Ontdek hoe je het aankoopproces optimaliseert door de relatie tussen klant en leverancier te digitaliseren

De relatie tussen klant en leverancier evolueert steeds verder 

Leveranciers worden vaak gezien als de ruggengraat van een bedrijf. Ze spelen namelijk een sleutelrol in de toeleveringsketen en in het proces van waardecreatie, en zo beïnvloeden ze uiteraard de activiteiten van hun klanten. 

De laatste jaren kregen klanten en leveranciers samen heel wat nieuwe uitdagingen voor de kiezen. Daardoor lijkt hun band nu veel evenwichtiger, transparanter en meer gericht op samenwerking. Bedrijven beseffen vandaag de dag namelijk maar al te goed dat ze net door die uitstekende band met hun leveranciers en dienstverleners het verschil kunnen maken op hun markt. Die trend wordt bovendien steeds verder aangewakkerd nu we van de ene crisis in de andere rollen, en de samenleving nieuwe eisen stelt. 

Aankoopafdelingen staan in voor het beheer van externe middelen en dus ook voor de relatie tussen klanten en leveranciers. Dat betekent dat ze hun leveranciers moeten evalueren, moeten nagaan welke een strategische rol spelen in hun activiteiten en de band met die leveranciers zorgvuldig moeten onderhouden.  

Uit het meest recente onderzoek van PwC blijkt dat sourcing en het beheer van de relatie tussen klant en leverancier tot de belangrijkste strategische prioriteiten van aankoopafdelingen horen. Alleen de kosten drukken speelt een nog grotere rol. 

Hoe digitaliseer je de relatie tussen klant en leverancier? 

Communicatie is de basis voor een gezonde en duurzame relatie met leveranciers. Dat is meteen ook de reden waarom er daarvoor steeds nieuwe tools op het toneel verschijnen: de zogenaamde SRM-software (Supplier Relationship Management). Veel bedrijven werken al met zulke software of gaan dat in de nabije toekomst doen. Met het oog op continue verbetering kun je via SRM-software, net zoals bij diverse oplossingen voor het beheer van klantenrelaties (CRM-tools met namen¹), de hele levenscyclus van leveranciers beheren. Deze instrumenten zijn absoluut een toegevoegde waarde. Zo bieden ze een volledig, realtimeoverzicht van alle activiteiten tussen een bedrijf en zijn leveranciers, zodat ze een sterke en bovenal duurzame band kunnen opbouwen. Deze oplossingen omvatten meerdere functies: 

• een database van alle leveranciers; 

• het beheer van het hele leveranciersbestand; 

• een systeem om leveranciers te selecteren en te evalueren; 

• een dashboard om alle activiteiten op te volgen; 

• een reportingsysteem met follow-up van vooraf bepaalde KPI’s; 

• het beheer van aanbestedingen; 

• enz. 

De relatie tussen klant en leverancier digitaliseren: de voordelen 

Dat de digitalisering van de relatie tussen klant en leverancier een grote impact heeft, hoeven we niet meer aan te tonen. Dankzij veilige en gestandaardiseerde realtime-informatie kunnen aankoopafdelingen vooral anticiperen op leveranciersrisico’s en die in de hand houden.  Bovendien brengen zulke nieuwe technologieën alle leveranciersgegevens (contracten, certificaten, bestellingen, facturen ...) samen en helpen ze aankoopprocessen te standaardiseren (selectie, raadpleging, evaluatie ...). De hele aankoopafdeling krijgt dus zicht op de leveranciers en de activiteiten die ze samen met elk bedrijf uitvoeren. Zo leert elke belanghebbende zijn handelspartner veel beter kennen en kunnen aanbiedingen van leveranciers beter worden afgestemd op de verwachtingen van het bedrijf. Dat leidt dan weer tot weloverwogen beslissingen en een grotere algemene tevredenheid (van leveranciers, aankoopafdeling én interne klanten). 

Het mag duidelijk zijn: de relatie tussen klant en leverancier digitaliseren garandeert veel meer operationele efficiëntie én versterkt meteen ook de banden tussen al die spelers.  

Leveranciers onboarden: een belangrijke stap 

Om optimaal te profiteren van deze beheersinstrumenten, moeten alle belangrijke stakeholders er hun schouders onder zetten. In die zin moeten leveranciers bijzonder zorgvuldig worden geïntegreerd, zodat ze zich deze nieuwe kanalen eigen kunnen maken. 

Dat betekent dat er eerst en vooral een volledige en kwaliteitsvolle databank moet komen. Bovenaan de checklist staat de identificatie en prioritering van de gegevens die je van je leveranciers krijgt. Op dat vlak bieden de meeste digitale tools tegenwoordig de mogelijkheid om leveranciers zélf hun gegevens te laten aanmaken en bijwerken. 

Dan volgt ook meteen de tweede stap: communicatie. Wil je dat al je leveranciers zich engageren voor zo’n nieuw, digitaal instrument? Dan wijs je er hen maar beter op hoe ze er zelf beter van worden. Denk bijvoorbeeld aan een kortere betalingstermijn, transparantie over het selectiesysteem voor leveranciers, de mogelijkheid om meer te verkopen en met nieuwe activiteiten te beginnen ... Het is meteen ook de ideale gelegenheid om hen klaar en duidelijk uit te leggen wat je precies van hen verwacht zodra de software in gebruik is. Wees ook altijd beschikbaar voor vragen. Alleen zo garandeer je een zo aangenaam mogelijke gebruikerservaring.  

Uiteraard zul je moeten blijven communiceren, net zolang tot iedereen deze nieuwe manier van werken in de vingers heeft. Daarna wordt het tijd om de verschillende leveranciersnetwerken up-to-date te houden en de software te blijven verbeteren. De relatie tussen klant en leverancier digitaliseren is een nieuwe stap in de digitale transformatie van bedrijven. Het is nu aan de aankoopafdelingen om de uitdagingen van de digitalisering het hoofd te bieden: de juiste gegevens integreren, de nodige vaardigheden ontwikkelen, de activiteiten van de afdeling afstemmen op de bedrijfsstrategie ... Inkopers die weten hoe ze de relatie tussen klant en leverancier kunnen verrijken met behulp van digitale technologie, zien hun managementtaken vereenvoudigd en voeren een continue dialoog met hun partners. En zo creëren ze extra waarde. 

• Download onze whitepaper ‘Digitaliseer je transacties’.