresseerde”:de fysieke of rechtspersoon, de openbare autoriteit, de dienst of elke andere organisatie die gegevens van persoonlijke aard ontvangen, of deze nu handelt als derde of niet. Echter, de overheidsinstantie die mogelijk persoonsgegevens ontvangen in het kader van een particuliere onderzoeksopdracht conform het Unierecht of het lid statelijke recht, worden niet beschouwd als geadresseerden; De verwerking van deze gegevens door de overheidsinstanties in kwestie is conform de van toepassing zijnde regels inzake de bescherming van gegevens naar gelang de verwerkingsdoeleinden;
7. “Partner”:een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan dan de betrokkene, de verwerkingsverantwoordelijke, de onderaannemer en de personen die vallen onder de directe autoriteit van de verwerkingsverantwoordelijke of de onderaannemer, die toestemming hebben om persoonsgegevens te verwerken;
8. “Toestemming” van de betrokkene, elke uiting van wil, vrij, specifiek, duidelijk en eenstemmig middels welke de betreffende persoon accepteert, middels een verklaring of een duidelijke positieve handeling, dat zijn gegevens van persoonlijke aard zullen worden verwerkt;
9. “Toezichthoudende autoriteit”:een onafhankelijke overheidsinstantie verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de wet in verband met de verwerking van persoonsgegevens, benoemd door een lidstaat;