In 5 stappen, 40% besparen op uw secundaire aankoop. Stap 5: digitaliseer en automatiseer facturen.
Voor veel bedrijven is secundaire aankoop een bijzaak. De focus ligt op de primaire aankoop, zoals grondstoffen, halffabricaten en energie. De directe kosten van deze secundaire aankoop zijn vaak niet zo hoog, maar ongemerkt brengt dit aankoopproces veel verborgen kosten met zich mee. Met goed leveranciersmanagement kan meer bespaard worden dan gedacht. In deze serie blogs beschrijven we de juiste 5 stappen daarvoor.
Stap 5: digitaliseer en automatiseer facturen
Het is bijna een onwerkelijk percentage, maar het is mogelijk de proceskosten die gepaard gaan met het verwerken van een factuur met 75 procent te verlagen door over te stappen op digitale facturatie (ook wel e-billing of e-facturatie genoemd). De grootste besparingen realiseert u als de aankooporder met de juiste prijs- en productgegevens al in uw systemen bekend is, zodat ook de koppeling automatisch gebeurt. Dit bereikt u door uw aankoopsystemen te koppelen aan de verkoopsystemen van uw leverancier.
Er zijn verschillende vormen van elektronisch factureren. Van een eenvoudige e-mailoplossingen tot integratie via XML berichten. Voor alle vormen geldt dat de kans op fouten sterk verkleind wordt, omdat er minder hoeft te worden overgetypt en meer gegevens automatisch worden verwerkt.
E-Mail Invoicing
Een eenvoudige oplossing is het ontvangen van de factuur in pdf via e-mail. Het papieren archief behoort hiermee tot het verleden, de factuur komt altijd aan op de juiste plek en terugzoeken en verspreiden is eenvoudig.
Scan & Herken
Als u beschikt over scan en herken software, kunt u een papieren factuur scannen of een PDF factuur direct aanbieden voor automatische verwerking. De software ‘herkent’ de gegevens op de factuur en zorgt ervoor dat het invoeren van de factuurgegevens in uw administratie (voor een groot gedeelte) automatisch gebeurt.
Geïntegreerde facturatie
Als uw aankoop- of factuurverwerkingssysteem volledig digitale facturen kan inlezen, kunt u ook voor facturen in xml-formaat kiezen. Scannen en herkennen is dan niet meer nodig. Alle factuurgegevens worden aangeleverd en automatisch ingelezen in uw systeem.
Matching
Tijd besparen door het automatiseren van de invoer van een factuur is één. Maar de grote winst zit in het automatisch matchen van een factuur. Een geschikt systeem is hiervoor natuurlijk een voorwaarde. Maar daarnaast is de aanwezigheid van een correcte aankooporder een vereiste. Door een koppeling tussen uw aankoopsysteem met de product- en prijsgegevens van uw leverancier (zie ook: blog e-ordering) bent u verzekerd van de juiste artikelnummers en prijzen in uw systeem. Samen met de ontvangstregistratie vormt dit de basis van het automatisch kunnen matchen van de factuur. Er gaat dus geen tijd meer verloren aan het handmatig vergelijken van orders en facturen of – erger nog – met een onbekende factuur in de organisatie op zoek gaan naar besteller en het akkoord voor betaling.
Met de digitalisatie en automatisatie van facturen reduceert u handmatige bewerkingen en fouten. Bovendien vermindert u het verbruik in papier en inkt. Een totale besparing van 75% op administratiekosten is mogelijk en daar wil Manutan u graag bij helpen.
Zie ook: – Slimmer aankopen – whitepaper – infographic slimmer aankopen
Heeft dit artikel u op weg geholpen of heeft u iets toe te voegen? Laat een reactie achter, ik hoor graag van u!
