Als verantwoordelijke voor de externe resources van je bedrijf speelt de aankoopafdeling een belangrijke rol in het onderhouden van de relaties met leveranciers. Die kunnen namelijk een mooi concurrentievoordeel opleveren en het succes van je bedrijf bevorderen. Aankoopafdelingen moeten dus gezonde en duurzame relaties opbouwen met hun leveranciers en dienstverleners. Relaties waar beide partijen baat bij hebben.
Hoe verbeter je de relatie met je leveranciers om waarde te creëren?
Slim en efficiënt werken
De huidige stand van zaken in klant-leveranciersrelaties
Met hun expertise en knowhow creëren leveranciers enorm veel waarde voor een bedrijf. Om hun potentieel ten volle te benutten, moet de aankoopafdeling de juiste voorwaarden scheppen door de relaties met de leveranciers te verbeteren.
Maar de complexe en onzekere situatie op het wereldtoneel heeft voor heel wat verschuivingen gezorgd. Naast problemen in de toeleveringsketen, geopolitieke crises en disruptieve technologieën zien we een paradigmaverschuiving in de relatie tussen leveranciers en opdrachtgevers. Tegenwoordig willen bedrijven de ‘favoriete klant’ van hun leveranciers worden. Een goede band, transparantie en vertrouwen zorgen namelijk voor een vlotte samenwerking en kunnen zelfs van strategisch belang zijn voor een bedrijf.
Het is dan ook essentieel om betekenisvolle partnerschappen op te bouwen met leveranciers en dienstverleners, waarbij de communicatie harmonieus verloopt en elke partij haar verantwoordelijkheid neemt en haar verplichtingen nakomt.
Van leverancier tot partner
De aankoopafdeling investeert in de relatie met leveranciers naargelang het verwachte resultaat en de mate waarin een leverancier kan bijdragen aan het succes van het bedrijf. Er zijn drie soorten relaties:
de zuiver transactionele leveranciersrelatie.
de strategische alliantie: beide partijen werken samen en stemmen hun processen op elkaar af om gemeenschappelijke doelen te bereiken.
Dat brengt ons bij het concept van de ‘extended enterprise’, waarbij leveranciers en dienstverleners samen met het bedrijf bepaalde uitdagingen aangaan. Bij dat concept vormt het ecosysteem van leveranciers een operationeel hulpmiddel voor bedrijven, dat hen op de lange termijn een concurrentievoordeel oplevert.
Hoe optimaliseer je de relaties met leveranciers?
Aankoopafdelingen beschikken over verschillende beproefde methodes om hun relaties met belangrijke leveranciers te verbeteren – en zo waarde te creëren.
Leveranciersrelaties digitaal beheren met behulp van tools
Om het beheer van de leveranciersrelaties te vereenvoudigen en te stroomlijnen, kunnen bedrijven SRM-software (Supplier Relationship Management) aanschaffen. Met dergelijke programma’s kun je realtime alle activiteiten met je partners opvolgen en de processen voortdurend verbeteren. Dit bevordert een gezonde en stabiele relatie.
Risico’s en kansen in kaart brengen
Het is belangrijk om zowel de risico’s die leveranciers meebrengen in kaart te brengen, als de kansen die ze bieden. Zo kun je passende maatregelen nemen. Vervolgens moet je een plan voor continue verbetering opstellen waar iedereen baat bij heeft.
Correcte opstelling van het contract
Bedrijven hebben er alle baat bij om een contract af te sluiten met leveranciers bij wie ze regelmatig aankopen doen. Daarbij is het belangrijk dat het contract eerlijk en evenwichtig is. Het moet zoveel mogelijk details bevatten over de betalingsvoorwaarden, maar ook over de samenwerkingsvoorwaarden, levering, beoordeling, beëindiging ... Op die manier vermijd je eventuele geschillen of verwarring.
Beloften op het gebied van MVO nakomen
Om hun MVO-strategie (maatschappelijk verantwoord ondernemen) kracht bij te zetten, kunnen organisaties ook een verantwoord aankoopbeleid ontwikkelen in samenwerking met hun leveranciers. Zo’n samenwerking komt het hele ecosysteem ten goede en geeft iedereen de kans om zijn steentje bij te dragen.
De indirecte uitstoot die verband houdt met de toeleveringsketen, vertegenwoordigt gemiddeld 80 tot 90% van de totale uitstoot van een bedrijf1. Zo’n samenwerking is dus van cruciaal belang om de MVO-strategie kracht bij te zetten.
Kostenoptimalisatie
Bedrijven kunnen ook samenwerken met hun leveranciers om hun aankoopprocessen te optimaliseren. Welke strategie ze ook kiezen (transacties digitaliseren, kwaliteit verbeteren, leveranciersbestand optimaliseren ...), beide partijen kunnen er voordeel bij hebben in de vorm van kostenbesparingen en betere prestaties.
Download onze whitepaper ‘C-Class aankopen: optimaliseer je leveranciersbestand’
Betalingstermijnen verkorten
Waar leveranciers hun contractuele verbintenissen moeten nakomen, moeten bedrijven de betalingstermijnen van de facturen respecteren en die zoveel mogelijk trachten in te korten. Als er toch betalingsachterstanden zouden ontstaan, is het van essentieel belang om daarover duidelijk te communiceren met de partners. Betrouwbaarheid en transparantie met betrekking tot betalingstermijnen scheppen vertrouwen.
Nieuwe methodes toepassen
Aankoopafdelingen kunnen ook nieuwe soorten samenwerkingen aangaan om bepaalde spelers aan te trekken, zoals start-ups, verenigingen of organisaties die zich bezig houden met integratie op de arbeidsmarkt. Er zijn tal van nieuwe werkwijzen (open innovation, cocreatie, ecodesign) en hefbomen voor ontwikkeling (planning, verbintenissen op de lange termijn) om zulke spelers aan te trekken.
Ten slotte maakt de relatie met de leveranciers integraal deel uit van de immateriële activa van het bedrijf. Het is dus van belang om ze goed te onderhouden en te ontwikkelen in lijn met de bedrijfsstrategie. In die context speelt de aankoopafdeling een verbindende rol bij de strategische uitdagingen op het gebied van aantrekkelijkheid en loyaliteit.
1McKinsey & Company, Buying into a more sustainable value chain, 2021
