Wat is Business Intelligence (BI)?

De definitie van business intelligence

Business intelligence, dat vaak verward wordt met business analytics, omvat de processen, methoden en softwareprogramma's om interne en externe gegevens, al dan niet gestructureerd, te verzamelen en te verwerken voor analysedoeleinden. Gebruikers kunnen die informatie vervolgens op verschillende manieren weergeven in rapporten, in dashboards of via datavisualisatie.

Software voor business intelligence (BI) was vroeger uitsluitend voorbehouden voor data-analisten, maar raakt steeds meer ingeburgerd en wordt toegankelijker voor het grote publiek. Op die manier worden bedrijven echt ‘data driven’. Dankzij de democratisering van data kunnen ze optimaal profiteren van de operationele voordelen van de digitale transformatie.

Business intelligence helpt processen te optimaliseren en de productiviteit binnen het bedrijf te verhogen, en stuurt, versnelt en verbetert ook de besluitvorming op basis van feitelijke informatie in real time.

Zulke tools zijn vandaag onmisbaar geworden om een totaalbeeld te krijgen van het bedrijf, markttrends bloot te leggen, de belangrijkste KPI's te monitoren en de prestaties te optimaliseren. Met andere woorden: als ze die gegevens goed gebruiken, beschikken bedrijven over een belangrijke troef om de concurrentie voor te blijven.

Hoe werkt business intelligence?

Business intelligence omvat vier stappen: gegevens verzamelen, opslaan, verdelen en gebruiken.

Gegevens verzamelen

Allereerst worden ETL-tools (Extract, Transform and Load) gebruikt om alle gegevens – ongeacht hun formaat – op te halen, te formatteren, op te schonen en te consolideren. Die gegevens zijn afkomstig van verschillende bronnen, zoals het bedrijfsinformatiesysteem (ERP), het systeem voor klantenbeheer (CRM), marketinganalyses en callcenters.

Gegevens opslaan

Zodra de gegevens gestructureerd zijn, worden ze opgeslagen en gecentraliseerd in een database op een server of in de cloud. Dat noemen we een data warehouse of datamart.

Gegevens verdelen

Vervolgens wordt de informatie via een portaal verspreid onder de interne stakeholders van het bedrijf. De tweede generatie BI maakt bovendien gebruik van Web 2.0, waardoor gegevens nog toegankelijker worden.

Gegevens gebruiken

Afhankelijk van de behoeften zijn er verschillende tools die van pas komen. Zo richten OLAP-tools (Online Analytical Processing) zich op multidimensionale analyse. Datamining wordt dan weer ingezet voor correlatieonderzoek, rapportage om de prestaties mee te delen en dashboards om de prestaties in goede banen te leiden.

Business intelligence op de aankoopafdeling

Dankzij business intelligence beschikt de aankoopafdeling over beknopte, relevante en nauwkeurige gegevens, of het nu gaat om de bedrijfsuitgaven of een overzicht van de leveranciers. Dat omvat bijvoorbeeld de werkelijke en verwachte omzet, de geschiedenis van contacten en geschillen, de bedongen tarieven, informatie over hoe de contracten zijn georganiseerd.

Zo kan de aankoopafdeling de ruwe gegevens zeer snel visualiseren en uit het systeem halen. Niet alleen om ze begrijpelijk en toegankelijk te maken voor iedereen met behulp van KPI's, maar ook om weloverwogen beslissingen te nemen binnen het aankoopbeleid.

BI kan hen bijvoorbeeld helpen om de prestaties van verschillende leveranciers te vergelijken, offertes te beoordelen of leveranciers te kiezen volgens de criteria van het Lean Procurement-principe.

Daarnaast zorgt BI voor een efficiëntere werking van de aankoopafdeling, want inkopers besteden nog steeds bijna 75% van hun tijd aan puur transactionele of operationele activiteiten[1]. Dan kan zo'n oplossing dus erg zinvol zijn.

Itochu Corporation, een wereldwijde handelsonderneming, geeft bijvoorbeeld aan dat de maandelijkse rapporten opstellen dankzij business intelligence[2] 92% minder tijd kost. Als dat niet mooi klinkt.

Uiteindelijk zorgt zo’n software ervoor dat de communicatie tussen aankoopafdelingen en de rest van het bedrijf veel soepeler en efficiënter verloopt. Op basis van feiten en cijfers kan de aankoopafdeling beter samenwerken met andere afdelingen, met name de financiële, en haar strategische positie binnen het bedrijf bepalen.

Weerstand tegen BI

Dit soort technologie inzetten loopt echter niet altijd van een leien dakje. In dit geval zijn er twee grote obstakels.

Complex in gebruik

Aanvankelijk was de technologie achter BI erg complex en hadden bedrijven gespecialiseerd personeel nodig om ze te gebruiken. Denk maar aan data-analisten, data-architecten of BI-ontwikkelaars.

Maar de oplossingen van vandaag zijn steeds meer gemaakt op maat van andere werknemers, zoals managers en operationele medewerkers. Ze zijn gebruiksvriendelijk en bieden de mogelijkheid om managementtools te personaliseren. Daardoor spreekt men tegenwoordig van ‘selfservice business intelligence’.

Kwaliteit, betrouwbaarheid en nut van de gegevens

Daarnaast kunnen de kwaliteit, de betrouwbaarheid en het nut van de gegevens een obstakel vormen. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij bedrijven waar de selectie van leveranciers niet centraal plaatsvindt of wordt gevalideerd door de aankoopdirectie. Het is dan ook een goed idee om de verzameling van de gegevens en de databases goed te organiseren voor er informatie kan worden uitgehaald.

Data is het zwarte goud van de 21e eeuw en een van de belangrijkste strategische hulpmiddelen van bedrijven. Vandaag maakt het tijdperk van big data dan ook plaats voor dat van smart data. Software voor business intelligence biedt namelijk steeds meer mogelijkheden doordat ook geavanceerde analytische tools, datamining, text mining enzovoort er voortaan deel van uitmaken. De aankoopafdeling moet BI dus omarmen en een gepaste ‘purchasing intelligence’-aanpak hanteren om het bedrijf beter te laten presteren.

Download onze Whitepaper: "Long Tail Spend inkopen, digitaliseer je transacties".

[1] Deloitte, Agility: The antidote to complexity, 2021 

[2] SAP, ITOCHU: Reinventing Business and Work with an Enterprise - Wide Integrated Data Infrastructure, 2020