De aankoopafdeling moest de klap aan het begin van de economische en gezondheidscrisis vooral opvangen door in de meest dringende behoeften te voorzien, met continuïteit van de werking als prioriteit. Nu de crisis blijft aanslepen, moet de aankoopafdeling weer vaste voet aan de grond zien te krijgen. Alleen zo kan ze het huidige rendement beschermen en de toekomstige groei veiligstellen.Er zijn meer bepaald vijf nuttige reflexen die de aankoopafdeling kan hanteren om het bedrijf meer houvast en stabiliteit te bieden: het begrotingsbeleid handhaven, principieel de aangeboden prijzen aankaarten, de overmachtsclausules in contracten (door)lichten, de aandacht voor gegevensbeveiliging niet laten verslappen en de digitale tools blijven actualiseren.
Aankoopafdeling: Vijf reflexen in crisistijden
Slim en efficiënt werken
Reflex 1: onnodige uitgaven opsporen
Het bedrijf staat onder ongekende druk, met een vaak beperkte visibiliteit daarbovenop. Reden te meer om extra in te zetten op de beschikbaarheid van contanten en het vermogen om heel snel middelen vrij te maken.
In deze context, die niet alleen kwetsbaarheden blootlegt, maar ook kansen creëert, moet met name de aankoopafdeling de begroting veiligstellen door extra op zijn hoede te zijn voor verborgen kosten.
Noodaankopen, vereenvoudigde procedures of crisislogistiek, het zijn evenveel – en potentieel erg gevaarlijke – valkuilen.
De mensen van de aankoopafdeling moeten hun krachten bundelen om het aantal controles en voorzorgsmaatregelen op te drijven.
Reflex 2: blijven toezien op het principe van de correcte prijs
Een lawine aan veranderingen beïnvloedt de normale werking van de aankoopafdeling:
Vervanging van bepaalde vaste leveranciers voor wat de normale leveringen betreft
Referentiëring voor nieuwe producttypes als reactie op de evolutie van het economische bedrijfsmodel
Aanpassing van het bedrijf aan de sanitaire vereisten, met name voor telewerken
Hoe dan ook mag een noodgeval of innovatie nooit een excuus zijn om aankoopprijzen, betalingstermijnen of logistieke voorwaarden niet aan te vechten.
Een correcte en adequate SEO-aanpak is en blijft in tijden van crisis een gezonde reflex en een strategische must.
Reflex 3: inventarisatie van overmachtsclausules
De volatiele marktomstandigheden vereisen een maximale flexibiliteit aan de inkoopzijde. Bij langlopende leveringscontracten kan er sprake zijn van clausules die voorzien dat er, in bepaalde omstandigheden, aangepaste hoeveelheden kunnen worden geleverd.
Als derde reflex moet de aankoopafdeling in crisistijden contracten herbekijken op de rekbaarheid van de marges tussen de oorspronkelijke bestellingen en de daadwerkelijk geleverde hoeveelheden.
Uiteraard blijft een goede relatie met de meest strategische leveranciers een waardevolle troef in tijden van crisis. Dat mag geenszins beletten dat de aankoopafdeling de vrij onderhandelde clausules naar de letter toepast als deze gunstig uitvallen voor het bedrijf.
Reflex 4: de cyberveiligheid opvoeren
Onder druk van de situatie kent telewerken een hoge vlucht en dringen interne reorganisaties zich op. Geen ideale voedingsbodem voor validatie- en besluitvormingsprotocollen. Terzelfder tijd kent de computercriminaliteit een hoge vlucht.
Daarom is het een absolute must dat de aankoopafdeling de teamleden sensibiliseert over het belang van cybersecurity. De contractgegevens en strategische informatie over het ecosysteem van leveranciers vormen immers de grondslag waarmee het bedrijf kan differentiëren, innoveren en concurreren.
Reflex 5: blijven inzetten op digitale transformatie
De meeste inkooporganisaties hebben een programma voor digitale transformatie in de steigers staan. Voor een aankoopafdeling is dat immers een onontbeerlijke hefboom voor meer performantie. Naast haar klassieke takenpakket krijgt de aankoopafdeling nog tal van andere prioriteiten voor de kiezen. Toch moeten de inspanningen voor het actualiseren van de digitale tools voor deze spelers top of mind blijven.
De digitalisering van de aankoopafdeling blijft in crisistijden belangrijker dan ooit:
Inspelen op de uitdagingen van vandaag, zoals het besparen van tijd bij het herzien van contractclausules of het beveiligen van telewerk.
De uitdagingen van morgen aangaan, zoals het assortiment van het bedrijf uitbreiden met nieuwe innovaties.
Tot besluit kunnen we stellen dat het aankweken van goede reflexen in crisistijden een combinatie is van het rigoureus toepassen van bestaande goede praktijken en vooruitziend optimaliseren, met het oog op de heropleving.
