Kantoorinrichting en magazijninrichting

Een kantoor inrichten houdt méér in dan lukraak wat bureaus en bureaustoelen neerpoten. In wat volgt bieden we een flinke portie kantoorinrichting inspiratie: van een inspirerende werkplek tot de specifieke ingrediënten die er deel van uitmaken, zoals kantoorartikelen en kantoormeubilair. Wat voor al die elementen geldt, is dat de input van medewerkers goud waard is. Zij weten hoe je tot een praktische indeling komt, welke spullen ze waar het meeste nodig hebben, en ga zo maar door. Manutan heeft bijvoorbeeld het maximum uit het eigen kantoor in Anderlecht gehaald dankzij een nauwe betrokkenheid van onze medewerkers.

INSPIRERENDE WERKPLEK

Een inspirerende werkplek voedt creativiteit en betere prestaties, én het maakt werknemers gelukkiger. Bovendien moedigt een fijne omgeving hen aan om naar het bedrijf komen, ook al hebben ze de keuze tussen werken op kantoor, thuis of nog ergens anders. Hoe je zo’n werkplek creëert?

• Laat medewerkers een persoonlijke toets aanbrengen, zodat de bureaus huiselijker aanvoelen. Denk bijvoorbeeld aan foto’s of knutselwerkjes van de kinderen.

• Kantoordecoratie en planten doen wonderen voor de sfeer en brengen rust.

• Een scheidingswand maken is een goed idee om de akoestiek te optimaliseren en de concentratie te bevorderen.

KANTOORVERLICHTING

Ook kantoorverlichting heeft een cruciale invloed op het werknemerswelzijn. In een donker kantoor worden werknemers al snel moe, terwijl het juiste licht – lees: licht dat aangepast is aan de taak – de concentratie en productiviteit net verhoogt. Het spreekt voor zich dat je ook duurzaamheid niet uit het oog verliest en kiest voor ledlampen.

KANTOORMEUBILAIR

Een kantoorinrichting is niet compleet zonder kantoormeubilair of kantoormeubelen. Die meubelen moeten niet alleen praktisch en ergonomisch zijn; ook hoe ze eruitzien is van belang. Met design kantoormeubilair krijgt de uitstraling van je kantoor meteen een boost – niet alleen in de ogen van je werknemers, maar evengoed in die van bezoekers.

1.      Bureaustoel

Geen idee hoe je de juiste bureaustoel moet kiezen? Of je nu voor een klassieke bureaustoel of een design bureaustoel gaat: een ergonomische bureaustoel (lees: een verstelbare bureaustoel) is een must. De drie basiscriteria om in acht te nemen, zijn zitduur, het type werkzaamheden en de lichaamsbouw van de persoon die elke dag op de stoel zal zitten. Daarnaast moet je bij de keuze van bureaustoelen rekening houden met:

• de ondergrond (leg ter bescherming eventueel een vloermat onder je bureaustoel),

• speciale eisen, zoals een eenvoudige reiniging (want ook een bureaustoel vraagt onderhoud),

• de uitstraling,

• het beschikbare budget.

2.      Bureau

Van een hoekbureau tot een eenvoudige computertafel: je hebt tal van opties als je een bureau wil aanschaffen. Idealiter kies je voor een model dat in hoogte verstelbaar is, of voor een zit-sta-bureau dat de ergonomie ten goede komt.

Daarnaast mag je de bureau-inrichting niet uit het oog verliezen. Rol bijvoorbeeld een ladeblok onder je bureau om spullen netjes op te bergen, en opteer voor handige accessoires zoals:

• een voetensteun

• een ergonomisch toetsenbord

• een monitorarm of -standaard

• papierbakken

• …

3.      Kantoorkasten

Als je aan een kantoor denkt, denk je onvermijdelijk aan kantoorkasten of dossierkasten. Je hebt waarschijnlijk heel wat documenten netjes weg te stoppen – van facturen tot verslagen – want wellicht verlopen nog lang niet al je administratieve processen digitaal.

