Hoe kan facturering op basis van gebruik je aankopen transformeren?

Wat is facturering op basis van gebruik?

Deze factureringsmodellen, ook bekend als ‘doorrekenen op basis van verbruik’, weerspiegelen nieuwe manieren om een product of dienst te ontwikkelen of de waarde ervan in te schatten. Dat biedt een direct antwoord op het concept van de functionele economie, die bestaat uit het verkopen van een gebruiksprestatie (of gebruik) in plaats van het bezit van een goed.

Het gaat dus om een model dat op het principe van dienstverlening is gebaseerd. Bij facturering op basis van gebruik ligt de nadruk niet langer op het verkoopobject zelf, maar op de voordelen die het met zich meebrengt. Anders gezegd: een klant betaalt voor het gebruik van een goed of dienst. Het factureringssysteem is gebaseerd op het verzamelen en analyseren van gebruiksgegevens met behulp van technologieën zoals het IoT (Internet of Things).

Dankzij de nieuwste technologische ontwikkelingen kunnen zelfs de meest tastbare producten op basis van gebruik worden gefactureerd. Er zijn bijvoorbeeld verlichtingsoplossingen waarbij de klant geen lampen als product koopt, maar betaalt voor het licht dat zijn bedrijf verbruikt.

Die logica kan op alle gebieden worden toegepast:

• Het aantal kopieën kan in rekening worden gebracht

• Aantal afgelegde kilometers

• Temperatuurniveaus in gebouwen

• Optimalisatie van energie

Tegenwoordig worden alsmaar meer goederen gefactureerd op basis van gebruik, wat nieuwe mogelijkheden biedt voor de aankoopafdeling.

Voordelen van facturering op basis van gebruik

Dit factureringsmodel biedt bedrijven een aantal voordelen, van het optimaliseren van middelen tot het bijdragen aan de MVO-strategie (maatschappelijk verantwoord ondernemen).

Middelen beheren en optimaliseren

Met facturering op basis van gebruik kunnen bedrijven hun aankopen aanpassen aan hun werkelijke behoeften. In plaats van te investeren in standaardoplossingen met hoge vaste kosten die niet volledig aan hun behoeften voldoen, kunnen bedrijven op maat van hun specifieke verbruik opteren voor producten en diensten. Die verhoogde flexibiliteit brengt een nauwkeurigere toewijzing van financiële middelen met zich mee, wat helpt om verspilling te voorkomen en de operationele efficiëntie en kosten te optimaliseren.

Economische prestaties verbeteren

Dankzij sensoren en datatechnologieën kunnen alsmaar meer producten op basis van gebruik worden gefactureerd. Als gevolg daarvan is de aankoopafdeling vaker in staat om capex (verwerving van vaste activa, d.w.z. zaken die ‘eigendom’ zijn van het bedrijf) om te zetten in opex (bedrijfsuitgaven, d.w.z. kosten die een bedrijf maakt om zijn activiteiten uit te voeren). Dat is een economisch voordeel voor het bedrijf, dat de vaste kosten en investeringen verlaagt.

Bijdragen aan MVO

Natacha Tréhan, professor aankoopmanagement en onderzoeker aan de Université Grenoble-Alpes, legt uit: “Dit model kan deel uitmaken van een milieuvriendelijke benadering in het teken van duurzame waarde en de circulaire economie. Het belang voor de leverancier is hier om zijn machines zo lang mogelijk te laten meegaan, [om de strijd aan te gaan] tegen geprogrammeerde veroudering, om diensten met toegevoegde waarde aan te bieden op het gebied van onderhoud, energiebesparing ... en dat met machines die minder energie verbruiken."

De aankoopafdeling heeft op haar beurt toegang tot indicatoren waarmee ze haar MVO-strategie kan ondersteunen. Dankzij facturering op basis van gebruik kan ze een duurzaam en verantwoord inkoopbeleid bevorderen door:

• te kiezen voor duurzame waarde;

• energie-efficiënte apparatuur te selecteren;

• de CO₂-voetafdruk te verkleinen;

• enz.

Facturering op basis van gebruik: een nieuwe situatie met eigen uitdagingen

Facturering op basis van gebruik komt op als een vernieuwend bedrijfsmodel dat een grote invloed heeft op de manier waarop bedrijven en leveranciers met elkaar omgaan. Daardoor veranderen traditionele verwachtingen en krijgen leveranciers te maken met nieuwe uitdagingen en verantwoordelijkheden. Dit systeem brengt ook contractuele, juridische en gegevensbeschermingskwesties met zich mee die bijzondere aandacht verdienen.

Problemen en uitdagingen van facturering op basis van gebruik in leverancier-klantrelaties

Door facturering op basis van gebruik hebben bedrijven andere verwachtingen van leveranciers. Door dit model zijn leveranciers meer betrokken bij de levering van producten. Het vereist dat leveranciers meer aanvullende diensten leveren, zoals energiebesparing.

Daardoor zijn leveranciers mogelijk bij de hele levensduur van het product betrokken. Ze hebben een grotere verantwoordelijkheid voor de manier waarop de klant de kwaliteit van het product of de dienst waarneemt, zowel voor als na de aankoop. Het model van facturering op basis van gebruik heeft echter nog een aantal belemmeringen die de ontwikkeling ervan in bedrijven soms vertragen.

Contractuele belemmeringen

De servicegerichte benadering die inherent is aan het model van facturering op basis van gebruik, vereist de toevoeging van nieuwe bepalingen. Dat omvat onder andere een dienstenovereenkomst opstellen en geschikte prestatie-indicatoren definiëren.

Juridische belemmeringen

Facturering op basis van gebruik kan bedrijven beletten om te profiteren van de financiële voordelen die ze tot nog toe hadden, aangezien de juridische classificatie de bijbehorende categorie kan wijzigen (activa/passiva). Zo wordt operationele huur als een vaste investering beschouwd, wat het vanuit fiscaal oogpunt minder voordelig maakt.

Belemmeringen rond gegevensbescherming

Producten die op basis van gebruik worden gefactureerd en waarvoor (door de leverancier) gegevens worden bijgehouden, kunnen een risico met zich meebrengen voor betrokken partijen zonder toegang tot die gegevens. Voor hen bestaat de mogelijkheid dat de machtsbalans verschuift. Als reactie daarop moet de inkoopafdeling ervoor zorgen dat de gegevens goed worden beschermd, vooral omdat er oplossingen beschikbaar zijn, zoals het opstellen van contractuele afspraken die precies bepalen hoe de betrokken partijen de gegevens mogen gebruiken.

Het zou jammer zijn als die belemmeringen de voordelen van facturering op basis van gebruik in de weg staan. De inkoopafdeling moet zich goed verdiepen in het nieuwe model en de details ervan, zodat eventuele bezorgdheden worden weggenomen en de voordelen volledig kunnen worden benut.

Door de technologische vooruitgang op het gebied van gegevens wordt het model van factureren op basis van gebruik geleidelijk in alle activiteitensectoren gangbaar. Dat is een van de belangrijkste voorspellingen van het World Economic Forum: tegen 2030 zullen alle producten als diensten worden aangeboden. De inkoopafdeling moet daar volop gebruik van maken om kosten beter te beheersen en de economische prestaties van de organisatie te verbeteren, terwijl ook meer aandacht wordt geschonken aan verantwoord inkopen. Door die benadering toe te passen, zullen bedrijven anders omgaan met inkopen en zich klaarstomen op duurzame groei in een voortdurend veranderende omgeving.