In rustiger tijden hebben de aankoopmanagers al ruimschoots getoond dat ze bedrijven helpen te innoveren en groeien. Vandaag, tijdens deze COVID-19-crisis, kunnen ze hun snelle reactievermogen inzetten om de schok te dempen en originele oplossingen te vinden voor noodsituaties.
COVID-19: de drie prioriteiten van de aankoopmanagers
Slim en efficiënt werken
De aankoopmanagers aan de frontlinie van de COVID-19-crisis richten zich namelijk op drie prioriteiten om ervoor te zorgen dat hun bedrijven aan de slag kunnen blijven:
de veiligheid van het aankoopteam garanderen vanaf de eerste dag van de lockdown;
een antwoord bieden op nieuwe behoeften;
strategische leveranciers ondersteunen om samen gepast te reageren op de crisis.
Het team in veiligheid houden
Als reactie op de lockdown ging het aankoopteam telewerken.
Door deze veiligheidsverplichting moesten de inkoopmanagers het werk van het aankoopteam snel reorganiseren:
de operationele capaciteit verhogen voor iedere medewerker van de aankoopafdeling;
het gezamenlijke werk organiseren, met teamroutines en regelmatige check-ins, om zo de samenhang van de aankoopafdeling te behouden;
de integratie van de aankoopafdeling in het wereldwijde informatiesysteem van het bedrijf in stand houden.
De robuustheid en wendbaarheid van de e-procurementoplossingen hebben het aankoopteam geholpen hun activiteit in de best mogelijke omstandigheden voor te zetten.
Zo konden de aankoopmanagers vanaf de eerste uren van de COVID-19-crisis in Europa terugvallen op een sterke en praktische strategische visie. Ze hebben geen krimp gegeven!
Inspelen op nieuwe behoeften
De COVID-19-crisis was al even aan de gang toen de Franse teams in lockdown gingen. Door de ontwikkelingen in Azië konden de aankoopmanagers op bepaalde gevolgen van de epidemie anticiperen.
Dankzij die ‘voorsprong’ konden ze in een vroeg stadium de eerste preventieve maatregelen treffen om de essentiële bedrijfsprocessen in stand te houden. Maar de schok na de afkondiging van de noodtoestand in Frankrijk was zo groot, dat er grotendeels moest worden geïmproviseerd.
De aankoopmanagers moesten met spoed reageren op verstoringen in de keten binnen het ecosysteem:
beperking of onderbreking van de betrekkingen met Azië;
volledige of gedeeltelijke sluiting van vele leveranciers;
strenge beperkingen op het verkeer van goederen die als niet-essentieel worden beschouwd.
De aankoopmanagers moeten onderbrekingen in de toeleveringsketen overbruggen door alternatieve oplossingen te bedenken, zoals nieuwe aankoopkanalen.
Twee ongewone situaties stellen de aankoopteams inderdaad voor nieuwe uitdagingen:
de zoektocht naar en de levering van persoonlijke beschermingsmiddelen die zijn aangepast aan preventieve handelingen en procedures;
de zoektocht naar en de levering van componenten aan de vele bedrijven die aan de ‘oorlogsinspanning [1]’ bijdragen door hun logistieke of productiesystemen om te gooien.
Het ecosysteem in stand houden
Om de COVID-19-crisis het hoofd te bieden, werken de aankoopmanagers nauw samen met hun belangrijkste partners:
door de toeleveringsketen in stand te houden met de hulp van leveranciers die hun goederen of diensten kunnen blijven leveren;
door samen met alle leveranciers de terugkeer naar een normalere toestand voor te bereiden, ook met de bedrijven die hun activiteiten geheel of gedeeltelijk hebben stopgezet.
De aankoopmanagers kunnen op drie manieren samenwerken met de belangrijkste partners van het bedrijf:
de strategische leveringen en de toewijzing ervan dagelijks opvolgen, rekening houdend met de veranderingen in de manier waarop industriële ondernemingen hun productie organiseren;
dezelfde aanpak hanteren voor de voedselketen, met bijzondere aandacht voor bijvoorbeeld drive-ins;
de partners die het zwaarst zijn getroffen door de COVID-19-crisis ondersteunen, bijvoorbeeld door bepaalde producten vaker te bestellen (verse Franse producten verkiezen boven supermarkten) en uiteraard de betalingsketen in het bijzonder veilig te maken.
Uit het voorgaande kunnen we concluderen dat er voor de aankoopmanagers een strategische rol is weggelegd tijdens de COVID-19-crisis. De noodsituatie en de behoefte aan krachtige maatregelen tonen aan dat aankoopmanagers zelfs in moeilijke tijden passende antwoorden moeten kunnen aanreiken op de uitdagingen waarmee ze te maken krijgen. **Binnenkort, wanneer de crisis is overwonnen, zullen zij een toeleveringsketen helpen op te bouwen die veerkrachtiger is dan ooit**.
Bron: [1] Bijna driehonderd Franse fabrieken in volle ‘oorlogsinspanning’ – Les Échos/26 maart 2020
