Coronamaatregelen op kantoor: niet alleen van 9 tot 5

1.    First things first: communicatie over de maatregelen op kantoor

Nog voor je je kantoordeuren weer opent, is het belangrijk om je medewerkers te informeren over welke voorzorgsmaatregelen je organisatie treft en welke richtlijnen ze moeten volgen. Als je hen goed informeert, is de kans veel groter dat de maatregelen opgevolgd worden én creëer je een draagvlak. Overleg met de betrokken personen om alles vlot te laten verlopen. Denk hierbij aan internen zoals de preventieadviseur, maar ook aan externen met wie je samenwerkt, zoals partners en freelancers. Gebruik posters en affiches om de richtlijnen in het kantoorgebouw en in specifieke ruimtes te communiceren. Verspreid de info over de richtlijnen zeker ook langs de beschikbare communicatiekanalen zoals het intranet, via e-mail of op de prikborden. Stel je werknemers gerust door een contactpersoon te vermelden in je communicatie, zoals de preventieadviseur. Bij die collega kunnen ze terecht met zorgen, vragen of twijfels. Ten slotte: hang de instructies om de handen te wassen op in elke ruimte met wastafels.

2.    Van en naar kantoor

Na een periode van thuiswerk of economische werkloosheid zullen werknemers blij zijn te kunnen terugkeren naar hun oude routines. Maar eigenlijk verandert er heel wat, zowel qua verplaatsing van en naar het werk als qua gedrag op het werk. Hand- en hoesthygiëne en social distancing spelen hierbij een belangrijke rol. Zorg ervoor dat je medewerkers zich hiervan bewust zijn.

2.1 Voor je vertrekt

Wie zich ziek voelt, blijft thuis. Benadruk dit bij je medewerkers en herinner hen eraan dat de procedure om zich ziek te melden dezelfde is als vóór de uitbraak van het coronavirus. Raad hen aan om de handen grondig en lang genoeg (twintig tot veertig seconden) te wassen met water en zeep voor ze naar kantoor of weer naar huis vertrekken.

2.2 Onderweg

Kom je met de fiets, met de step of te voet?

Hou onderweg voldoende afstand van andere weggebruikers. Raak je gezicht niet aan, zeker niet nadat je op de knoppen van verkeerslichten hebt geduwd. Gebruik hiervoor indien mogelijk je elleboog. Ontsmet je handen na gebruik van de drukknop, of was ze meteen bij aankomst op het werk.

Zijn er douches voor fietsers in het gebouw? Maak dan de juiste overwegingen als je deze opnieuw beschikbaar stelt: je moet ze regelmatig en goed kunnen schoonmaken en verluchten. Social distancing is ook hier de norm: beperk het aantal personen dat tegelijkertijd gebruikmaakt van de kleedkamers en douches. Herteken indien nodig het concept van de kleedruimte: voorzie tijdelijk extra kleedkamers en creëer aparte zones waar maximaal een persoon tegelijk in mag. Ook de wachtenden onderling moeten afstand houden. Tot slot: handen wassen voor en na het gebruik van de kleedkamers is een must.

Kom je met de auto?

Vermijd carpooling. Kan het toch niet anders en vervoer je een collega met de wagen?  Respecteer dan ook in de auto de regels van de social distancing. Voor personenwagens betekent dat dat de passagier op de achterbank aan passagierszijde plaatsneemt. In bestelwagens moet vooraan een zetel leeg blijven tussen bestuurder en passagier. Vergeet niet om je auto regelmatig te reinigen en verluchten. Besteed extra aandacht aan je stuur, versnellingspook en deurklinken.

Gebruik je het openbaar vervoer?

Sinds 4 mei is in België iedereen vanaf twaalf jaar verplicht om een mondmasker te dragen aan de halte of aan het perron en op de bus, tram, trein en metro. De vervoersmaatschappijen informeren je aan de halte en op het voertuig zelf over de geldende maatregelen. Volg die instructies op en hou ook hier afstand (minstens anderhalve meter) van andere passagiers. Probeer het interieur van de bus, tram, trein of metro niet aan te raken. Raak je gezicht niet aan nadat je op het knopje drukte om je halte aan te vragen en ontsmet je handen met handgel, of was ze zo snel mogelijk nadat je afgestapt bent.

