In veel bedrijven wordt de administratie op orde brengen gezien als ‘een noodzakelijk kwaad’. ‘Noodzakelijk’ is het zeker, want anders zou je ongelofelijk veel tijd verliezen met het zoeken naar documenten of informatie, zou je foutenmarge gevoelig vergroten én je efficiëntie verminderen. Maar een ‘noodzakelijk kwaad’ hoeft je administratie níet te zijn! Je hebt er gewoon de juiste systemen en hulpmiddelen voor nodig. We vertellen je graag dewelke.
Je administratie in een-twee-drie op orde brengen
Slim en efficiënt werken
Archief: nog niet alles ‘in the cloud’
De digitalisering van het archief is een heuse trend, die inderdaad veel voordelen heeft. Denk maar aan het feit dat informatie toegankelijker wordt en je minder plaats nodig hebt om documenten te bewaren. Toch neemt een papieren archief in veel bedrijven nog altijd een sleutelrol in, en is het in sommige gevallen zelfs wettelijk verplicht om documenten op papier te bewaren. Kortom: het correct opbergen van papieren documenten blijft belangrijk. Doe het regelmatig, zodat de stapel niet te erg groeit, en mest het archief regelmatig uit!
Alles begint bij een logische structuur
Een ordelijke administratie of een goed archief heeft ‘een ruggengraat’ nodig, ofwel: een logische structuur. Je kunt je documenten bijvoorbeeld alfabetisch sorteren op klant, op project of op leverancier, of gesorteerd per fase (‘inkomend’ versus ‘uitgaand’ is een typisch voorbeeld). Als het gekozen systeem duidelijk is, moet iedereen zich er consequent aan houden, zodat het een automatisme wordt. Niemand hoeft er nog veel over na te denken, en alle informatie staat logisch geordend.
Onmisbare hulpmiddelen
En wat er zoal in die kasten of stellingen gaat? Gebruik bij voorkeur ordners van hetzelfde type (eventueel in verschillende kleuren) met daarin tabbladen. Documenten die je niet vaak nodig hebt, mogen dan weer in archiefdozen met duidelijke labels.
Een vraag over de inrichting van je archief of administratie? Leg ze gerust voor aan onze helpdesk!
