Zonder maatregelen is verbetering niet mogelijk! De uitgavenanalyse past dit principe toe op de aankoopafdeling. De uitgavenanalyse is namelijk de eerste stap in een aanpak die gericht is op het verbeteren van de aankoopmethodes om de kosten te drukken. De aanpak om de kosten te optimaliseren door een uitgavenanalyse is een proces in drie stappen: uitvoering van het analyseschema, audit van de bedrijfsuitgaven en stroomlijning van de aankoopmethodes.
Uitgavenanalyse: een vaak onderbenutte prestatiehefboom
Slim en efficiënt werken
Schema uitgavenanalyse
Niet alle bedrijven hebben dezelfde uitgavenstructuur. En niet alle uitgaven kunnen op dezelfde manier worden geanalyseerd, bijvoorbeeld naargelang ze al dan niet overeenstemmen met de strategische aankopen.
Vandaar dat er algemene principes kunnen worden vastgesteld om de analyse van de uitgaven te systematiseren en vooral om de middelen te verschaffen om de verkregen resultaten te vergelijken.
De meeste schema’s voor uitgavenanalyses hebben betrekking op vier aspecten:
de uitsplitsing van de uitgaven per aankoopcategorie
opwaartse en neerwaartse uitgaventrends over drie jaar
variatie in de uitgaven per locatie en/of activiteit
de 10 grootste leveranciers (of de 20 grootste, die een aanzienlijk deel van de totale aankopen voor hun rekening nemen)
Naast deze vier kwantitatieve aspecten gebeurt er ook een kwalitatieve analyse van de uitgaven:
naleving van processen: aankoopaanvragen, aankooporders, conforme facturen
digitaliseringsgraad van de processen
naleving van de contracten
Analyse van de uitgaven van het bedrijf
Uitgaande van de ruwe data die op basis van het hierboven voorgestelde schema zijn verzameld, kan de eigenlijke analyse van de uitgaven gebeuren.
De uitgavenanalyse geeft een globaal beeld van de manier waarop het bedrijf zijn aankopen doet:
hoeveel?
bij wie?
hoe?
via welke routes?
Doel is om na te gaan waar we vooruitgang kunnen boeken:
Door gedragingen te vergelijken:
van de businessunits en/of activiteiten
van de leveranciers en partners
Door de naleving te beoordelen van:
de procedures
de contracten
De antwoorden op die vragen brengen de aankopen in kaart volgens het prisma van efficiëntie. Uiteindelijk kan het bedrijf op die manier gedrag koppelen aan prestaties.
Uitgavenanalyse: voordelen
Een analyse van de uitgaven bevestigt over het algemeen wat de aankoopafdeling intuïtief aanvoelt. Procedures naleven of leveringen strikt regelen, zijn dus zelden de oorzaak van een slechte werking.
De bijdrage van een doorgedreven uitgavenanalyse ligt echter in de precieze en gedocumenteerde kwantificering van de respectieve prestaties.
En vooral in de pedagogische mogelijkheden die de aanpak met zich meebrengt:
aantonen dat de procedures geschikt zijn
de beste werkmethoden identificeren
de meest bijdragende gedragingen van leveranciers erkennen
de transversale benaderingen binnen het bedrijf valideren: aankoop, financiën, businessunits
Conclusie: een analyse van de uitgaven is vooral een instrument voor objectivering. Het stimuleert de uitwisseling tussen de aankoopafdeling en de businessunits van het bedrijf enerzijds en de leveranciers en partners anderzijds. Een uitgavenanalyse levert het voordeel op van een betere verdeling van de gemeenschappelijke uitdagingen inzake efficiëntie en dat kan tot aanzienlijke besparingen leiden.