3.    Aankomst en vertrek op het werk

3.1  Spreid werkdagen en werktijden

Telewerken blijft nog steeds de norm. Moeten je werknemers toch op kantoor zijn? Probeer dan hun aankomst- en vertrektijden zoveel mogelijk te spreiden. Is het misschien mogelijk om een deel van de collega’s in de eerste helft van de week te laten werken en het andere deel in de tweede helft? Bekijk welke taken jullie eventueel kunnen uitstellen naar een later tijdstip. Reken op je gezond verstand om een veilig compromis te vinden tussen het te verrichten werk en de veiligheid. Bedenk ook een manier om (lunch)pauzes te spreiden. Streef naar een zo laag mogelijk aantal werknemers in één ruimte, ook in printerlokalen, archieven en vergaderzalen!

3.2 Markering, afbakeningen en circulatie op de werkvloer

Voorzie zoveel mogelijk verschillende in- en uitgangen om bij het betreden van het kantoorgebouw geen files te veroorzaken. Werk je met tijdsregistratie? Zorg ervoor dat werknemers de social distancing bij het registreren kunnen respecteren. Reinig de prikklok regelmatig. Beperk geplande evacuatie-oefeningen voorlopig tot de theorie.

Gebruik markeringen, linten, fysieke barrières en vloerstickers om de afstand tussen twee mensen zoveel mogelijk te garanderen en overweeg eenrichtingsverkeer in gangen waar collega’s elkaar te vaak of te dicht moeten kruisen. Dit is ook een goede methode voor trappen. Vergeet niet om ook de situatie in de parkings en fietsenstallingen te bekijken! Laat bovendien zoveel mogelijk deuren open, zodat je werknemers de klinken niet moeten aanraken. Waar de social distancing niet gerespecteerd kan worden, kun je je medewerkers aanmoedigen om een mondmasker te dragen.

3.3 Liftgebruik

Vermijd het gebruik van liften. Als dat niet mogelijk is, beperk dan het aantal personen dat gelijktijdig de lift gebruikt. Laat slechts één persoon tegelijk toe in kleine liften. Hou afstand en sta rug aan rug in grotere liften. Ook hier kun je werken met vloermarkering om aan te duiden waar mensen moeten staan om afstand te houden.

3.4 Ziek

Wie zich ziek voelt bij aankomst, keert terug naar huis. Er is een procedure voor werkgevers in het geval van griep- of coronasymptomen bij werknemers, en ook werknemers moeten die kennen. Zorg ervoor dat de verantwoordelijken voor eerste hulp de nieuwe richtlijnen voor eerste hulp in het kader van corona onder de knie hebben en voorzie voldoende en geschikte persoonlijke beschermingsmiddelen.

4.    Aan de slag!

Zo. Handen gewassen of ontsmet en afstand bewaard: je kunt plaatsnemen aan je bureau! Kom je onderweg collega’s tegen? Denk er dan aan om hen vanop afstand te begroeten. Eens zwaaien of een sierlijke buiging: er zijn heel wat alternatieven voor een handdruk of kus! Misschien draagt een zoektocht naar de origineelste contactloze begroeting wel bij tot de sfeer onder de collega’s?

Over die collega’s gesproken: herbekijk de plaatsing van de bureaus. Kun je ze uit elkaar schuiven? Misschien is er een mogelijkheid om tussenschotten te plaatsen? Je kunt ook de perimeter van anderhalve meter rond het bureau markeren. Alle kleine beetjes helpen! Als het mogelijk is om je medewerkers met de rug naar elkaar toe te zetten, heeft dat de voorkeur.

Laat je werknemers zoveel mogelijk met persoonlijke werkmiddelen werken en reinig ze regelmatig. Denk aan schrijfgerief, smartphones, toetsenborden en computermuizen. Stel desinfecterende doekjes ter beschikking.

5.    Vergaderingen

De voorbije weken van telewerk openden voor veel werknemers de wondere wereld van de digitale communicatiemiddelen. Probeer vergaderingen nog steeds zoveel mogelijk digitaal te organiseren. Voorzie eventueel een persoonlijke headset voor elke medewerker om de communicatie vlot te laten verlopen. Als fysieke aanwezigheid toch vereist is, dan blijft social distancing de norm. Je kunt er ook voor kiezen om daarbovenop een mondmasker te dragen.

