Veel bedrijven gaan voorbij aan het belang van geoptimaliseerde long tail spend aankopen (ook gekend als C-Class aankopen of indirecte aankopen). Meestal voeren de aankoopafdelingen een gestructureerd beheer van hun A-Class en B-Class aankopen, maar niet altijd van hun C-Class aankopen. Die beschouwen ze als niet-strategisch. Long tail spend aankopen maken echter tot 70% van de verborgen kosten binnen aankoopdiensten uit[1]. Gelukkig bestaat er een methode om het beheer van jouw aankopen te optimaliseren. Die methode is gebaseerd op gegevensanalyse, een lean aanpak en een flexibel kader.
Savin’side®, de methode om je long tail spend aankopen te optimaliseren
Slim en efficiënt werken
Het belang van long tail spend aankopen
Volgens de wet van Pareto (ook wel de wet van 20-80 genoemd) maken long tail spend aankopen (of C-Class aankopen) 5 % van het totale aantal bedrijfsuitgaven uit, maar ook 50 % van het totale aantal aankoopsegmenten.
Pas de matrix van Kraljic toe en vergelijk de financiële inzet, die bij die categorie van aankopen relatief beperkt blijft, met het algemene risiconiveau. Long tail spend aankopen kun je dan in twee subcategorieën indelen: eenvoudige aankopen (klein risico) en/of kritieke aankopen (groot risico).
Dat wil zeggen dat je met long tail spend aankopen voor twee belangrijke uitdagingen komt te staan. Voor elk van die uitdagingen bestaat een gepaste strategie:
In de eerste plaats beheer je de totale eigendomskosten (TCO, total costs of ownership) van de aankopen. Het beheer van de long tail spend aankopen zorgt immers voor maar liefst 70 % van de verborgen aankoopkosten[2]. Die kosten hebben te maken met een samenwerking met meerdere leveranciers, aankopen buiten het proces om, gebrekkige processen, foutafhandelingen en retourzendingen, …
Tegelijkertijd moeten aankoopdiensten zich concentreren op veiligheid, vooral als het gaat om kritieke aankopen. Daarvoor doen ze een beroep op leveranciers die garant staan voor de kwaliteit en de oorsprong van producten, de naleving van normen en voorschriften, …
Savin’side®, de ‘Lean–Agile‘-methode om jouw long tail spend aankopen te optimaliseren
De Manutan Groep heeft een methode ontwikkeld om zijn key accounts te helpen hun long tail spend aankopen (of C-Class aankopen/indirecte aankopen) te optimaliseren. Savin’side® is ontwikkeld door aankopers voor aankopers en is gebaseerd op gegevensanalyse, een lean aanpak en een flexibel methodologisch kader.
Die strategie is gericht op een beter beheer van de totale aankoopkosten, en dus op een beter beheer van long tail spend aankopen. Zes optimaliseringshefbomen zorgen hiervoor:
De leveranciersportefeuille rationaliseren
Tot 75% van de kosten van long tail spend aankopen (ook C-Class aankopen genoemd) gaan naar de leveranciers[3]. Daarom zorgen ze voor aanzienlijke administratieve kosten. zoals kosten voor leveranciersbeheer (gemiddeld geschat op 1.000 euro/leverancier/jaar) en transactiekosten. Daarom beperk je best de omvang van de leveranciersportefeuille door sommige leveranciers (bv. met lage jaarlijkse uitgaven of lokale dekking) te vervangen door één enkele distributeur die een brede waaier van referenties aanbiedt.
Productoptimalisatie
Interne klanten worden zelden bijgestaan in hun keuze van long tail spend aankopen. Daardoor kopen ze vaak luxeproducten: bekende merkproducten van hoge kwaliteit, maar ook met een hoge prijs. Dat is echter niet altijd nodig wanneer het gaat om eenvoudige aankopen en er zijn directe kosten mee gemoeid. Om de keuze van de producten te optimaliseren, zorg je er best voor dat ze voldoen aan de functionele behoeften van interne klanten. Zo vermijd je over-kwaliteit.
Digitalisatie van de transacties
Long tail spend aankopen maken 60% van het aantal bestellingen uit[4]. De optimalisatie van het transactieproces is dus noodzakelijk. Om dat te doen, dematerialiseren de aankoopdiensten het Procure-to-Pay-proces van productselectie tot facturering. Die strategie zorgt niet alleen voor een meer efficiënte werking binnen het bedrijf, maar levert ook financiële besparingen en milieuvoordelen op.
Logistiek optimaliseren
Long tail spend aankopen zijn meestal over meerdere leveranciers verspreid en voor elke levering moeten meerdere medewerkers van je bedrijf kostbare tijd vrijmaken (beveiliging, goederenontvangst, magazijnmedewerkers, …). Daar staat niet altijd een echte meerwaarde tegenover. Om de productiviteit te verhogen, verbeteren de aankoopafdelingen de processen voor levering en bezorging van producten aan de gebruikers via diverse diensten: gepersonaliseerde of gestroomlijnde leveringen, industriële verkoopautomaten, …
De overeenkomst toepassen
Wanneer het aankoopbeleid in een bedrijf niet nauwkeurig wordt gevolgd, leidt dat rechtstreeks tot financieel verlies en tot een toename van het aantal niet-beheerde aankopen. Aankoopafdelingen zien er best op toe dat alle vestigingen van hun bedrijf de voordelen die in het contract met een leverancier zijn afgesproken, volledig benutten. Zo nodig maken ze de interne klanten ervan bewust (vestigingen bezoeken, marketingcampagne, …).
Continue verbetering
Niet-kwaliteit is over het hele bedrijf verspreid en dat bemoeilijkt het aankoopbeheer. Daarom is het van groot belang de onderliggende oorzaken van de vastgestelde tekortkomingen op te lossen en de service te verbeteren.
Hoewel een efficiënte werking en kostenvermindering tot de prioriteiten van de aankoopafdelingen behoren, vormen geoptimaliseerde long tail spend aankopen een formidabele hefboom. Een dergelijke strategie komt overeen met Lean Procurement: het voortdurend opsporen van ‘verspilling’ om waarde te creëren.
Download onze whitepaper ‘Lean aankopen en waardecreatie’.
[1] [2] [3] [4] Bron: Manutan Group
