In een zeer concurrerend en steeds veranderend commercieel landschap is het essentieel dat je een leverancier vindt die je kunt vertrouwen. Dat spreekt natuurlijk voor zich. Door te begrijpen hoe je de juiste leveranciers voor je organisatie kiest, kun je een grote impact maken op het concurrentievermogen en de algemene prestaties van het bedrijf, ongeacht zijn sector. Om de ideale leverancier te vinden, moet je twee belangrijke stappen volgen: als eerste moeten de selectiecriteria worden bepaald, en vervolgens moet er een methode worden ontwikkeld om de leveranciers te evalueren.
Hoe vind je de juiste leverancier voor je bedrijf?
Slim en efficiënt werken
Welke selectiecriteria gebruik je om een leverancier te vinden?
Elk sourcing-proces begint met de identificatie van je behoeften en een eerste marktonderzoek. Hierbij worden de verschillende markten verkent, potentiële leveranciers gecontacteerd en wordt er basisinformatie vergaard. Daarna moeten aankoopafdelingen de selectiecriteria bepalen.
Hoe bepaal je de selectiecriteria?
Bij de selectie van leveranciers moet er rekening worden gehouden met meerdere criteria. De aard en mate van belangrijkheid van de criteria variëren afhankelijk van het soort aankopen en de strategie van het bedrijf. Tegelijkertijd kunnen de omvang van de markt en het aantal leveranciers deze kenmerken ook beïnvloeden.
Het idee is om criteria vast te stellen waarop de potentiële leveranciers zullen worden beoordeeld, waarbij het doel is om hun prestaties te meten. Sommige criteria zijn essentieel, zoals de prijs en kwaliteit, terwijl andere minder voor de hand liggen en afhankelijk zijn van je oorspronkelijke behoeften, maar daarom niet minder belangrijk zijn.
De prijs
Het zal geen verrassing zijn dat de nettoprijs van de producten een van de belangrijkste criteria is bij de selectie van leveranciers. Dit criterium is zo belangrijk, omdat het een directe invloed heeft op de winstmarge en winstgevendheid van het bedrijf.
De kwaliteit
De productkwaliteit en, in bredere zin, servicekwaliteit zijn ook essentieel. Om er zeker van te zijn dat deze elementen overeenkomen met de verwachte kwaliteitsnormen, kan het bedrijf gebruikmaken van labels, certificeringen of klantbeoordelingen van leveranciers.
De huidige situatie
Het is ook van cruciaal belang om de financiële gezondheid, reputatie en marktpositie van leveranciers te controleren. Hierbij moet er worden gekeken naar hun solvabiliteit, moet er worden gecontroleerd of er rechtszaken lopen tegen het bedrijf, en moet er (wederom) rekening worden gehouden met klantbeoordelingen.
Aanverwante diensten
Bepaalde soorten aankopen vereisen een speciale ondersteuning. Dit kan diverse vormen aannemen:
een klantenservice;
technische ondersteuning;
een reparatieservice;
de inzameling en het hergebruik van producten, enz.
Sommige diensten zijn inbegrepen in de oorspronkelijke prijs, terwijl andere extra kosten met zich mee kunnen brengen.
Innovatie
Innovatie kan ook een rol spelen bij de selectie van leveranciers. Gary Gustafson, directeur van G-Force Consulting, is van mening dat dit criterium een belangrijke rol speelt: "Als een inkoper samenwerkt met een bestaande leverancier die niet bekend is met nieuwe technologieën, kan dit leiden tot een ondermaatse service, omdat de leverancier niet in staat is om met nieuwe ideeën te komen."
MVO
Om de selectie van milieubewuste leveranciers te vergemakkelijk, is het aan te raden om criteria voor maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) op te stellen. Deze criteria kunnen betrekking hebben op duurzame en ethische praktijken van de leverancier, de aanwezigheid van diversiteit en inclusie binnen hr of de certificering van het verantwoorde beleid (EcoVadis, ISO 20400, enz.).
Aanvullende criteria om een leverancier te vinden
Naast deze voorbeelden zijn er natuurlijk nog een heleboel andere criteria:
de betrouwbaarheid van leveringen en levertijden;
de productiecapaciteit;
de locatie;
de technische capaciteit;
de eerdere prestaties;
het garantiebeleid;
het voorraadbeheer;
de betalingstermijnen en -voorwaarden, enz.
