Onze top 5 van traceerbaarheidsoplossingen voor je bedrijfsaankopen

Wat houdt traceerbaarheid van aankopen in?

Traceerbaarheid treedt ook bij bedrijfsaankopen steeds meer op de voorgrond. Het idee komt uit de industrie en is nu ook in opmars in de dienstensector. Een traceerbaarheidssysteem biedt een volledig en objectief beeld van de voorraden en van de producten die bij leveranciers besteld zijn, wat het makkelijker maakt om alles te controleren. Elke stap wordt grondig bekeken, zodat je altijd weet waarom, hoe en wanneer producten het bedrijf verlaten. De procedure helpt dus om de uitgaven van elke afdeling op een relevante manier onder te verdelen. Er zijn verschillende oplossingen en manieren om productaankopen te traceren.

Tracking: traceerbaarheid binnen en buiten het bedrijf

Tracking is een van de meest gangbare oplossingen. Het biedt de mogelijkheid om de status van de aankopen per laadeenheid of per partij goederen op te volgen door middel van geregistreerde controles en identificaties. Alle stappen in de opvolging van een product zijn bekend: van het begin van het project tot de uiteindelijke bestemming van het product op de afdelingen.

Traceerbaarheid binnen een bedrijf gaat over alle stappen in de verwerking van de producten. Dat gebeurt aan de hand van SKU-codes[1] of specifieke tools zoals WMS-software[2] voor voorraadbeheer in het magazijn.

Als producten doorgevoerd of verdeeld moeten worden in verschillende landen, is het ook cruciaal om ze buiten het bedrijf te kunnen traceren. Daarvoor wordt een universele en gecodificeerde taal gebruikt, die alle actoren begrijpen. Zo is op elk moment duidelijk waar de producten zich precies bevinden.

Traceerbaarheidsoplossingen met identificatie en codering van aankopen

Producten identificeren aan de hand van een unieke code behoort tot de meest doeltreffende oplossingen. Zo kan een standaardtaal worden gebruikt en krijgen alle diensten realtime toegang tot de informatie die ze zoeken. Daarvoor heb je traceerbaarheidssystemen nodig.

De streepjescode (UPC[3], EAN[4]) is de meest gebruikte identificatiemethode ter wereld. Om aankopen te traceren en om het beheer, de controles en de logistiek vlot te laten verlopen, is het RFID-systeem[5] een andere mogelijkheid. Hierbij verzendt een chip alle relevante gegevens via radiogolven. Welke oplossing je ook kiest, om de gegevens over te dragen heb je altijd gespecialiseerde software nodig.

Traceerbaarheidsoplossingen met streepjescode

Streepjescodes hebben intussen al ruimschoots hun waarde bewezen als het gaat om voorraden opvolgen, controleren en beheren. Etiketten met streepjescode bevatten een code die volgens specifieke coderings- en versleutelingsprotocollen wordt aangemaakt. Deze eenvoudige oplossing is snel in gebruik te nemen. Je hoeft het etiket met streepjescode alleen te scannen om de nodige informatie over het product te verkrijgen.

Wel heb je er de juiste uitrusting voor nodig: speciale printers voor de etiketten, net als CCD-handscanners of laserscanners waarop je de productgegevens afleest.

Traceerbaarheidsoplossing met RFID

Het RFID-systeem slaat informatie op die diensten op afstand kunnen opvragen, zonder dat directe controle nodig is. Een RFID-kaart, -tag en -badge werken allemaal volgens hetzelfde principe. Ze zijn uitgerust met een chip waarop de gegevens opgeslagen zijn en die verbonden is met een antenne. Vervolgens wordt de informatie verzonden naar een RFID-lezer.

Dit systeem beschikt over een grote opslagcapaciteit en helpt producten snel en doeltreffend te traceren. Net als bij het systeem met streepjescodes heb je hulpmiddelen nodig bij de identificatiedrager:

• een vaste of draagbare RFID-lezer, om de informatie op de chip te lezen;

• een RFID-printer om de RFID-etiketten te bewerken, te printen of (naargelang het model) aan te maken;

• RFID-software voor het beheer en de verwerking van de gegevensstromen die de RFID-chip verzendt.

Software voor gegevensverwerking, een onmisbare traceerbaarheidsoplossing

Voor een optimale tracering, opvolging en controle van de aankopen is software die alle gegevens over de verplaatsingen van de producten samenbrengt onmisbaar. Deze digitale drager verzamelt en bewaart gegevens op een samenhangende manier, verwerkt ze en deelt ze met de verschillende betrokken actoren.

Als oplossing kiest men heel vaak voor een ERP-systeem[6]. Dat verzamelt alle informatie die de verschillende afdelingen van het bedrijf delen. Er bestaan ook andere doeltreffende tools, zoals een WMS, krachtige software die de magazijnstromen optimaliseert. Daarnaast is er ook het TMS[7], dat de leveringsroutes van de producten efficiënter helpt te organiseren en plannen.

Aankopen kunnen traceren is onmisbaar geworden voor bedrijven. Alle aankopen doeltreffend kunnen controleren, opslaan en opvolgen – daar draait het om. Wanneer een onderneming kiest voor een traceerbaarheidsoplossing op maat van haar uitdagingen en omvang, zorgt ze voor een efficiëntere communicatie en informatieoverdracht tussen afdelingen. De juiste oplossing resulteert in een beter voorraadbeheer en meer winstgevendheid, en vermijdt onnodige bestellingen die tot nodeloze kosten leiden. Dankzij traceerbaarheidsoplossingen kunnen triggerpoints worden geïdentificeerd en kan een bedrijf zijn aankopen beter inperken.

Aankopen traceren heeft tal van voordelen. Deze methode geeft een meer strategische kijk op de aankoopafdeling. Zo kun je de status van bestellingen opvolgen, maar producten ook traceren en beheren om na te gaan of de procedures goed worden gevolgd. Het eindresultaat? Een beter aangestuurd en veiliger aankoopproces.

Download onze whitepaper ‘Inkoopbeleid en mvo’.

[1] Stock Keeping Unit of voorraadbeheereenheid [2] Warehouse Management System of geoptimaliseerd magazijnbeheer [3] Universal Product Code of universele productcode [4] European Article Numbering of Europese artikelnummering [5] Radio Frequency Identification of identificatie met radiogolven [6] Enterprise Resource Planning, een systeem voor het beheer van bedrijfsprocessen [7] Transport Management System of software voor transportbeheer