Prioriteiten stellen en deadlines halen, het klinkt zo gemakkelijk. Gewoon doen toch? Deadlines zorgen voor een soort van planning in je werkschema. Je werkt naar een bepaalde datum toe en dat bepaalt je werkzaamheden. Zonder deadline zou je minder snel werken of minder gedaan krijgen waarschijnlijk. Het houdt de vaart erin. Maar je moet ze natuurlijk wel halen. Dat vereist discipline. En wat handige trucjes!
Mis nooit meer een deadline!
Slim en efficiënt werken
1. Schrijf je deadlines uit
Door je deadlines op papier te zetten, zowel groot als klein, houd je het overzicht. Je kunt het schema als handige reminder boven je bureau hangen zodat je niet snel iets vergeet. Zeker als je veel deadlines hebt, voorkom je eerder dat je fouten maakt. Bovendien heb je zo in je hoofd weer ruimte voor andere gedachten. Iedere ochtend zie je direct in je schema wat je activiteiten voor die dag zijn.
Valkuil: Waak ervoor dat je niet enkel alles digitaal opgeslagen hebt of juist andersom, alleen op papier. Zorg altijd voor een back-up zodat je werk niet verloren gaat. Verzand ook niet in te veel apps die het je gemakkelijk willen maken maar je eigenlijk veel meer tijd kosten omdat je alles moet uitzoeken.
2. Rangschikken volgens prioriteit
Pak je takenlijst en rangschik verschillende kleine taken volgens prioriteit. Wat moet eerst af zijn? De belangrijkste taken geef je bijvoorbeeld een oranje kleur. Spreek met jezelf af binnen hoeveel dagen je ze gedaan moet hebben. Hang er het liefst een vlaggetje aan in een kleur die je niet mooi vindt, zodat je hem nog sneller weg wilt werken. En deel grotere taken op in deeltaken om het werkbaar te maken.
Valkuilen: Besteed niet te veel tijd aan het rangschikken volgens prioriteit want dat is jammer van je tijd. En je moet het ook nog bijhouden. Of aanpassen als de uiterste data weer eens veranderd zijn. Probeer van het rangschikken volgens prioriteit een gewoonte te maken door dat bijvoorbeeld iedere ochtend als eerste te doen.
Plan daarnaast in om ook regelmatig nog eens je hele lijst te bekijken. Door alleen op de belangrijkste prioriteiten te focussen, kun je andere prioriteiten vergeten die misschien gemakkelijk te combineren zijn met je huidige activiteiten of die precies in die 10 minuten die je nog hebt gedaan kunnen worden.
3. Tel letterlijk af
Door met een fysieke kalender de dagen naar je deadline af te tellen, zul je de druk nog meer voelen om hard door te werken.
Valkuil: Als je het beste presteert als je dichter bij de deadline komt, hoeft er maar iets tegen te zitten en je haalt hem niet. Probeer de uiterste datum daarom eerder af te spreken dan hij daadwerkelijk is. Dan heb je ook nog de kans er een nachtje over te slapen of er iemand anders naar te laten kijken of die onverwachte actie uit te voeren waarvan je de omvang (nog) niet kent.
4. Vertel anderen je belangrijkste deadlines
Door anderen te informeren over je deadlines heb je een stok achter deur. Niet alleen je schema maar ook anderen zullen je aan je deadline herinneren en ernaar vragen. Dat geeft je waarschijnlijk nog meer motivatie om hem te halen.
Valkuil: Probeer wat vaker ‘nee’ te zeggen tegen ad hoc-werk. Een deadline is een goede reden om af en toe eens tegen collega’s te zeggen dat je nu geen tijd voor hun vragen of incidenten of die dringende mail hebt omdat je deze deadline echt moet halen.
5. Zet vervolgstappen in gang
Wanneer collega’s en vervolgstappen afhankelijk zijn van jouw deadline, is het nog belangrijker dat je deze haalt. Je kunt ook taken van je eigen takenlijst uitbesteden. Dat haalt wat last van jouw schouders en zorgt er tegelijkertijd voor dat alles in gang blijft en jij helemaal kunt focussen op jouw taken.
Valkuil: Vergeet geen reflectiemomenten in te plannen om te beoordelen of de uiterste datum nog steeds haalbaar is. Zo kun je tijdig aan de bel trekken als je dreigt uit te lopen.
Aan de slag!
Wil je direct beginnen om je deadlines overzichtelijk in kaart te brengen? Lees dan ook het artikel welke hulpmiddelen je daarbij kunt gebruiken
Manutan helpt je graag
Met bovenstaande tips zorg je ervoor dat je nooit meer een deadline mist! Kijk ook eens op www.manutan.be, onze blog boordevol tips www.manutan.be/blog of bel de helpdesk op 02-583 01 01 voor meer informatie over efficiënt werken.
