Vandaag de dag zijn tal van ondernemingen de weg naar transformatie ingeslagen door hun processen te digitaliseren en te automatiseren. Vooral de transactieprocessen, die tijdrovend en repetitief zijn en geen echte toegevoegde waarde bieden, zijn de ideale kandidaten om de eerste stap op deze weg te zetten.
Om ze daarbij te helpen, kiezen de ondernemingen voor e-procurementoplossingen[1] om de aankopen bij hun leveranciers te digitaliseren en zo hun Procure-to-Pay-proces (P2P) te stroomlijnen. Deze oplossingen, die tot besparingen en algemene efficiëntie leiden, hebben we vooral de voorbije jaren zien opduiken. Op het eerste gezicht lijkt de werking van e-procurement misschien een kluwen met een hele reeks mogelijke tools. Wij helpen je om dit te ontwarren door de grote stappen van e-procurement en de belangrijkste voordelen ervan duidelijk toe te lichten.
Digitalisering van het aankoopproces in drie stappen
Om het aankoopproces te kunnen automatiseren moeten ondernemingen drie belangrijke stappen volgen.
Stap 1: toegang tot het aanbod
Om te beginnen, moeten de gebruikers toegang krijgen tot producten op maat. Die producten worden aangeboden door vooraf goed gecontroleerde leveranciers en tegen contractuele voorwaarden (kortingen, productuitsluitingen, verzendkosten enz.) die door hun aankoopdirectie zijn overeengekomen.
Toegang krijgen de gebruikers via:
De webshop[ 2 ] van de leverancier: deze oplossing is snel en eenvoudig te creëren en brengt geen extra kosten mee voor de ondernemingen.
Een elektronische catalogus: ja, dit vergt meer resources en een aanzienlijke investering, maar met een elektronische catalogus kunnen ondernemingen veel verder gaan in de digitalisering en automatisering van het volledige Procure-to-Pay-proces (inclusief plaatsing van bestellingen en ontvangst van facturen).
Er zijn twee grote categorieën van elektronische catalogi:
De Punch-Out: met deze ‘dynamische’ elektronische catalogus hebben ondernemingen realtime toegang tot een bijgewerkt aanbod (prijs, beschikbaarheid van de voorraad, leveringsdatum enz.). Dit type catalogus is vooral geschikt voor uitgebreide productlijsten en zo worden aankopen bij niet vooraf gecontroleerde leveranciers vermeden.
De hosted catalog: deze ‘statische’ elektronische catalogus geeft bedrijven toegang tot een gedefinieerd aanbod, waardoor de stabiliteit van de overeengekomen prijzen wordt gegarandeerd. Deze oplossing is vooral geschikt voor beperktere productlijsten.
De gebruikers kunnen dan hun producten kiezen en hun winkelmandje vullen, dat vervolgens verandert in een aankoopaanvraag. Die aanvraag komt dan automatisch in het informatiesysteem terecht en kan zo de goedkeuringsprocedure doorlopen om zodoende een bestelling te worden. Om de bestellingen te groeperen en de leveringen efficiënter te maken, wordt er meestal een minimumbedrag per bestelling vastgelegd in de tool.
Stap 2: de bestelling
Zodra de bestelling goedgekeurd is, wordt ze in de vorm van een elektronisch document doorgegeven aan de leverancier in kwestie via EDI (Electronic Data Interchange). Ter herinnering: EDI is de uitwisseling van gestandaardiseerde elektronische documenten tussen twee handelspartners, van computer naar computer. Dit systeem werkt met een rechtstreekse verbinding of een P2P-oplossing.
In deze stap, e-ordening genoemd[ 3 ], wordt de bestelling rechtstreeks in de informatiesystemen van de partners opgenomen, wat de verwerkingssnelheid en de kwaliteit ten goede komt. De bestelde producten worden vervolgens voorbereid en naar de onderneming gestuurd.
Stap 3: de factuur
Na ontvangst van de goederen ontvangt de onderneming ook de factuur van de leverancier. De digitale factuur is een elektronisch document (via EDI) of een pdf-bestand, gecertificeerd door een externe vertrouwenspersoon. Een factuur via EDI wordt automatisch gekoppeld aan de bestelbon, zonder enige menselijke tussenkomst. De onderneming kan dan de leverancier betalen.
Voordelen van digitalisering van het aankoopproces
Aankoopdirecties staan voor tal van uitdagingen om hun concurrenten voor te blijven en de digitalisering van de transacties kan daarbij een cruciale rol spelen.
In de eerste plaats omdat de digitalisering van de aankopen zal leiden tot een optimalisatie van de totale aankoopkosten van de goederen en/of diensten die de onderneming aankoopt. Niet alleen zullen de kosten van elke transactie dalen, maar de bestellingen zullen ook meer gegroepeerd worden. Resultaat: een besparing van tot 80%[ 4 ]!
Via dit digitaliseringsproject trachten de aankoopdirecties ook de productiviteit een boost te geven en tegelijk de tevredenheid van de interne klanten te vergroten. Door de digitalisering en automatisering (tot op zekere hoogte) van de processen zullen tal van spelers kostbare tijd besparen:
Vereenvoudigd dagelijks beheer voor de aankoopdienst;
Beperktere verwerking van facturen van leveranciers en klachten voor de boekhouding;
Vlottere opzoeking van producten voor de gebruikers …
Dankzij de e-procurementoplossing zullen de aankoop- en financefuncties ook een duidelijker beeld krijgen van de uitgaven van de onderneming. En dat maakt dan weer de weg vrij om deze uitgaven onder controle te houden en in de toekomst beter te doen.
Tot slot sluit de digitalisering van het aankoopproces ook aan bij de milieustrategie. Bij digitale transactieprocessen komen er immers minder broeikasgassen vrij dan bij de traditionele processen met hun papierverbruik, verzending van brieven, enz.
Zoals je ziet, is de digitalisering van de transacties een eerste stap op weg naar de digitale transformatie van de aankoopfunctie. We willen hierbij zeker ook vermelden dat een dergelijk project een echt change management vereist. Enkele essentiële hefbomen om dit project tot een goed einde te brengen: de instemming van de interne stakeholders en de betrokkenheid van de leveranciers.
Meer informatie over de digitalisering van de transacties vind je in onze gratis whitepaper.
[ 1 ] Digitalisering van de aankopen
[ 2 ] Onlinewinkel
[ 3 ] Elektronische bestelling
[ 4 ] Manutan Groep, interne gegevens
