Veel vergadertijd wordt verspild door haperende technologie en de afwezigheid van collega’s waarvan de inbreng eigenlijk vereist is. Vaak beschikken we over (video)vergadertools, maar die worden niet of inefficiënt gebruikt. Wat moeten we op orde brengen om eindelijk slim en efficiënt te gaan vergaderen?
Nooit meer last van haperende technologie in vergaderingen
Slim en efficiënt werken
Herken je de volgende situaties?
Wie heeft het niet meegemaakt: je wil je laptop aansluiten op de beamer of op grootformaat scherm, maar de juiste kabel voor de aansluiting ontbreekt. Voor je het weet ben je een kwartier verder en zijn er meerdere mensen met jouw probleem bezig. Dit levert een hoop tijdverlies op en ook de aandacht van je publiek is ondertussen op iets anders gericht.
Een ander bekend probleem: een collega is verhinderd voor de vergadering, maar kan wel deelnemen door middel van een videogesprek via je laptop. Vervolgens ziet hij niet iedereen, is nauwelijks te verstaan vanwege de slechte geluidskwaliteit of hoort hij de discussie niet goed omdat de microfoon van je laptop niet geschikt is voor dit soort zaken. Dan valt de Wifi- verbinding weg of je laptop valt halverwege de vergadering uit omdat de batterij leeg is. En wat te denken van telefonische vergaderingen waar deelnemers elkaar niet goed begrijpen? Telefonisch een document bespreken leidt al snel tot verwarring omdat de deelnemers naar een andere pagina of afbeelding zitten te kijken.
Checklist techniek
We hebben een checklist gemaakt van (technische) tools die onmisbaar zijn voor een efficiënte vergadering:
Controleer vooraf of er (audio- en video)kabeltjes zijn en of ze werken (hdmi, vga, dv)
Controleer of de afstandbedieningen van de schermen aanwezig zijn en of de batterijen werken of opgeladen zijn
Zorg voor een beamer met een goed projectiescherm of gebruik bijvoorbeeld grote interactieve schermen
Plaats een interactief scherm en beamer op de juiste hoogte aan de muur of plafond, of gebruik een speciale beamertafel
Positioneer de webcam zodanig dat bij een videoconference alle deelnemers te zien zijn
Zorg voor verlengsnoeren of slim gepositioneerde stekkerdozen
Leg netwerkkabels klaar, voor het geval je niet kan vertrouwen op het Wifi-netwerk
Laad je laptop voor 100% op voor de vergadering
Gebruik een professionele vergadertelefoon met goede speakers en extra microfoons
Wij helpen je graag
Met bovenstaande tips zorg je dat je altijd goed voorbereid bent op een presentatie of vergadering. Dit helpt je slimmer en sneller te werken. Wil je meer lezen over slimmer en sneller werken? Kijk ook eens op www.manutan.be, onze blog boordevol tips of contacteer de helpdesk voor meer informatie.
