Een ruime meerderheid van de aankoopverantwoordelijken in België denkt tot wel 10 uur per week te kunnen besparen op het aankoopproces. Recent onderzoek* van Manutan laat zien dat er vooral te veel tijd besteed wordt aan prijsvergelijkingen, oriëntatie en de zoektocht naar het juiste product, maar ook aan het bestelproces zelf. Het intern laten accorderen van bestellingen scoort eveneens hoog. Volgens Stephane Arkenbout, commercieel directeur bij Manutan, levert een efficiënter bestelproces niet alleen veel tijdwinst op, maar gaan hierdoor ook de totale aankoopkosten omlaag. “Er valt voor veel bedrijven tot wel 40% te besparen op hun out-of-pocketkosten en interne uren”, stelt hij.
69% van de aankopers wil efficiënter aankoopproces
Slim en efficiënt werken
Verborgen kosten
Meer dan 31% van de aankopers bestelt nog via e-mail. Bijna 19% bestelt volledig automatisch en zo’n 18% bestelt online bij webshops voor bedrijven. Ongeveer 10% regelt alles nog voornamelijk telefonisch. “Vooral bij bedrijven met meerdere vestigingen zie je dat er per vestiging op verschillende manieren wordt besteld en ook nog eens bij verschillende leveranciers”, zegt Arkenbout. ”Op die manier heb je geen centraal overzicht van de bestellingen. Het kost veel tijd en de kwaliteit en prijzen van de aangekochte producten fluctueren. We zien dat vooral bij de zogenaamde C-Class aankopen (niet-strategische producten die onregelmatig worden aangeschaft) nog veel te besparen valt. Daar zitten heel veel verborgen kosten.”
Kwaliteit van de producten meest belangrijk
Een ruime meerderheid van de aankopers (bijna 65%) werkt het liefst met leveranciers die precies weten wat ze nodig hebben. 58% streeft daarbij naar zo min mogelijk leveranciers. Belangrijkste aspecten bij de keuze voor een leverancier zijn goede productkwaliteit en betrouwbaarheid. “Prijs is belangrijk maar niet doorslaggevend”, stelt Arkenbout. “Aankopers streven vooral naar efficiëntie en kwaliteit. Dit houdt wel in dat je centrale afspraken moet maken met een klein aantal leveranciers of zelfs kiest voor één aanbieder die alle producten kan leveren via één kanaal dat door alle aankopers binnen de organisatie wordt gebruikt. Dergelijke keuzes kun je echter alleen maken wanneer je een goed inzicht hebt in de totstandkoming van het totaal aan aankoopkosten. ”
Analyse
”Een gedegen analyse geeft goed inzicht in de verborgen kosten”, vervolgt Arkenbout. ”Die onnodige kosten vind je bijvoorbeeld in het goedkeuringsproces, het aantal leveringen, het logistieke proces, het niet gebruikmaken van centrale prijsafspraken of het werken met te veel verschillende leveranciers. Met zo’n analyse stel je vervolgens een plan op om die verborgen kosten te verlagen. Bij Manutan hebben we daar de Savin’side-methode voor ontwikkeld. Op basis van verschillende data brengen we met zes key indicatoren alle verborgen kosten in beeld en pakken ze daarna aan. Deze methode is voor iedereen beschikbaar en kan aanzienlijke besparingen opleveren. Een aantal aankopers heeft er al dankbaar gebruik van gemaakt en daarmee een belangrijke bijdrage geleverd aan het resultaat van hun bedrijf. De tijd dat aankopers voornamelijk bezig waren om een nog hogere korting te bedingen is al lang voorbij. Je ziet dat de functie van aankoper binnen een bedrijf steeds belangrijker wordt.”
*) Onderzoek in opdracht van Manutan onder 359 werknemers die besteller zijn en/of verantwoordelijk voor de aankoop van bedrijfsbenodigdheden in de branches industrie, bouw, logistiek & transport en dienstverlening.
