Aankopers weten precies waar de zwakke plekken zitten en wat er onverwacht zomaar op kan zijn. Alle reden dus om daarop in te spelen. Uit hetzelfde onderzoek van Manutan blijkt dat aankopers niets zo vervelend vinden als collega’s teleur moeten stellen. En andersom: ruim 30 procent zegt er ‘een kick van te krijgen om vragen vanuit de organisatie voor te zijn’.
Aankopers hoeven niet zo nodig in de spotlights te staan. De meesten zijn het liefst stille krachten, die er gewoon voor willen zorgen dat alles op wieltjes loopt. Desnoods met een geheime voorraad. Ook complete jaarvoorraden van basisbenodigdheden zijn niet ongebruikelijk: maar liefst een derde van de ondervraagden bestelt op deze manier. Hoewel het heel gebruikelijk is onder aankopers, is het vaak niet efficiënt. Het scheelt misschien tijd en niemand vindt niet wat hij zoekt, maar tegelijkertijd ontstaan er vaak op allerlei plekken in het bedrijf stapels spullen, zonder dat er een goed zicht is op hoeveelheden en afname.
Rondjes maken en anticiperen
Vooruitdenken is dan ook essentieel in het werk van de aankoper. Zo kan er al ruim van tevoren worden ingespeeld op de seizoenen: strooizout als de winter voor de deur staat, zakdoeken en desinfecteermateriaal voordat het griepseizoen losbarst en ventilatoren voor als het warm gaat worden. Een eenvoudige jaarplanning met voor iedere maand enkele aandachtspunten kan al heel wat mogelijke problemen vermijden.
Het rondje over de vloer is voor veel aankopers een belangrijk onderdeel van hun werk. Zo’n 20 procent van de ondervraagden zegt zelfs eens per week een rondje te maken over de werkvloer om te zien wat er nodig is. Opvallend: mannen doen dit vaker dan hun vrouwelijke collega’s. Overigens is dat niet waar ze hun hele bestelsystematiek op baseren. 8 procent bestelt ad hoc naar aanleiding van elke willekeurige vraag en zo’n 28 procent verzamelt eerst een aantal vragen en bestelt dan gebundeld. Ongeveer 20% bestelt vooral een voorraad voor enkele maanden op vaste tijdstippen.
Help!
Plannen blijkt en blijft het lastigste onderdeel van het werk van de aankoper. Het kost veel tijd en rompslomp, er is te weinig grip op de kosten en facturatie, en een deel vindt het balanceren tussen te veel en te weinig voorraad vooral lastig. Tot overmaat van ramp staan collega’s, volgens een groot deel van de ondervraagden, alleen aan het bureau om te klagen dat iets er niet is en nooit om te zeggen dat het allemaal zo goed in orde is. Over stille krachten gesproken. Geen wonder dat een fors deel (meer dan 50%) er eigenlijk het liefst zo weinig mogelijk tijd aan besteedt.
De hoogste tijd om de bal in het kamp van de leverancier te leggen! Een goede leverancier kan en wil hier graag bij helpen. De meeste lead buyers (eindverantwoordelijken aankoop binnen grote ondernemingen) verwachten dat ook van de leverancier, maar andere aankopers en bestellers denken minder snel aan die mogelijkheid. Een goede leverancier kan u veel werk uit handen nemen. Leveren wat anderen leveren, slimme online bestelmethoden inrichten, zorgen voor een accorderingsproces dat u alle controle geeft – maar dan zonder de rompslomp – én slimme levering en interne distributie. Bovendien kan een goede leverancier uw voorraad (mee)beheren. Of u helpen om vooruit te denken en te voorspellen, bijvoorbeeld voor specifieke aankopen voor ieder seizoen.
Manutan helpt u graag
Manutan is zo’n meedenkende leverancier. We helpen aankopers graag om het werk slimmer te regelen. Niet alleen door ruim 80.000 producten, maar ook door adviezen en tips op www.manutan.be/blog. Wilt u zelf meer weten over onze mogelijkheden voor e-ordering, slimmere levering en facturatie? Neem dan contact op met Manutan op 02-583 01 01 of laat hieronder een reactie achter.
Een infographic ‘Slimmer Inkopen met 5 stappen tot 40% aankoopbesparing’ kunt u hier downloaden.
*) Onderzoek door Novio Research in opdracht van Manutan onder 792 Belgische aankopers van bedrijfsbenodigdheden – augustus 2016. Een samenvatting van het onderzoek kunt u hier downloaden.
