Uitgavenanalyse: definitie en methode

Relevante gegevens verzamelen om de uitgaven te analyseren

De meeste aankoopafdelingen hebben een min of meer uitgebreid systeem om gegevens te verzamelen:

• leveranciersgegevens

• werkelijke verbruiksgegevens van benodigdheden en apparatuur

• prestatiegegevens van de aankoopafdeling

De uitgavenanalyse is gericht op de verbetering van de algemene prestaties van het bedrijf. Daarom is het in een eerste fase belangrijk om a priori gegevens die nuttig zijn voor de analyse te identificeren. En geen tijd en energie te verspillen met het verzamelen van onbruikbare gegevens.

Het doel van deze stap is dan ook een klein aantal ordes van grootte te bepalen waarop we onze aandacht en de analytische documentatie moeten focussen. Het aankoopteam moet op basis van zijn intuïtie en ervaring een selectie suggereren.

Duidelijke prioriteiten stellen voor een uitgavenanalyse

De tweede stap in de analyse van de uitgaven is het prioriteren van de acties. Met andere woorden: focussen op de meest voor de hand liggende verbeterpunten.

Een analyse van de uitgaven kan je namelijk alleen bekijken vanuit een resultaatperspectief, met de bedoeling om te snoeien in kosten zonder toegevoegde waarde. Vandaar dat de analyse van de uitgaven, in deze tweede stap, tot doel heeft een beknopte maar duidelijke aanbeveling te formuleren om actie te ondernemen.

Het is namelijk op basis van dit rapport dat de aankoopafdeling de stakeholders, om te beginnen de algemene directie, kan overtuigen om hun visie en/of methodes te veranderen.

Belangrijkste thema’s waarvoor een aanbeveling voor actie kan worden geformuleerd:

• een vermindering van het aantal leveranciers en de massificatie van aankopen

• een reorganisatie van de leveringsrondes

• de installatie van een automaat voor bepaalde benodigdheden, bijvoorbeeld persoonlijke beschermingsmiddelen

• de digitalisering van het bestelproces

Deze doelstellingen realiseren, kan de aankoopafdeling niet alleen. De thema’s die we hier als voorbeeld nemen, hebben namelijk met elkaar gemeen dat de interne klanten zich moeten aanpassen. Daarom moet de aanbeveling voor de analyse van de uitgaven overtuigend en beknopt zijn en gebaseerd op onweerlegbare gegevens.

De uitgavenanalyse delen met de andere functies

Naast het overtuigen van de belanghebbenden en hen ertoe aanzetten om te overwegen hun werkmethode te veranderen, moet een uitgavenanalyse echt aanzetten tot actie. Het doel van deze derde fase van het proces is dat met de interne actoren afspraken worden gemaakt over een nauwkeurig uitvoeringstraject.

Voorbeelden:

• een automaat, oké, maar waar en welke producten moeten erin?

• digitalisering van het bestelproces, hoe moeten selectie, aankoopaanvraag en goedkeuring verlopen?

• welke artikels massaal aankopen en bij welke leveranciers?

Een tussenstap in het proces om interne klanten te overtuigen van de efficiëntie van deze veranderingen op het gebied van collectieve prestaties zou kunnen bestaan in het delen van indicatoren over gemeenschappelijke doelstellingen.

Om een kritische massa te bereiken zonder alles ingrijpend te veranderen, zou de analyse van de aankopen bijvoorbeeld kunnen uitmonden in verbintenissen op basis van gezond verstand:

• het aantal bestellingen van eenzelfde artikel binnen het jaar afbouwen

• de voorraadniveaus verlagen van makkelijk aan te kopen producten met een lage rotatiesnelheid

• het aantal uiteenlopende artikels per productlijn verminderen

Conclusie: een analyse van de uitgaven is tijdverlies als we niet weten wat we willen bereiken of als we onszelf niet de middelen geven om concreet actie te ondernemen. Daarom is een methode die gericht is op het behalen van tastbare resultaten essentieel.

De uitgavenanalyse maakt deel uit van een bredere strategie om gegevens beter te benutten, bijvoorbeeld om bronnen van innovatie te detecteren of te proberen om de logistieke keten te optimaliseren.