Deze criteria verschaffen belangrijke informatie over de diensten die leveranciers kunnen leveren en over de producten die het bedrijf kan kopen. Door deze criteria zorgvuldig te bepalen, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat ze leveranciers vinden met een goede reputatie en de juiste vaardigheden en kennis om hun huidige en toekomstige uitdagingen aan te pakken.
Welke evaluatiemethode(n) kun je gebruiken om leveranciers te vinden?
Zodra de selectiecriteria voor de leveranciers zijn vastgesteld, moet er een evaluatiemethode worden geïmplementeerd. Er zijn verschillende methodes die je kunt gebruiken om leveranciers te vinden die voldoen aan de specifieke behoeften van het bedrijf.
Weging van criteria
Hierbij wordt er op een subjectieve manier bepaald hoe zwaar elk criterium weegt. Vervolgens wordt de prestatiescore van de leverancier vermenigvuldigd met het gewicht dat aan elk criterium werd toegekend. Door deze scores bij elkaar op te tellen, kan het bedrijf de leverancier op een algemene manier beoordelen. Dit proces, dat veel wordt gebruikt door aankoopafdelingen, is sterk afhankelijk van de ervaring en het oordeel van inkopers.
De categorisatiemethode
Het idee is om leveranciers te categoriseren op basis van hun strategische positie en hoe cruciaal hun producten zijn, om zo het leveranciersnetwerk beter te beheren. Er zijn bijvoorbeeld partnerleveranciers, strategische leveranciers, voorkeursleveranciers, nicheleveranciers, lokale leveranciers, algemene leveranciers, enz. Hierbij zijn de selectiecriteria afhankelijk van de categorie waartoe de leveranciers behoren. Door middel van deze criteria kunnen de leveranciers op een duidelijke en systematische manier worden geëvalueerd.
De methode gebaseerd op de totale kosten
Bij deze methode worden de kosten berekend die gerelateerd zijn aan de activiteiten die betrekking hebben op de inkoop. Dit omvat:
het transport en de ontvangst van goederen;
het plaatsen van bestellingen;
kwaliteitscontroles;
enz.
Dit leidt meestal tot discussies en onderhandelingen met leveranciers over de kosten. Hierbij wordt er veelal gebruik gemaakt van twee belangrijke methoden: de methode die betrekking heeft op de totale eigendomskosten (TCO) en de methode die betrekking heeft op de levenscycluskosten (LCC).
De categoriale methode
Deze methode vertrouwt voornamelijk op de ervaring en expertise van de medewerkers van het bedrijf. Hierbij worden medewerkers van verschillende afdelingen (inkoop, kwaliteit, productie, verkoop, enz.) gevraagd om op basis van criteria die zij belangrijk vinden hun mening te geven over een aantal leveranciers en hun prestaties. Tijdens evaluatiegesprekken deelt iedereen zijn mening en wordt er door de inkoper een algemene score vastgesteld op basis van de feedback. Deze relatief eenvoudige methode is gebaseerd op objectieve en subjectieve criteria.
Dit is uiteraard niet een volledig overzicht van de beschikbare methoden. Er zijn veel andere methoden die ook gebruikmaken van kwantitatieve en kwalitatieve parameters om de juiste leveranciers te vinden. Omdat ze allemaal hun eigen voor- en nadelen hebben, is het belangrijk om de methodes aan te passen aan je middelen en je inkoopstrategie.
Voor het langetermijnsucces van je bedrijf is het belangrijk dat je geschikte kwaliteitsleveranciers vindt. Door relevante selectiecriteria te bepalen en de juiste evaluatiemethode toe te passen, kunnen leveranciers op een efficiënte manier worden geselecteerd en kan de basis worden gelegd voor goede leveranciersrelaties. Dit stelt aankoopafdelingen bovendien in staat om weloverwogen beslissingen te nemen om kosten te verlagen en de totale waarde van producten te maximaliseren, terwijl risico's worden beperkt. Met dit uitgangspunt kan er op de lange termijn een betrouwbare, goed presterende toeleveringsketen worden opgezet en beschikken bedrijven over de juiste middelen om deze te onderhouden.
