Goed werken door goed samen te werken

Sinds de lockdown zijn Teams, Drive, Trello, Slack, Zoom, Hangouts enzovoort een bekend begrip geworden. Met meerdere mensen tegelijk aan één document werken, op afstand een strategisch plan ontwikkelen – het is allemaal mogelijk dankzij samenwerkingstools. Volgens een onderzoek van OpinionWay dat nog voor de lockdown werd gehouden,[1]vindt zelfs 40 % van de werknemers dat samenwerkingsgericht werken essentieel is bij de ontwikkeling en uitvoering van projecten. 95 % denkt dat samenwerking tussen individuele medewerkers niet alleen hun creativiteit, maar ook hun productiviteit en welzijn ten goede komt. Maar die samenwerking moet wel goed gebeuren! Je moet niet alleen weten hoe je samenwerkingstools moet gebruiken, de hele manier van werken moet anders.

Minder vergaderen, meer samenwerken

Samenwerken kan niet zonder vergaderen. Toch gaan die twee zaken niet altijd even goed samen. Een gemiddelde werknemer heeft minstens twee vergaderingen per week, die in totaal 4,5 uur in beslag nemen. Dat komt neer op bijna drie weken per jaar. En voor leidinggevenden geldt zelfs het dubbele!

Maar slechts de helft van deze vergaderingen (52 % om precies te zijn) wordt als productief ervaren, doordat er geen duidelijke agenda is of omdat er geen formele beslissingen worden genomen. 15 % van de deelnemers is niet overtuigd van het nut om vergaderingen bij te wonen. 44 % benut vergaderingen om aan andere zaken te werken of e-mails te versturen.[2]

Het goede nieuws is dat samenwerkingstools een positief effect hebben op de vergaderobsessie. Gedeelde werkruimten maken het mogelijk dat meerdere mensen op afstand aan hetzelfde document werken, tegelijkertijd of op verschillende tijdstippen. Iedereen kan betrokken zijn, de status van het werk bekijken of deelnemen aan het overleg op een tijdstip dat hem persoonlijk het beste uitkomt, zonder daarvoor de eigen werkplanning te hoeven omgooien.

Meer samenwerking: meer vertrouwen en hogere productiviteit

Als ze op de juiste manier worden ingezet, kunnen samenwerkingstools veel voordelen bieden. Zo denkt 69 % van de gebruikers dat samenwerking een sterk positief effect heeft op kennisuitwisseling. 65 % ervaart een hogere productiviteit, maar ook grotere motivatie binnen teams wordt genoemd (60 %)[3].

Naast tijdswinst hebben samenwerkingstools nog andere voordelen: ze dragen bij aan vertrouwen en transparantie. Als meerdere mensen wijzigingen kunnen aanbrengen in een document dat via de cloud gedeeld wordt, moet er in vergaderingen wel onderling vertrouwen zijn. Om samenwerkingstools effectief te kunnen gebruiken, zijn goede communicatie én enige welwillendheid onmisbaar.

In een onderzoek in samenwerking met Ipsos[4] naar samenwerkingsgericht werken benadrukte Xavier Ginoux, CEO van OpenMind Kfé, dat “de uitdaging bij samenwerkingsgericht werken ligt in het menselijk maken van de relaties tussen bedrijf en medewerkers. Die menselijkheid zorgt ervoor dat medewerkers van een simpel radertje in het grote geheel veranderen in echte belanghebbenden, van wie de kennis, ideeën en ambities serieus worden genomen.” Kort gezegd werken samenwerkingstools inclusie in de hand. En dat is eigenlijk nogal een paradox voor hulpmiddelen die vooral zijn ontwikkeld om werken op afstand te stimuleren.

Samenwerkingsgericht leidinggeven

Samenwerkingstools functioneren pas optimaal als leidinggevenden er hun steun aan geven. “Op voorwaarde dat het wordt gecombineerd met een culturele, organisatorische omslag binnen het bedrijf, wordt samenwerkingsgericht werken breed ervaren als een positieve invloed op het dagelijkse werk”, zegt Julia Pironon, Customer Relationship Manager bij Ipsos LEAD. “Dit geldt vooral voor kennisuitwisseling, maar net zo goed voor productiviteit[5].”

De belangrijkste belemmering voor het gebruik zit hem echter niet in het al dan niet beschikbaar zijn van samenwerkingstools. Maar liefst 74 % van de werknemers vindt zelfs dat ze voldoende toegang hebben tot dit soort tools. Van hen geeft echter 43 % aan dat het belangrijkste obstakel voor samenwerking is dat medewerkers of leidinggevenden (35 %) te weinig betrokken zijn. Tot slot vindt 34 % van de medewerkers dat een onjuiste leiderschapsstijl samenwerkingsgericht werken flink in de weg kan staan. Het gaat hier om cijfers uit onderzoeken die enkele weken vóór de lockdown zijn uitgevoerd. Maar dat doet niets af aan de trend die ze laten zien. Deze ontwikkelingen verdienen daarom onze blijvende aandacht als de wereld na corona terugkeert naar normaal.

Veel innovatieve oplossingen kunnen we nu al toepassen om het samenwerkingsproces soepel te laten verlopen en synergie te creëren. We kunnen bijvoorbeeld de grootte van teams aanpassen. Een ideaal aantal waarmee goed kan worden samengewerkt, is maximaal vier tot zes personen. Nu bestaan de meeste teams op het werk echter nog vaak uit meer dan zeven mensen[6].

Je hoeft niet de hele tijd samen in één ruimte te zijn om goed te kunnen samenwerken! Integendeel, scheiding aanbrengen binnen de werkomgeving, interne mobiliteit stimuleren en zzp’ers opnemen in teams zijn uitstekende manieren om een samenwerkingsgerichte mindset te creëren. Dat mensen thuis blijven werken, vormt niet langer een belemmering. 93 % van de werknemers[7] denkt zelfs dat werken op afstand prima aansluit op de uitdagingen die samenwerking met zich meebrengt.

[1] Onderzoek door OpinionWay voor Slack – Leidinggevenden in het bedrijfsleven, nieuwe technologieën en samenwerking binnen bedrijven, februari 2020.

[2] De hier vermelde cijfers zijn afkomstig uit een onderzoek van OpinionWay naar problemen met samenwerkingsgericht werken binnen bedrijven, uit mei 2017.

[3] Samenwerkingsgericht werken in bedrijven – percepties, uitdagingen en methoden, Ipsos – OpenMind Kfé, 18 januari 2018

[4] Ibid.

[5] Ibid.

[6] Onderzoek naar samenwerking op het werk, Fabernovel Institute – BAP – april 2018

[7] Ibid.