E-procurement of onlinebevoorrading bestaat al meer dan twintig jaar op de markt voor softwarepakketten. Vandaag kiezen veel grote bedrijven voor e-procurementtools om hun aankopen te rationaliseren, meer bepaald hun indirecte aankopen. E-procurement klinkt technisch, maar duidt gewoon op een volledige digitalisering van het aankoopproces. Het systeem ‘procure to pay’ (letterlijk ‘van aankoop tot betaling’) omvat het selecteren van producten, het verzenden van de bestelling en de facturen. We lichten een tipje van de sluier op over e-procurement en de grote trends.
E-procurement, waar staan we vandaag?
Slim en efficiënt werken
Wat is e-procurement precies?
E-procurement is een transactie tussen twee bedrijven waarbij de aankoper de producten van een verkoper kan bekijken en meteen een bestelling plaatst volgens een welbepaalde aankoopprocedure.
Dankzij e-procurement worden de zoektocht naar producten, het plaatsen van een bestelling (e-order) en/of de facturering (e-invoice) elektronisch beheerd en gecentraliseerd bij beide bedrijven.
E-procurement maakt het dus mogelijk om: – leverancierscontracten te beheren; – de bestel- en goedkeuringstermijnen te verkorten; – de kosten van het aankoopproces te drukken.
Procure-to-pay: drie grote fases
Toegang tot het aanbod
Elke transactie begint met het zoeken naar de gewenste producten. Aankopers kunnen twee e-procurementoplossingen gebruiken:
De gehoste catalogus of e-cat is een lijst met producten die overeenkomstig de contractuele bepalingen worden gefabriceerd door de leverancier en die in de aankoopsoftware van de klant worden geladen.
De Punch-Out is een interface tussen de website van de leverancier (altijd met toepassing van de contractuele bepalingen) en de aankoopsoftware van de klant.
Er bestaan ook nog andere oplossingen zoals een online workflow, die Manutan heeft ontwikkeld voor klanten die geen ERP-software of e-procurementmodule hebben in hun informatiesysteem.
Elektronische bestelling
Zodra de aankoopaanvraag is goedgekeurd, verandert ze in een bestelling die kan verzonden worden via:
EDI (Electronic Data Interchange) of marktplaatsen.
Dit betekent dat de aankoopoplossing van de klant de goedgekeurde bestellingen rechtstreeks, of dankzij die tussenbedrijven (marktplaatsen), doorgeeft aan het informatiesysteem van de leverancier.
Gedigitaliseerde factuur
Zodra de bestelling is verzonden, rest er enkel nog de facturering! Deze fase verloopt via een externe vertrouwenspersoon (opnieuw een tussenbedrijf) om de facturen te certificeren, te archiveren en te verzenden naar de klant.
Het gebruikte formaat kan verschillen:
EDI
E-mail met pdf en elektronische handtekening
E-mail met pdf maar zonder handtekening
Belangrijke trends
De enquête van Tendances Achats ‘E-procurementoplossingen: prioriteiten en hefbomen voor procurementafdelingen’ door Ivalua uit 2015 geeft een beeld van hoe bijna tweehonderd grote Europese en Amerikaanse bedrijven met grote budgetten (waarvan meer dan 3/4 meer dan 100 miljoen euro uitgeeft) deze tools gebruiken.
E-procurement ten dienste van indirecte aankopen
Vandaag heeft 86 % van de bevraagde bedrijven al een e-procurementtool gebruikt op hun aankoopafdeling. Via die oplossingen beheren die bedrijven grotendeels uitsluitend hun indirecte aankopen (82 %), maar ook hun algemene aankopen, zowel directe als indirecte (18 %).
E-procurement: welke voordelen?
Het eerste voordeel dat procurementafdelingen met e-procurement voor ogen hebben (87 %), is een beter beeld krijgen van het hele procure to pay-proces (P2P). Met e-procurement kunnen ze namelijk hun consumptie bijsturen, hun keuze van leveranciers herzien en nieuwe mogelijkheden ontdekken.
Het tweede voordeel van e-procurement is tijdwinst volgens 75 % van de bevraagde personen. Met enkele kliks plaatsen aankopers een bestelling op een handig platform dat dicht bij het b2c-universum aanleunt. Bovendien gebeurt dat altijd automatisch volgens de overeengekomen voorwaarden.
Hetzelfde geldt voor de bestelling of de gedigitaliseerde factuur. Onderling verbonden informatiesystemen bieden het voordeel dat elke manuele invoer en verzending van gegevens wegvalt!
Voor grote bedrijven die veel aankopen is e-procurement een onmisbare tool geworden om te besparen en processen te optimaliseren! De mogelijkheden zijn legio en de oplossingen passen zich aan alle behoeften aan. Meer nog: sommige leveranciers zoals Manutan begeleiden hun klanten hierbij en passen zich snel en flexibel aan hun aankoopprocessen aan.
