Hoe de meest sceptische werkgever zich de gemiddelde thuiswerkdag voorstelt? Hij ziet wellicht een werknemer die om de haverklap een pakjesbezorger aan de deur heeft, die tussendoor snel een wasje draait en – wie weet – zelfs de babyfoon binnen bereik heeft omdat zoon- of dochterlief ook thuis is. Deze karikatuur stemt natuurlijk niet overeen met de werkelijkheid, maar toch kan niemand ontkennen dat telewerken gepaard gaat met een aantal typische problemen, zoals een verminderde concentratie, omdat je bijvoorbeeld in de verleiding komt om huishoudelijke taken ‘snel even tussendoor’ te doen. We zoomen in op die nadelen, en proberen er een antwoord op te formuleren. Want thuiswerken biedt nog altijd heel wat belangrijke voordelen, zoals minder fileleed en geen last van lawaaierige collega’s.
Telewerken als het nieuwe werken? Problemen … en oplossingen!
Slim en efficiënt werken
Context: wat zegt de wet?
Telewerken komt neer op “buiten het bedrijf werken” en is meestal synoniem met thuiswerken (al zijn er natuurlijk altijd werknemers die zich liever in een koffiebar installeren). Thuiswerk is geen structureel recht voor werknemers, maar als werkgever kun je het aanbieden – de werknemer kan op dat aanbod dan al dan niet ingaan. De afspraken rond telewerken moet je in een schriftelijke overeenkomst gieten, bijvoorbeeld als bijlage bij een contract. Deze informatie kun je in zo’n bijlage opnemen:
de periode, frequentie en eventuele dagen of uren waarop de werknemer telewerkt
de periodes dat de werknemer bereikbaar moet zijn en hoe
afspraken over de vergoeding van eventuele kosten
voorwaarden en afspraken voor een terugkeer naar het kantoor
waar de telewerker precies zal werken (thuis en/of ergens anders)
Occasioneel telewerk door overmacht (wanneer je kind plots ziek wordt, bijvoorbeeld) is trouwens wél een recht. De werkgever kan de vraag nog wel weigeren als hij een goede reden opgeeft.
Bij het bepalen of thuiswerken überhaupt een mogelijkheid is, speelt natuurlijk het takenpakket een grote rol. Er zijn functies die niet of lastig vanuit thuis te doen zijn, zoals werk op een productieafdeling of in een magazijn. Wees daar samen creatief, maar ook realistisch in.
Probleem 1 bij thuiswerk: afleiding
Afleiding is wel een terechte bezorgdheid van werkgevers. Ruim de helft van de thuiswerkers raakt soms afgeleid tijdens het werken, 10% zelfs regelmatig of vaak. Zo blijkt uit onderzoek van Manutan in samenwerking met NovioData. Vier op de tien medewerkers zou zichzelf helemaal niet thuis laten werken. Andere werknemers worden juist op de werkvloer om de haverklap gestoord door (of ergeren zich aan) hun collega’s. Thuiswerken is voor hen dus dé manier om afleiding te voorkomen.
Tip 1
Voor de werkgever:geef werknemers de mogelijkheid de voor hen beste oplossing te kiezen en vertrouw ze daarin.
Voor de werknemer:wees eerlijk tegen jezelf en je manager over de hoeveelheid afleiding waarmee je thuis wordt geconfronteerd.
Probleem 2: een slecht ingericht thuiskantoor
De Belgische wet zegt dat de werkgever de benodigde apparaten en hulpmiddelen ter beschikking moet stellen voor telewerk, zoals een laptop of tablet en een internetverbinding. Maar natuurlijk draagt de werknemer zelf ook een grote verantwoordelijkheid. Heel wat thuiswerkers installeren zich namelijk gewoon snel aan de keukentafel, op een harde stoel en met slechte verlichting. Maar liefst 62% van de thuiswerkplekken is ergonomisch onverantwoord ingericht, zo blijkt uit het onderzoek door Manutan dat we hierboven al aanhaalden.
