Omgaan met vertrouwelijke documenten op het werk begint met de juiste ingesteldheid, namelijk: geen documenten laten rondslingeren in vergaderzalen of aan de printer, én regelmatig opruimen. Want die stapeltjes papier op je bureau groeien sneller dan je denkt, en weet je eigenlijk nog wel honderd procent zeker wat er allemaal tussen zit? Daarnaast helpt het natuurlijk om de juiste hulpmiddelen, zoals een papierversnipperaar, ter beschikking te hebben zodat gevoelige info niet in verkeerde handen valt. Geen idee wat je andere opties zoal zijn? Lees dan zeker verder.
Omgaan met vertrouwelijke documenten? Hou de papierversnipperaar maar klaar
Slim en efficiënt werken
Confidentiële informatie door de papierversnipperaar
Is er een vergadering gepland waarin confidentiële informatie aan bod komt? Deel de info niet zonder meer op papier uit, maar druk alle deelnemers op het hart om op het einde van de vergadering alles weer in te leveren. Nadien kun je het aantal kopieën tellen om zeker te zijn dat je alles hebt en de hele bundel weggooien. Niet zomaar in een papierbak, natuurlijk: haal de papieren eerst door de papiervernietiger of shredder.
Shredders zijn ingedeeld in categorieën, afhankelijk van hoe fijn ze versnipperen: van P-2 (met een strookbreedte van maximaal zes millimeter) tot P-7 (voor snippers van maximaal vijf millimeter breed). Volgens de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) die in voege is sinds 25 mei 2018, komen alleen datavernietigers met snipperuitvoering, met veiligheidsniveau P-4 of hoger, in aanmerking voor de vernietiging van gevoelige of persoonsgebonden informatie. Shredders met een lager veiligheidsniveau werken namelijk met stroken die documenten niet helemaal onleesbaar maken.
Documenten als “vertrouwelijk” labelen
Het gebeurt weleens dat iemand een vertrouwelijk document inkijkt zonder dat er kwaad opzet mee gemoeid is. Vermijd zulke vergissingen door documenten expliciet als “vertrouwelijk” te labelen, met een (handgeschreven) etiket of met behulp van een labelprinter. In het document zelf kun je die informatie natuurlijk ook meegeven, met een watermerk over de volledige pagina, of in de kop- of voettekst.
Kasten goed afsluiten
Heb je een eigen kantoor? Maak er dan een gewoonte van om de deur op slot te doen als je weggaat – ook tijdens je lunch of wanneer je een korte meeting hebt. In een open office is deuren op slot doen niet aan de orde, maar je kunt wel opteren voor een brandkast en de laden van je bureau en kasten op slot draaien. Maak de collega’s met wie je kasten eventueel deelt attent op het belang van ze op slot te doen.
Hulp nodig bij het correct behandelen van je vertrouwelijke documenten? Onze helpdesk adviseert je graag!