6.    Sanitaire voorzieningen

Was steeds je handen voor en na het gebruik van de sanitaire voorzieningen. Voorzie vloeibare zeep, het liefst in touchless dispensers. Zorg voor papieren wegwerphanddoekjes en afsluitbare vuilnisemmers (kies voor exemplaren die touchless openen of voor pedaalemmers). Elektrische handendrogers en stoffen handdoeken zijn uit den boze. Ga niet met meerdere mensen aanschuiven om naar het toilet te gaan. Dit kun je vermijden door affiches op te hangen met het maximumaantal toegelaten personen. Je kunt ook enkele urinoirs afdekken om de nodige afstand te garanderen. Voorzie indien nodig tijdelijk enkele extra toiletten, door bijvoorbeeld een sanitaire container te plaatsen. Reinig en verlucht de sanitaire voorzieningen op regelmatige tijdstippen. Overweeg extra sanitaire zuilen als mensen te ver moeten lopen om regelmatig de handen te wassen. Plaats er zeker ook aan de receptie en daar waar de post en leveringen toekomen.

7.    Rust- en lunchpauzes

Waar gewerkt wordt, moet op tijd gerust worden. Pauzes zijn cruciale momenten waarop iedereen de regels van social distancing en hand- en hoesthygiëne extra goed moet toepassen. Handen wassen voor en na de pauze of lunch is de eerste stap. Bepaal het maximumaantal personen dat aanwezig mag zijn in de rust- en lunchlokalen en communiceer dit aantal via posters en je interne communicatiekanalen.

Vraag je medewerkers om de tijd dat ze aanwezig zijn in ruimten met meerdere mensen te beperken. Ook in de lunch- en pauzeruimtes kun je werken met vloermarkeringstape, bijvoorbeeld rond tafels en stoelen. Maak tafels minstens na elke pauze en het liefst na elk gebruik schoon. Reinig regelmatig de drank- en snoepautomaten. Maak goede afspraken met je cateraar zodra bedrijfsrestaurants weer open mogen. Misschien is afhalen wel mogelijk? Maak duidelijk wat kan en niet kan wanneer je medewerkers lunch willen laten leveren op het werk. Zorg voor handgels bij zelfbediening en automaten, bovenop de regelmatige reiniging.

8.    Bezoekers, leveranciers en andere externen ontvangen

Laat leveranciers en bezoekers zich, zodra ze je parking oprijden, aanmelden bij de verantwoordelijke. Zorg ervoor dat die persoon duidelijk herkenbaar is door hem of haar bijvoorbeeld een geel hesje of andere kledij met hoge zichtbaarheid te laten dragen. Leveranciers vermijden fysiek contact met andere personen zo veel mogelijk. Ofwel laadt en lost de leverancier dus op zijn eentje, ofwel doet iemand van jouw team het op zijn eentje, maar samenwerken is geen optie.

Maak duidelijk waar pakjes en post contactloos gedeponeerd kunnen worden. Misschien is dit wel het goede moment om een pakketjesautomaat te installeren.

Informeer bezoekers over de maatregelen binnen het kantoorgebouw. Probeer bezoeken te spreiden om drukte te vermijden. Ontvang bezoekers indien mogelijk in een aparte ruimte met zo weinig mogelijk andere personen. Zorg ervoor dat je bezoeker de handen kan wassen of ten minste kan ontsmetten bij het binnenkomen. Installeer plexiglas of een ander type scheidingswand bij je receptie.

9.    Tips voor telewerken

Ondertussen zal iedereen al min of meer gewend zijn aan telewerken. Schotel de werknemers die hun draai toch nog niet helemaal gevonden hebben gerust enkele tips voor telewerk voor!

Maak goede afspraken over arbeidsuren, taken, verwachtingen, planning en overleg. Geef duidelijke instructies bij de communicatietools én verduidelijk je verwachtingen op het vlak van bereikbaarheid. Bekijk met je medewerker wat haalbaar is. Wijs op het belang van pauzes en vermijd overuren. Veel werknemers staan op dit moment onder druk door de combinatie van thuiswerk met kinderen. Stel hen op tijd gerust, luister goed naar mogelijke problemen en besteed aandacht aan andere welzijnsgebonden aspecten. Benadruk het belang van goede verlichting en een ergonomische werkplek die handig is ingericht met een goed afgestelde stoel en tafel.

Vragen over hoe onze producten jou kunnen helpen je kantoor veilig herop te starten? Contacteer gerust de medewerkers van onze helpdesk!