De term ad-hocaankopen zegt het zelf al. Bij die aankopen, die verspreid over alle afdelingen van ondernemingen gebeuren, worden de geldende processen niet nageleefd. Zo ontsnappen ze volledig aan de controle van het aankoopmanagement. Maar waar komen ze precies vandaan? Hebben ze te maken met een gebrek aan interesse van het aankoopmanagement, met interne klanten die het aankoopbeleid slecht begrijpen of eerder met gebrekkige processen?
Waar komen ad-hocaankopen vandaan?
Slim en efficiënt werken
Ad-hocaankopen, een prioriteit voor iedereen
Het verslag van Basware en The Hackett Group over dit onderwerp geeft aan dat alle besluitvormers op aankoopvlak ad-hocaankopen als een prioriteit beschouwen.
Het zijn echter vooral de best presterende ondernemingen op het gebied van gebruikerservaring en conformiteit die daarvan overtuigd zijn. AL die ondernemingen beschouwen het terugdringen van ad-hocaankopen immers als een absolute prioriteit, tegenover 76 % van de in deze studie ondervraagde gemiddelde ondernemingen.
Ad-hocaankopen: een cultureel of structureel fenomeen?
Interessant is dat de verklaring voor ad-hocaankopen verschilt afhankelijk van het type onderneming:
Bij de best presterende ondernemingen op het gebied van gebruikerservaring en conformiteit ligt de oorzaak voornamelijk op cultureel vlak. Zij hebben hun processen al geoptimaliseerd, maar moeten hun interne klanten nog verder begeleiden en opvoeden. Voor de meeste van die ondernemingen worden namelijk twee belangrijke redenen naar voren geschoven: de medewerkers denken dat hun aankopen niet belangrijk genoeg zijn om een echte impact te hebben of ze begrijpen het geldende aankoopbeleid niet goed, of ze houden er te weinig rekening mee.
Bij de gemiddelde ondernemingen is de oorzaak zowel cultureel als procesmatig. Naast de eerder aangehaalde problemen, moeten deze ondernemingen ook hun werking herzien. Bijna een op de twee respondenten vindt dat de bestaande aankoopprocessen heel manueel en tijdrovend zijn (en ad-hocaankopen in de hand werken), en dat er niet genoeg geformaliseerde/aangepaste procedures voor kleine transacties bestaan.
Er zijn verschillende oplossingen om de onderliggende oorzaken van ad-hocaankopen aan te pakken. Afhankelijk van de moeilijkheden die in elke organisatie opduiken, kunnen ze de leveranciersportefeuille herbekijken, een digitale oplossing invoeren of interne klanten met begeleiding helpen om ad-hocaankopen een halt toe te roepen.
