Zo verlaag je effectief de transportkosten van je inkoopafdeling

Transportkosten, de kern van de totale eigendomskosten

Om de inkoop te optimaliseren, is het belangrijk om de totale eigendomskosten (Total Cost of Ownership) mee te wegen. Dat betekent dat je de volledige kostprijs van een product of dienst gedurende de volledige levenscyclus ervan berekent.

Om de totale eigendomskosten te berekenen, moet je een reeks kosten bij elkaar optellen. Naast de aankoopprijs zijn er de aankoopkosten, de eigendomskosten, de onderhoudskosten, de gebruikskosten, de kosten van slechte kwaliteit, de terugtrekkingskosten enz.

In deze berekeningsmethode zijn vooral zogenaamde geïnduceerde kosten heel belangrijk. Dat zijn de kosten van transport, douane, verzekering en betalingsvoorwaarden. Volgens het Canadese inkoopadviesbureau J2 vertegenwoordigen de transportkosten over het algemeen tussen 14 en 20% van de inkoopkosten van een bedrijf¹.

In de afgelopen jaren zijn de vrachtprijzen tot recordhoogte gestegen en dit is nog versterkt door de stijgende brandstofprijzen en personeelstekorten. Uit een recente studie die Upply, Iru en TI samen hebben uitgevoerd, blijkt dat de transportprijzen in Europa in het derde kwartaal van 2022 met 19,6% waren gestegen ten opzichte van N-2². Nu de sector nog lang niet terug is op het niveau van voor de pandemie, is het in het belang van bedrijven om de transportkosten nader te bekijken, ongeacht de goederen.

Het bijzondere geval van long tail spend aankopen

Deze aanpak is des te belangrijker bij long tail spend aankopen (ook wel C-Class aankopen genoemd) . Dit type inkoop, dat 5% van de budgetten voor 50% van de segmenten vertegenwoordigt, bevat heel vaak aanzienlijke verborgen kosten. Omdat deze aankopen vaak als niet-strategisch worden beschouwd, hebben bedrijven het beheer ervan niet gestructureerd.

Als gevolg hiervan worden de totale acquisitiekosten grotendeels gedomineerd door indirecte kosten. Soms bedragen die zelfs meer dan de aankoopprijs van het product zelf! Vooral voor dit soort aankopen is het des te belangrijker om de transportprijs te optimaliseren.

Inkoop: zo optimaliseer je de transportkosten

Inkoopafdelingen hebben een aantal hefbomen tot hun beschikking om hun transportkosten te verlagen, zowel bij leveranciers als bij interne klanten.

Leveranciers rationaliseren

De leveranciersportefeuille rationaliseren rationaliseert per definitie ook de indirecte kosten. Door stelselmatig bestellingen bij voorkeursleveranciers te plaatsen, kan elk bedrijf zijn inkoopkosten verlagen. Het is zelfs mogelijk om voordeel te halen uit een dergelijk project om leveranciers te promoten die de meest concurrerende transportoplossingen bieden (prijs, transportmiddel enz.).

Deze werkwijze past vooral goed bij long tail spend aankopen (ook wel C-Class aankopen genoemd), die gemiddeld goed zijn voor 75% van het totale aantal leveranciers bij een bedrijf. Distributeurs rationaliseren kan snelle en aanzienlijke winsten opleveren.

Vertrouwen op een lokaal netwerk

De geografische locatie van de leveranciers is een belangrijk punt. Door een partner te kiezen die gevestigd is in dezelfde geografische gebieden en/of landen als je eigen bedrijf, kun je de afstanden, levertijden en transportkosten beperken. Bovendien maakt dat het eenvoudiger om raamovereenkomsten op te stellen, met lokale teams die ervoor zorgen dat ze op de juiste manier worden geïmplementeerd. Het bestaan van lokale partners is des te belangrijker als het gaat om kritieke aankopen, die te lijden kunnen hebben onder de complexe leveranciersmarkt en dus onder tekorten.

Interne klanten bewust maken

Opdrachtgevers en gebruikers spelen ook een belangrijke rol in het inkomende transport. Het is belangrijk om hen te herinneren aan de beste praktijken om de indirecte kosten van hun aankopen te verminderen. Hiertoe moet je zorgen dat ze over uitgebreide productbeschrijvingen beschikken (maat, gewicht, functies enz.) om retourzendingen te beperken.

Je kunt ook een systeem implementeren met automatische suggesties voor aanvullende producten of een minimumbestelling om hen aan te moedigen grotere bestellingen te plaatsen. Dit geldt vooral voor bedrijven die geen raamovereenkomsten hebben en niet profiteren van speciale commerciële voorwaarden.

Transport optimaliseren richting koolstofvrij?

Het is ook interessant om op te merken dat transportkosten optimaliseren de facto deel uitmaakt van een milieuaanpak. Deze verschillende hefbomen, die gebaseerd zijn op de Lean-filosofie, hebben als doel operational excellence te bereiken door verspilling te elimineren. Leveringen rationaliseren, kortere afstanden afleggen, retourzendingen beperken... Allemaal heeft het een impact, zowel economisch en financieel als op het milieu. Niet alleen de transportkosten, maar ook de uitstoot van broeikasgassen door het transport van goederen wordt verlaagd.

Samenvattend: goederenvervoer (luchtvervoer, zeevervoer, spoorvervoer of vervoer over de weg) is verantwoordelijk voor 8% van de wereldwijde uitstoot van broeikasgassen, en zelfs voor 11% als magazijnen en havens worden meegerekend.³Door de economische groei in Azië, Afrika en Latijns-Amerika zal de wereldwijde vraag naar vrachtvervoer naar verwachting verdrievoudigen tegen 2050, waardoor de uitstoot van broeikasgassen⁴ verdubbelt en het de sector met de grootste uitstoot ter wereld wordt⁵.Deze aanpak is zowel goed voor de financiën van het bedrijf als voor de planeet.

¹ J2, Procurement: are your transportation logistics up to the mark?, 2019

² Upply, Europe : la hausse des prix du transport routier se tasse, 2022

³ International Energy Agency, CO₂ Emissions from Fuel Combustion, 2018⁴ International Transport Forum, ITF Transport Outlook 2019, 2019⁵ Rogelj, J. et al., Mitigation Pathways Compatible with 1.5°C in the Context of Sustainable Development. In: Global Warming of 1.5°C, 2018