Door hun niet-strategische aankopen beter te organiseren, kunnen bedrijven jaarlijks veel geld besparen. Uit recent onderzoek* van Manutan blijkt dat ruim 57% van de aankopers overwegend ad hoc bestelt. De meerderheid maakt wel regelmatig een ‘rondje’ of bundelt bestellingen, maar heeft geen jaarplanning. Ruim 18% bepaalt vooraf zelfs geen aankoopbudget, er wordt besteld naar behoefte. Volgens Ramon Kok, Managing Director Benelux, UK & Germany van Manutan, kost dat bedrijven jaarlijks handenvol geld. “Door ongestructureerd aan te kopen, gaat veel geld verloren”, stelt hij. “Niet alleen zijn de beheerskosten veel hoger, incidentele aankopen zijn ook duurder. Zeker als het items betreft die dringend aangeschaft moeten worden. De prijs speelt dan vaak geen enkele rol meer.”
Ad hoc aankopen kost bedrijven elk jaar handenvol geld
Slim en efficiënt werken
Slechts 11% heeft een jaarplanning
Zo’n 22% van de aankopers bestelt slechts enkele maanden vooruit. Ruim 57% koopt op nog kortere termijn aan door direct te reageren op ad hoc vragen, ad hoc bestellingen te bundelen of door zelf een rondje te maken met de vraag wat men binnen afzienbare tijd denkt nodig te hebben. Bijna 8% leunt op de leverancier die aangeeft wanneer producten besteld zouden moeten worden. Ook niet meer dan 11% geeft aan vast te houden aan een jaarplanning, waar niet van afgeweken wordt. In veel gevallen houdt men bij het aankopen dan geen rekening met de seizoenen. Al verschilt dit wel per branche blijkt uit het onderzoek: in de industrie houdt 38,5% geen rekening met het seizoen, in de bouw is dat 30%, bij logistiek & transport 33,9% en in de dienstverlening 37,5%. “Dit betekent”, stelt Kok, “dat producten zoals strooizout, beschermende kleding of ventilatoren pas op het laatste moment worden aangeschaft. Wanneer ze echt noodzakelijk zijn dus. Men moet dan snel op zoek naar een leverancier. De aankoopprocedure loopt vervolgens vaak buiten het normale bestelproces om en vanwege de grote vraag is de prijs vaak een gegeven, waarover niet onderhandeld kan worden.”
Ad hoc aankopen zijn niet te controleren
“We weten dat ad hoc aankopen juist bij de niet-strategische producten plaatsvindt”, stelt Kok. “Dat is begrijpelijk, omdat deze producten geen invloed hebben op het primaire productieproces van bedrijven. Ze zijn echter wel van belang voor de bedrijfsvoering. Veel bedrijven structureerden daarom al een groot deel van hun niet-strategische aankopen en besparen op die manier veel geld. Maar ad hoc aankopen komen nog steeds veelvuldig voor en onttrekken zich doorgaans aan het interne proces. Met alle financiële gevolgen van dien. Ze ontsnappen volledig aan de controle van het aankoopmanagement, met name bij bedrijven met meerdere vestigingen.”
Oplossingen
“Gelukkig zijn er goede oplossingen voor dit probleem: Een digitaal platform zorgt ervoor dat de gebruiker alle gewenste producten vindt bij één centrale leverancier. Die opzet stelt een bedrijf in staat om direct interessante kortingen, geldend voor alle producten, te bedingen. En“, zo vervolgt Kok, ”de aankoop wordt bovendien volledig geautomatiseerd als dit platform gekoppeld wordt aan het ERP systeem van de afnemer. Na de bestelling verloopt het hele proces dan volledig automatisch. Een andere oplossing zijn de zogenaamde vending machines op de werkplek. Daarmee zijn alle relevante producten direct beschikbaar. Een persoonlijke keycard biedt de gebruiker toegang tot het apparaat. De machine is verbonden met het systeem van de leverancier die er op zijn beurt tijdig voor zorgt dat er nooit ‘nee’ verkocht hoeft te worden. Ook dit proces verloopt compleet automatisch.”
*) Onderzoek in opdracht van Manutan onder 359 werknemers die besteller zijn en/of verantwoordelijk voor de aankoop van bedrijfsbenodigdheden in de branches industrie, bouw, logistiek & transport en dienstverlening.