Er zijn verschillende types kantoorkasten op de markt:

• kantoorkasten met vleugeldeuren

• kantoorkasten met vouwdeuren

• kantoorkasten met roldeuren (roldeurkast)

• kantoorkasten met schuifdeuren

• kantoorkasten met een slot voor kostbare materialen

Een kantoorkast verschilt overigens van een archiefkast:

• Archiefkasten bestaan in verschillende soorten: een archiefkast met lades (vaak een hangmappen-archiefkast) is bijvoorbeeld erg populair.

• Wat het materiaal betreft, zijn er evengoed heel wat opties: van een stalen archiefkast

  of een metalen archiefkast tot zelfs een archiefkast in hout.

• Verlies tot slot de veiligheid niet uit het oog en opteer voor een brandwerende archiefkast of een archiefkast met slot.

Naast kantoorkasten of dossierkasten kun je ook vitrinekasten in je kantoor plaatsen om producten in te presenteren, sfeer te creëren of gewoon als extra opbergruimte.

Om je archief te structureren, kun je de meest recente documenten op de meest toegankelijke locaties installeren, terwijl je de oudere informatie wat verder weg bewaart. Gebruik ordners en archiefdozen om je archief op orde te krijgen én te houden.

KANTOORARTIKELEN

Heel wat spullen zijn simpelweg onmisbaar op kantoor. Denk aan kantoorartikelen zoals:

• balpennen en markers

• de juiste ergonomische stoel en bureau

• een ergonomische muis en toestenbord

• een voetensteun

• een headset om handsfree te bellen

• notitieblokken, schriften en post-its

• flipovers en markers

• een whiteboard of planbord

• een papiervernietiger om papier, maar ook creditcards, paperclips en nietjes te vernietigen

• een labelprinter

• een lamineermachine

• een schaar en plakband

• een geldkist met cijferslot

• accessoires voor een juist binnenklimaat

• …

VERGADERRUIMTE INRICHTEN

Voor wie een vergaderruimte wil inrichten, is de essentie zo klaar als een klontje: er moeten een vergadertafel en een aantal vergaderstoelen aanwezig zijn. Schik je tafels zo dat alle deelnemers elkaar kunnen zien!

Verder voorzie je de vergaderruimte van accessoires die de informatieoverdracht vergemakkelijken, zoals een flipover, een whiteboard, een presentatiebord en een beamer.

Weet je nog steeds niet goed waar te beginnen met je kantoorinrichting? In onze blog gaan we uitgebreid in op het onderwerp en bespreken we de inrichting van je kantoor stap voor stap.

WAAR MOET JE OP LETTEN

Bij het inrichten van een werkplaats zijn er veel aspecten om op te letten, wij zetten er alvast een paar op een rijtje:

• de juiste ergonomische hulpmiddelen

• voldoende opbergmogelijkheden voor materiaal en gereedschap

• veiligheid & Hygiëne zijn belangrijke pijlers voor een werkplaats

• toevoer van (dag) licht

• ventilatie en verwarming

• gereedschap

• lekbakken

• gehoorbescherming

• anti-vermoeidheidsmatten

• …

FLEXIBELE MAGAZIJNINRICHTING

Een goed ingericht magazijn is nooit af. Het is cruciaal om zaken regelmatig aan te passen waar nodig. Goed luisteren naar de mensen op de werkvloer is daarbij van groot belang. Flexibel blijven in de inrichting betekent verder dat je rekening houdt met marketingacties (die de populariteit van bepaalde producten een boost zullen geven) of met de seizoenen (tijdens een hittegolf is het bijvoorbeeld slim om de ventilatoren vooraan in het magazijn te zetten).

Daarnaast bespaar je tijd en geld door je systemen aan te passen aan het type producten. Producten met een beperkte houdbaarheidsdatum kun je bijvoorbeeld apart leggen in het magazijn om er het FIFO-systeem op toe te passen.