Welke spullen heb je dan nodig om je thuiskantoor slim in te richten? Idealiter richt je een aparte kamer in voor thuiswerk (waar je niet constant gestoord wordt), met daarin:
Een ergonomische bureaustoel en - tafel
De juiste verlichting
Voldoende opbergruimte, zodat je ook thuis een clean desk policy kunt handhaven
Accessoires die het werken aangenamer maken en je inspireren, zoals een toffe koffie- of theemok en een aantal mooie planten
Tip 2
Voor de werkgever:regel budget voor het inrichten van de werkplek thuis. Zorg ook dat alle flexplekken op kantoor volledig aanpasbaar zijn aan de gebruiker.
Voor de werknemer:vervang waar nodig meubilair en moedig voldoende beweging tussendoor aan.
Probleem 3: afstand tot de werkvloer
Wie thuis zit, ziet zijn of haar collega’s niet. Dat is niet bevorderlijk voor de communicatie (ondanks alle technologie die ons daarbij moet helpen) en doet in het ergste geval wantrouwen ontstaan. Cathy Geerts, hr-directeur bij SD Worx, geeft toe: “Leidinggeven op afstand betekent dat er vertrouwen is, maar om vertrouwen te krijgen moet je open communiceren en dingen bespreekbaar maken. Thuiswerk vereist dus niet minder, maar juist méér communicatie en terugkoppeling.”[1] Daarnaast vinden sommige werknemers die meer thuis dan op kantoor werken dat ze vervreemd dreigen te raken van hun organisatie.
Tip 3
Voor de werkgever:teambuildinguitjes zijn geen bonus, maar noodzakelijk – zeker in een bedrijf waar veel vanop afstand wordt gewerkt.
Voor de werknemer:werk niet alleen maar thuis, maar laat je ook geregeld op kantoor zien.
Probleem 4: slechtere werk-privébalans
Lang niet alle werknemers lopen dit risico, maar een grote groep onder hen wel. Of ze nu perfectionistisch of onzeker zijn, of een enorm verantwoordelijkheidsgevoel hebben: wie thuiswerkt, loopt het risico niet meer op te houden met werken. Er is namelijk altijd wat te doen en je bent afgesneden van het collectieve ritme op kantoor dat voorkomt dat je jezelf voorbij holt (je ziet anderen geen pauze nemen of onder de middag een wandelingetje gaan maken, waardoor je minder geneigd bent om even te stoppen en de batterijen weer op te laden).
Tip 4
Voor de werkgever:formuleer heel duidelijk wat er van de werknemer individueel wordt verwacht.
Voor de werknemer:ken je grenzen en schud het verantwoordelijkheidsgevoel af en toe eens van je af. Niemand is onmisbaar, het bedrijf stort niet in als je even gaat sporten vanavond. Ook bij thuiswerken draagt een korte break bij aan een betere concentratie!
Extra tips voor productiever thuiswerk
Met de stijgende populariteit van het nieuwe werken zal het aantal thuiswerkende collega’s naar verwachting alleen maar toenemen. Volgens cijfers van de FOD Economie werkte 13,4% van de werknemers occasioneel of regelmatig thuis in 2010 en 16,7% in 2016.[2] In 2018 bleek 17% van de Belgen aan telewerken te doen, vorig jaar maar liefst 22%.[3] We sluiten daarom af met een paar extra tips om de productiviteit thuis te verhogen:
Zorg voor structuur en begin en eindig je werkdag thuis op een vast tijdstip
Maak een to-dolijst en plan werktaken in, zodat je efficiënt te werk gaat
Hou werk en privé gescheiden en laat je niet verleiden tot huishoudelijke klusjes
Manutan levert een groot assortiment artikelen voor de thuiswerkplek. Kijk eens op onze webshop of contacteer de helpdesk voor een vrijblijvend advies.
