Is het alweer tijd voor vakantie? Of duurde het allemaal weer veel te lang en ben je er echt aan toe? Hoe dan ook, zorg altijd voor een duidelijke overdracht zodat jij je takenpakket met een gerust hart kan overdragen. Benieuwd hoe je zo een vakantieoverdracht maakt? Wij helpen je in drie stappen op weg (naar een onbezorgde vakantie).
In 3 stappen naar een duidelijke vakantieoverdracht
Slim en efficiënt werken
Stap 1: wiewathoewaar?
Wat moet er gedaan worden? Start vanuit deze vraag bij je vakantieoverdracht en geef voorrang aan wat er écht gedaan moet worden. Geen spoed? Pak het zelf op na je vakantie. Breng vervolgens duidelijk in kaart welke taken gedaan moeten worden en documenteer dit. Laat, indien nodig, ook weten waar benodigde documenten zijn opgeslagen. Een goede start voor je tijdelijke vervangers.
Stap 2: wees (niet) die ene collega
Ben jij die ene collega die op het laatste moment opeens allerlei taken doorschuift? Vast niet. Informeer daarom op tijd de collega’s die taken overnemen wat je van ze verwacht. Laat ook (interne) klanten weten dat je op vakantie gaat en wanneer je weer terug bent. Zo voorkom je onverwachte verrassingen en werkt iedereen een stuk aangenamer.
Stap 3: een duidelijke planning
Is duidelijk wat gedaan moet worden en wie het gaat doen? Dan is het tijd voor een duidelijke planning. Wie gaat wat doen en wanneer? Maak dit zo overzichtelijk mogelijk zodat er geen ruimte is voor miscommunicatie. Zo een planning kun je online maken (bv. in Google Docs of een eigen Teams omgeving). Werken je collega’s niet online? Werk dan bijvoorbeeld met een planbord of agendaplanner. Simpele trucs voor een duidelijk overzicht en ook nog eens constant in beeld op de werkvloer.
Bonus: de evaluatie
Terug van een heerlijk ontspannende vakantie? Plan dan ook even een momentje voor een korte evaluatie. Zo achterhaal je direct eventuele knelpunten en weet je meteen wat je volgende keer anders kunt doen. Een win-win situatie voor iedereen!
