De opkomst van flexkantoren

Lang voor de coronapandemie trokken flexkantoren al de aandacht. In 2018 bleek uit een studie van Savills and Workthere1 dat er wereldwijd meer vraag was naar flexplekken dan naar bedrijfsvastgoed. Dat jaar bedroeg het aantal zoekenden naar een flexibel kantoor 9,9%. Een cijfer dat maar liefst drie keer hoger lag dan drie jaar eerder. In heel Europa bezetten flexkantoren toen 830.000 m² aan kantoorruimte.

En al vind je flexwerkplekken vooral in grote steden als Parijs, Londen en Berlijn, ook ‘secundaire’ steden tonen steeds meer interesse. Vandaag is 25% van de zoektochten naar werkplekken gericht op coworking-ruimtes.

Hoe organiseer je zo’n flexplek?

Een flexkantoor kan verschillende vormen aannemen. Ofwel delen werknemers afwisselend een kantoor, afhankelijk van de weekdagen, ofwel is het een vrije ruimte waar niemand een vaste plek heeft.

Een andere optie is de gulden middenweg: een open ruimte zónder toegewezen plaatsen, maar waar elke afdeling wel haar eigen plek heeft. Zo blijft constructieve interactie tussen alle verschillende divisies mogelijk.

Om de teamsfeer optimaal te houden, kun je werkplekken combineren met ontspanningsruimtes. Wordt die ene ruimte te onhandig? Dan kun je teams ook onderbrengen in andere, kleinere ruimtes, zoals:

• Telefooncellen waar je rustig kunt bellen.

• Akoestische vergaderbanken waar werknemers in alle comfort kunnen overleggen.

• ‘Focuskamers’ waar medewerkers zich optimaal kunnen concentreren.

• Een inspirerende, creatieve ruimte, voor bijvoorbeeld brainstormsessies.

Hoe je de ruimte van jouw flexkantoor benut, hangt af van je doelstellingen, de aard van het werk en de bereidheid van je team om zich aan te passen aan minder zittend werk.

Lagere kost voor bedrijven

Voor bedrijven zijn flexkantoren vaak interessant omdat ze financieel voordeliger zijn dan grote kantoorruimtes. Als je minder vaste plekken nodig hebt, dan heb je logischerwijs ook minder ruimte nodig. En zelfs al zijn flexibele werkplekken afhankelijk van de populariteit van telewerken en de nood aan verandering die sommige werknemers voelen, toch zijn ze hier om te blijven. Waar een groot bedrijf in 1980 gemiddeld 40 m² individuele ruimte voorzag, is dat cijfer vandaag teruggevallen tot ongeveer 15 m².2

Verschillende studies die plaatsvonden voor de coronapandemie, toonden al aan dat minstens 50% van de werknemers geen eigen kantoor nodig hebben als ze het nodige materiaal krijgen om overal te kunnen werken.3

Het flexkantoor: onlosmakelijk verbonden met telewerken

COVID-19 gaf het succes van telewerken een boost. De meerderheid van de werknemers wil zelfs na de crisis één tot meerdere dagen per week4 blijven telewerken. Maar wat zijn de voordelen voor de werkgever, en is een persoonlijke werkplek op kantoor nog wel nodig als die meestal onbemand blijft? Dit zijn zeer belangrijke vragen, zeker voor managers.

Steun van de werknemers is essentieel

Zoals eerder gezegd, werd flexkantoren soms verweten dat ze ruimtes minder persoonlijk maken. Of dat ze zelfs meer stress veroorzaken bij werknemers, omdat zij niet meer kunnen terugvallen op dagelijkse gewoontes. Gelukkig biedt de flexibiliteit van telewerken uitkomst. Want wat is er meer persoonlijk en doordrongen van routine dan iemands eigen huis? Zodra het mogelijk is om regelmatig thuis te werken en eenvoudig af te wisselen tussen werken op kantoor en vanop afstand, zal iedereen zijn eigen gewoontes kunnen aanhouden. Dat zal er alleen maar voor zorgen dat werknemers gelukkiger zijn op het werk en hen het gevoel geven dat ze baas zijn over hun eigen werkomgeving.

Sommigen houden van het sociale contact op de werkvloer, anderen verkiezen rustig thuiswerken. De meeste medewerkers willen graag afwisselen tussen beide. De vrijheid die je voelt wanneer je zelf je werkplek mag kiezen, is een ontzettend krachtige vorm van autonomie. Meer nog, het geeft een sterk gevoel van controle. Zoals Gaëtan de Lavilléon, doctor in de neurowetenschappen, benadrukt, is dat specifieke gevoel gelinkt aan een grotere werktevredenheid en aan betere prestaties.5

Om ervoor te zorgen dat alle medewerkers gunstig staan tegenover flexplekken, is het dus een slimme zet om hun controlegevoel te stimuleren. Anders zullen ze al snel alleen nog maar willen thuiswerken. Betrek je werknemers bij het ontwerp en de inrichting van hun flexibele werkplekken. Airbnb doet dat bijzonder goed, wat resulteert in zeer fijne en vooral unieke kantoren.6

Wil je vermijden dat medewerkers morren over het verlies van hun persoonlijk plekje op de werkvloer? Benadruk dat ze dankzij het flexkantoor de kans krijgen om echt alle collega’s te leren kennen. Een flexibel kantoor moet je dus zeker niet alleen beschouwen als een plaats waar mensen werken, maar ook als een aangename plek waar iedereen graag naartoe komt, en waar gelachen en gepraat wordt.

