Ondernemingen hebben nog een lange weg af te leggen op het gebied van digitalisering van aankoopprocessen, en in het bijzonder wat het procure-to-payproces betreft. Gemiddeld is slechts 30% van de transacties (van de aankoopaanvraag tot de facturatie) binnen de ondernemingen gedigitaliseerd [1]. The Hackett Group geeft in een van zijn recentste studies een overzicht van de automatisering van het procure-to-payproces en vergelijkt daarbij het merendeel van de ondernemingen met de best presterende ondernemingen.
Procure-to-pay: automatisering met twee snelheden
Slim en efficiënt werken
Procure-to-pay: een ongelijke automatisering
Ondernemingen die digitale oplossingen hebben ingevoerd, digitaliseren daarom niet altijd hun transacties. De best presterende ondernemingen geven het goede voorbeeld wat de automatisering van het aankoopproces betreft, met name in het begin van de transactieketen, maar de meeste organisaties houden het moeilijk vol.
De ‘long tail’, de zogenaamde C-Class aankopen, lijkt grotendeels de automatisering van het procure-to-payproces te vertragen. Slechts 10 % van de ondernemingen, tegenover 14 % van de best presterende ondernemingen, maakt gebruik van een elektronische catalogus voor de onrechtstreekse aankopen. Om de automatisering verder te kunnen ontwikkelen, is het absoluut noodzakelijk om de digitale kanalen te gebruiken die op het type uitgave zijn afgestemd. Zo zijn verkoopautomaten bijvoorbeeld bijzonder relevant voor MRO’s (producten voor onderhoud, reparatie en revisie).
Facturatie, de zwakke schakel van het procure-to-payproces
Vandaag is het facturatieproces in de meeste ondernemingen nog steeds het minst geautomatiseerd. De best presterende ondernemingen digitaliseren bijna 85 % van hun facturen. Bij het merendeel van de ondernemingen is dat slechts 30 %.
Toch zorgt de digitalisering van het facturatieproces voor aanzienlijke potentiële besparingen. Bovendien zijn er talloze andere voordelen: een verhoogde productiviteit en professionele ontwikkeling, geen papier meer, minder fouten … Voor de best presterende ondernemingen kost een papieren factuur gemiddeld € 5,90, terwijl de kosten voor een gedigitaliseerde factuur op ongeveer € 1,97 worden geschat (ongeveer drie keer minder!). Om succesvol te zijn, geldt ook hier dat men zich aan de digitale maturiteit van de stakeholders moet aanpassen en men (altijd) de voorrang moet geven aan het elektronische proces.
Tot slot, om het procure-to-payproces optimaal te automatiseren, moeten er digitale kanalen worden ingevoerd die op het type aankopen en op de betrokken stakeholders zijn afgestemd. In combinatie met de optimalisatie van de leveranciers, zorgt een dergelijke digitalisering voor een duidelijk beeld van de uitgaven en een verhoogde efficiëntie binnen de aankoopteams.
[1] The Hackett Group
