Heeft jouw organisatie de overtuiging om te willen uitblinken in de dienstverlening naar klanten? Is jouw doel om alles in één keer goed, op tijd en tegen een uitstekende prijs te doen? Als je bedrijfsstrategie ‘Operational Excellence’ is, dan kun je niet zonder de 5s verbetermethode. 5s is een methode binnen Lean Management om de werkplek te organiseren. Deze methode wordt ook wel 5s Housekeeping genoemd.
Het belang van een propere en opgeruimde werkplaats volgens 5S
Slim en efficiënt werken
De methode is gericht op het verbeteren van de prestaties van de organisatie met de werkplek als uitgangspunt. 5s staat voor scheiden, sorteren, schoonmaken, systematiseren en standhouden. Door het verbeteren van orde en netheid worden verliezen en verspilling geminimaliseerd en de basis gelegd voor betere kwaliteit, veiligheid en productiviteit.
Verander de omgeving en het gedrag verandert mee
Gedragsverandering in organisaties is lastig te bewerkstelligen en vergt veel overtuigingskracht. Een eenvoudigere manier om gedrag te veranderen is het aanpassen van de omgeving. Een rommelige en onoverzichtelijke werkomgeving zorgt voor ander gedrag dan een propere, opgeruimde omgeving.
Wanneer wordt het tijd te veranderen?
Tekenen dat je werkplek of werkproces niet efficiënt georganiseerd is, zijn bijvoorbeeld:
Je moet voorafgaand aan een klantbezoek eerst op zoek naar een schoon stofdoekje of schoonmaakdoek om te poetsen
Je hebt veel (korte) machinestilstanden
Je moet regelmatig op zoek naar gereedschappen
De afvalbakken zijn regelmatig vol
Je hebt te maken met lange ombouwtijden omdat je moet zoeken naar onderdelen, er zijn onderdelen die nog zuiver gemaakt moeten worden en omdat sommige onderdelen beschadigd zijn.
Je doet het samen
5s is een teamactiviteit, iedereen doet mee. Het is een praktische methode met een zichtbaar resultaat dat aanspoort tot verbeteractiviteit. Geef bij de introductie van 5s duidelijk aan dat er voordelen zijn te behalen voor klanten, de organisatie, maar ook voor jezelf. Jij ondervindt er ook plezier van als je geen tijd meer verliest met het zoeken naar juiste informatie, spullen zoals kantoorbenodigdheden en gereedschappen, of dat je machines proper zijn en maximaal presteren.
Leg uit waarom je verandert
Voordat je begint met het implementeren van de 5s-methode is het zoals eerder besproken essentieel om te weten waarom je de werkplaats georganiseerd wilt hebben. Niet iedereen zal namelijk meteen enthousiast reageren en terecht zullen vragen gesteld worden als ‘Waarom gaan we dit doen?‘ en ‘Wat heeft het voor zin?’. Het is dus naast benoemen van de voordelen van belang dat vanuit de directie of het management een eenduidig antwoord komt op deze vragen. En dat je één visie, één heldere lijn en één werkwijze stimuleert. Een optimalisatieslag volgens 5s begint namelijk vanuit organisatiedoelstellingen en -ontwikkeling.
De eerste stappen
De grote schoonmaak: allereerst bepaal je welke spullen je nooit gebruikt en overbodig zijn: deze moeten direct uit beeld, letterlijk. Wat er overblijft rangschik je volgens een nieuwe logische indeling, in bijvoorbeeld een werkplaatskast, die je samen met je medewerkers bepaalt. Als team kom je tot de ideale werkplek zoals die eruit moet zien. Dan begint het schoonmaakproces.
Hoe ziet een nette werkplaats er uit?
Er ligt niets overbodigs
Het is er onberispelijk proper en opgeruimd
Het benodigde papierwerk is minimaal en eenvoudig
Tijd die nodig is om spullen of informatie te zoeken is maximaal 30 seconden
Tijd die nodig is om spullen en informatie op de juiste plek op te bergen is maximaal 30 seconden
Er is een duidelijke standaardwerkwijze
De werkplek is zo overzichtelijk, dat afwijkingen direct opvallen
Zowel de ongeorganiseerde als de supernette werknemer zal zich moeten aanpassen aan de lijn die vanuit organisatieoogpunt wordt bepaald. Om je werknemers mee te krijgen is het van belang dat je zelf het goede voorbeeld geeft. Alleen dan kun je mensen aanspreken op hun gedrag en hen motiveren zich aan te passen aan de nieuwe werkprocessen.
Manutan helpt je graag
In dit artikel heb je gelezen waarom een propere en opgeruimde werkplaats zo belangrijk is. Wil je weten welke schoonmaakmiddelen en producten je altijd op voorraad moet hebben zodat je werkplaats ook proper blijft? Lees dan het artikel ‘In 5 stappen naar een opgeruimde werkplaats’. Kijk ook eens op onze shop manutan.be, onze blog boordevol tips of contacteer de helpdesk voor meer informatie over slim en efficiënt werken.
