Wil je een andere projectaanpak- en planning in het werkproces van je team introduceren omdat er nu niet goed wordt gecommuniceerd en projecten te duur zijn of te laat worden opgeleverd? Pas dan op dat je niet te snel gaat en belangrijke stappen overslaat die komen kijken bij een verandering. Er wordt in de praktijk vaak gegrepen naar (dure) planning- en projectsoftware als totaaloplossing voor het probleem. En als dat ene programma of die ene app niet werkt dan wordt overgestapt naar de volgende nieuwe softwareoplossing.
In 3 stappen naar een nieuwe projectmethodiek
Slim en efficiënt werken
Wil je een andere projectaanpak en -planning in het werkproces van je team introduceren omdat er nu niet goed wordt gecommuniceerd en projecten te duur zijn of te laat worden opgeleverd? Pas dan op dat je niet te snel gaat en belangrijke stappen overslaat die komen kijken bij een verandering. Er wordt in de praktijk vaak gegrepen naar (dure) planning- en projectsoftware als totaaloplossing voor het probleem. En als dat ene programma of die ene app niet werkt dan wordt overgestapt naar de volgende nieuwe softwareoplossing.
Bedenk voor je begint
Bedenk goed welke methodiek je wilt introduceren en waarom.
Bedenk hoe je bij je team het nieuwe proces gaat introduceren, integreren en borgen.
Bedenk welke ondersteunende planningsmiddelen je wilt inzetten om het proces te ondersteunen en de voortgang van projecten voor je team te visualiseren.
Visualiseer je project
Vaak worden de eerste twee stappen overgeslagen of te snel genomen. Voor je begint met het aanschaffen van dure hulpmiddelen als projectsoftware is het raadzaam om eerst het probleem met elkaar te definiëren en een plan van aanpak te visualiseren. Je kunt beter je energie steken in een optimaal werkproces met je team te beschrijven. Dat kan door simpele en betaalbare middelen in te zetten zoals een magnetisch whiteboard waar je met markers en gekleurde Post-its de grote lijnen van je project visueel in kaart brengt. Zo zorg je op een simpele manier dat je team eensgezind is en achter de methodiek staat. Als je samenwerkt met meerdere of remote teams is een digitaal interactief whiteboard een oplossing.
Delen, leren en corrigeren
Na deze fase begin je met het werken volgens het nieuwe proces; een weg van doen, evalueren, corrigeren en volhouden! Het whiteboard of planbord blijkt dan een efficiënt en dynamisch hulpmiddel: stem de indeling van het planbord af naar het gekozen projectproces met deeltaken en maak minstens iedere week een update over de voortgang.
Hierdoor is alle informatie inzichtelijk en gedeeld, kan er snel gecorrigeerd worden, en wordt het project tastbaar voor je teamleden. Door het wekelijks overleg met de leden van je projectteam wordt de onderlinge communicatie en betrokkenheid versterkt, wat zeker bijdraagt tot het welslagen van het project.
Als alles goed verloopt kan je altijd nog besluiten om ondersteunende planning- en projectsoftware te introduceren. Voordeel is dat het team dan al werkt volgens een gestandaardiseerd proces waardoor je sneller gewend raakt aan het gebruik van de nieuwe software.
Manutan helpt je graag
Met bovenstaande tips weet je zeker dat de introductie van een nieuwe projectmethodiek goed verloopt. Hulp nodig bij het kiezen van het juiste whiteboard? Lees dan het artikel ‘Whiteboards vergelijken en kiezen doe je zo!’. Kijk op manutan.be voor het complete assortiment whiteboards, planborden en flipovers. Lees ook al onze slimmer-werken-blogs op . Je kunt natuurlijk ook de Manutan helpdesk bellen op 02-583 01 01 voor een slim advies.
