Misschien is volledig papierloos werken nog geen optie in jouw organisatie, maar een digitaal archief aanleggen vormt sowieso een belangrijke eerste stap. Waarom een digitaal archief nuttig is? De voordelen zijn legio. Denk aan plaatsbesparing, meer overzicht (en dus de mogelijkheid om informatie sneller op te zoeken), het feit dat je altijd een actuele versie van elk document bij de hand hebt, en ga zo maar door. Maar hoe begin je eraan om je archiefdocumenten te digitaliseren?
Digitaal archief: documenten digitaliseren doe je zo
Slim en efficiënt werken
Met welke regels moet je rekening houden?
De regels waarmee je rekening moet houden bij de digitalisering van je archief zijn vastgelegd in de Digital Act of de Belgische wet van 21 juli 2016 tot uitvoering en aanvulling van de eIDAS-verordening en tot regeling van de elektronische archivering. Die vertaalt de eIDAS-verordening (de Europese verordening betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties) naar de Belgische context.
De belangrijkste vereiste is dat je de authenticiteit moet kunnen aantonen van alle documenten die je digitaal archiveert. De herkomst moet duidelijk zijn, net als het feit dat de inhoud niet gewijzigd is (de wet spreekt van “een getrouw en duurzaam afschrift”). Maak je echter geen zorgen: hier bestaat gespecialiseerde software voor.
Voorbereidingen treffen
Bij de digitalisering van je archief komt meer kijken dan je misschien denkt. Je moet ruimte vrijmaken voor de nodige scanners (die je eventueel ook kunt huren) en medewerkers zorgvuldig briefen. Zij moeten, afhankelijk van de structuur die je verkiest, papieren in een bepaalde volgorde klaarleggen, en alle nietjes en paperclips verwijderen.
Welke documenten eerst digitaliseren?
Ben je van plan om de nieuwste archiefdocumenten eerst te scannen? Dat kan, maar nog beter is het om selectief te werk te gaan en de waarde van de documenten te laten doorwegen. Archiefstukken die medewerkers nog vaak nodig hebben, krijgen dan voorrang op documenten die misschien wel nieuwer zijn, maar die amper gebruikt worden. Sommige documenten kun je ondertussen misschien ook gewoon vernietigen? Dit zijn alvast de wettelijke eisen voor bedrijfsarchieven (zowel digitaal als op papier):
Een belastingaangifte moet je zeven jaar bijhouden
Facturen moet je tien jaar bewaren (andere betalingsbewijzen hebben andere termijnen, zoals een jaar voor transportfacturen en twee jaar voor nutsvoorzieningen)
Op sociale documenten kleeft een bijhoudtermijn van vijf jaar
Verzekeringsdocumenten hou je tien jaar bij
Notariële akten moet je levenslang bewaren
De documenten die je gescand hebt, mogen weg. Als je ze toch zou willen bijhouden, dan moet je goed aangeven welke documenten je nu al gedigitaliseerd hebt en welke niet. Bewaar de eerste categorie eventueel apart om dubbel werk te vermijden, in duidelijk gelabelde ordners of archiefdozen.
Een scan policy kan ook helpen: zo’n policy bepaalt wie wat moet digitaliseren en hoe.
Dataopslag voor je digitaal archief
Waar schrijf je de gescande documenten vervolgens weg? Veel bedrijven zweren vandaag bij opslag in de cloud, maar je kostbare documenten op een tastbare externe harde schijf hebben staan is toch vaak een extra geruststelling, zeker als je die schijf vervolgens bewaart in een kluis of brandkast.
Wil je meer tips om slim en efficiënt te werken? Lees dan ook onze andere blogs of contacteer de helpdesk voor advies over handige hulpmiddelen voor je magazijn, werkplaats of kantoor.