Het flexkantoor als hotspot voor samenwerken

Autofabrikant Peugeot is een trendsetter als het op flexwerken aankomt. Afgelopen lente kondigde het bedrijf aan dat het de aanwezigheid op kantoor terugschroefde naar amper 1,5 dagen per week. Die nieuwe regel geldt voor 40.000 werknemers wereldwijd. Maar hoe maak je de weinige contacten die je dan legt op kantoor zo rijk en productief mogelijk? Xavier Chéreau, uitvoerend vicevoorzitter en hoofd van HR-ontwikkeling bij PSA, legt uit7: “Wanneer ik een fysieke meeting met mijn team heb, vraag ik hen om hun laptop dicht te laten en hun smartphone uit te schakelen. Het is ontzettend belangrijk dat we elke sessie die we samen doorbrengen, creatief en interactief maken, en dat we met z’n allen beslissingen nemen.”

Het voorbeeld hierboven toont hoe je van een kantoorruimte een hotspot voor samenwerking maakt, dankzij flexwerken. Presteren is niet zozeer de focus van een flexkantoor, elkaar ontmoeten en overleggen des te meer. Het rustige werk? Dat doen werknemers thuis, in een coworking-ruimte of achter hun eigen bureau.

Flexibel werken: deel van een nieuwe bedrijfscultuur

Bij flexibel werken gaat het niet meer om uren draaien op kantoor, maar om deadlines respecteren. Alle medewerkers schikken zich naar die deadlines zoals het hen uitkomt. Zolang de samenwerking binnen het team en de kwaliteit van de resultaten niet in gedrang komen, uiteraard.

Er ontstaan ook steeds meer nieuwe diensten die bedrijven helpen overschakelen op flexwerken. Via de Moffi-app kunnen gebruikers bijvoorbeeld nagaan welke werkruimtes vrij of bezet zijn. Indien nodig stelt de app ook coworking spaces in de buurt voor, én kunnen werknemers hem gebruiken om dagelijks aan te geven of ze naar kantoor komen of telewerken. Dat laatste is handig voor managers, want zo kunnen zij in één klik zien hoeveel medewerkers aanwezig zullen zijn op de werkvloer.

Je leest het al, het flexkantoor verandert ook de rol van managers. Zij worden meer dan ooit dé facilitators die teams moeten samenbrengen om bepaalde ambities te verwezenlijken, en die duidelijke doelen en deadlines vooropstellen, de goede sfeer in de groep bewaren én vertrouwen moeten stellen in hun werknemers. Kortom: zij worden de steunpilaar van de nieuwe flexibiliteit.

Het belang van een hygiënisch flexkantoor

Flexibel werken biedt heel wat voordelen, maar ook uitdagingen. Doordat niemand nog een vaste stek heeft op de werkvloer, worden medewerkers massaal vermengd. Hoe meer collega’s, hoe meer bacteriën en virussen, en hoe groter het besmettingsgevaar en het ziekteverzuim. Daarom is het ontzettend belangrijk om ook een flexkantoor steeds grondig schoon te maken. Dat doe je best minimaal één keer per dag met de gebruikelijke schoonmaakmiddelen. Vraag flexwerkers ook om zelf hun werkplek én hun handen schoon te houden. Zij zijn namelijk samen met de werkgever verantwoordelijk voor een hygiënische werkplek.

Indien nodig kun je ook enkele regels vooropstellen, zoals:

• Een verbod op het delen van persoonlijke apparatuur (toetsenbord, muis, laptop, hoofdtelefoon). Deze zijn namelijk zeer onhygiënisch.

• Het gebruik van een reserveringssysteem (voor hele of halve dagen) om vermenging van medewerkers te beperken.

Als iedereen de procedures naleeft en werknemers eenmaal gewend zijn aan het concept, dan gaat flexwerken een mooie toekomst tegemoet. Een werkruimte zal nooit meer hetzelfde zijn.

Ontdek al onze producten voor het flexkantoor in onze webshop of doe nog meer inspiratie op door onze whitepaper over flexwerken te lezen. Vind je niet wat je zoekt of heb je extra informatie nodig? De helpdesk van Manutan staat voor je klaar.

1 www.savills.fr/etudes-and-opinions/savills-news/278911/le-flex-office-gagne-du-terrain-partout-en-europe—workthere 2 www.leparisien.fr/economie/salle-de-creativite-box-telephonique-quiet-room-la-revolution-au-bureau-02-06-2019-8084460.php 3 Observatoire Actineo, 2019 report on the quality of life at work 4 nos.nl/nieuwsuur/artikel/2387275-fnv-slechts-10-procent-werknemers-wil-na-corona-helemaal-terug-naar-kantoor 5 The blog of neuroscience experts, 12 April 2019. 6 www.want.nl/werkgever-van-het-jaar-airbnb-toont-hoe-je-een-kantoor-moet-inrichten/ 7 Interview with Xavier Chéreau, Le Point, 11 May 2020 www.lepoint.fr/economie/ressources-humaines-comment-le-covid-19-revolutionne-psa-11-05-2020-2374932 _ 28.php