Aankoopafdeling: nieuwe praktijken om met COVID-19 om te gaan

De 3 thema’s die het betreft, zijn:

• gegevensverwerking, ter ondersteuning van de strategische besluitvorming;

• wendbaarheid, om sneller te kunnen reageren op nieuwe behoeften;

• **integratie, om samen efficiënter te kunnen werken.**

De aankoopafdeling versus COVID-19: de dataverwerkingscapaciteit verhogen

Of het nu gaat om een wereldwijde crisis of een systeemcrisis in de hele toeleveringsketen, de situatie die door de COVID-19-epidemie is ontstaan, was een wake-upcall voor de aankoopafdeling.

In de eerste plaats kwam het erop aan zo snel mogelijk de waarschijnlijke effecten van de eerste moeilijkheden in Azië te onderzoeken en de praktische gevolgen ervan in te schatten.

Vooral organisaties met een geavanceerd informatiesysteem dat een grote hoeveelheid gegevens realtime kan analyseren, vonden baat bij deze aanpak gebaseerd op:

• het nauwkeurig en uitgebreid in kaart brengen van grote en kleinere leveranciers;

• de onmiddellijke identificatie van de betrokken producten en volumes;

• inzicht in de logistieke circuits en planning van het overladen;

• **de visualisatie van waardeketens en opsporing van knelpunten.**

Aankoopafdeling en COVID-19: wendbaarder worden

De tweede uitdaging voor de aankoopafdeling in COVID-19-tijden is de snelheid waarmee ontwijkingsstrategieën worden uitgevoerd.

Om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen, moeten er namelijk twee maatregelen worden genomen:

• leveranciers die helemaal niet of alleen gedeeltelijk kunnen leveren vervangen door andere oplossingen;

• contacten leggen voor de levering van uitrusting en onderdelen die niet beschikbaar zijn bij de huidige leveranciers.

Of de onderneming over een bedrijfscontinuïteitsplan beschikt, speelt uiteraard een rol in het reactievermogen van de aankoopafdeling.

Maar het allerbelangrijkst is hoe wendbaar de processen zijn:

• Toegang tot e-procurementapplicaties in de cloud is een bepalende factor gebleken om de gezamenlijke prestaties op peil te houden tijdens het telewerken;

• Operationeel onderhoud van een groep van alternatieve leveranciers;

• Traceerbaarheid van de voorraden van componenten en halffabrikaten om strategieën voor samenwerking tussen de locaties te bepalen;

• Mogelijkheid om het inventarisatieproces te versnellen zonder de veiligheid op te offeren.

Aankoopafdeling en COVID-19: efficiënter samenwerken

Tot slot krijgt de aankoopafdeling te maken met concrete uitdagingen die de basis vormen van de relatie met leveranciers.

Tekorten op alle niveaus (mankracht, transportmiddelen, grondstoffen, diensten) en de bevelen van de overheid nopen iedere economische speler om compromissen te sluiten en keuzes te maken. Vaak van de ene dag op de andere ook, naarmate de situatie evolueert.

In deze strijd om toegang te krijgen tot kritieke capaciteiten en diensten voor de toeleveringsketen hebben bedrijven die in de loop der jaren een vertrouwensrelatie met hun leveranciers hebben opgebouwd, een duidelijk voordeel.

Organisaties die samen met hun partners programma’s voor innovatie en continue verbetering van de waardeketen hebben opgezet, komen vast sterker uit deze crisis.

Tot slot liggen de directe lessen van de COVID-19-crisis voor de aankoopafdeling in de lijn van de digitale transformatie die enkele jaren geleden is ingezet. Maar de gevolgen van de epidemie herinneren ons er ook aan dat virtuele middelen alleen zin hebben als ze worden ingezet in het kader van een sterke en duurzame relatie met strategische partners.