Geen idee hoe je je magazijninrichting precies moet aanpakken of waarop je moet letten? Dan kan een ABC-analyse je zeker op weg helpen. Vergeet verder niet om onze infographic te raadplegen. Daarin vind je alle aandachtspunten op een rijtje. Klik op onderstaande afbeelding om de infographic te openen.

PICKINGROUTES

Goed doordachte pickingroutes besparen magazijnmedewerkers heel wat onnodige kilometers. Je hebt twee mogelijkheden wat die routes betreft: klant- of productgestuurd. Bij de eerste optie werk je telkens een volledige bestelling per klant af, terwijl werknemers bij de tweede optie zo efficiënt mogelijk door het magazijn lopen. Welk systeem het beste is, hangt af van magazijn tot magazijn.

• Wil je bestelde producten tegelijk leveren, dan kies je het best voor klantgerichte pickingroutes.

• Ook als de bestellingen tijdens het orderpicken continu blijven binnenlopen, opteer je beter voor een klantgestuurd systeem.

• Bedrijven die pas aan het eind van de dag al hun bestellingen verzamelen, hebben de keuze tussen klant- of productgestuurde routes, en schakelen idealiter software in om uit te zoeken wat het meest efficiënt is.

LOOPROUTES

Er zijn verschillende mogelijkheden om de beste looproute langs de picklocaties in een magazijn te bepalen. Deze drie grote routestrategieën vormen de ruggengraat van je magazijn:

• S-shape: de orderpicker slingert in een S-vorm het hele magazijn door.

• Largest gap: de orderpicker loopt de gang in langs de kant waar het product het dichtste bij staat.

• Combinatie: bij een combinatie van S-shape en largest gap kijkt de orderpicker per gang of het slimmer is om helemaal door te lopen of terug te keren.

KLEURCODERING

Kleurcodering wordt vaak toegepast in magazijnen, en dat is een slimme keuze. Door gekleurde lijnen en vakken aan te brengen, kun je namelijk visueel aangeven welke functie een bepaalde ruimte, plek of product heeft. Verzorg dus je vloermarkering en baken met vloertape, stickers of markeerverf af wat waar hoort.

MATERIAAL?

Tot slot zijn er een aantal producten die zeker niet mogen ontbreken en die je helpen bij het optimaliseren van de processen in je magazijn.

1. Stellingen

Om je beschikbare magazijnruimte optimaal te benutten, heb je de juiste stellingen nodig. De twee meest gebruikte manieren om producten op te slaan, zijn platformen of palletstellingen.

• Palletstellingen zijn ruimtebesparend. Je hebt keuze uit heel wat verschillende pallets voor je palletstellingen (hout, kunststof, staal, karton of palletboxen).

• Een platform, ook wel etagevloer of verdiepingsvloer genoemd, verdubbelt dan weer in één klap de oppervlakte van je opslagruimte. Overweeg je zo’n platformvloer? Lees dan zeker onze tips.

Op zoek naar de juiste stelling voor je magazijn? Voor voorwerpen met afwijkende formaten is het extra belangrijk om de correcte stelling te selecteren, maar ook voor standaardgoederen heb je de keuze uit een heleboel verschillende types stellingen:

• legbordstellingen (voor halfzware, grote voorwerpen)

• zwaarlast legbordstellingen (voor zware artikelen)

• palletstellingen (voor de opslag van gepalletiseerde goederen)

• draagarmstellingen (voor de opslag van langwerpig materiaal)

• doorrolstellingen (om het FIFO-principe toe te passen en producten te laten doorschuiven)

• kantoorarchiefstellingen (voor de opslag van mappen, ordners, enz)

• bandenstellingen (voor garages en mobiliteitsbedrijven)

Veilig werken met stellingen betekent onder meer dat je ze verankert, regelmatig controleert, en aanrijdbeveiliging of doorvalbeveiliging voorziet.

2. Rollenbaan of transportband kiezen

Een rollenbaan of transportband is het kloppend hart van tal van magazijnen. Daarom ga je bij het kiezen van je transportsysteem maar beter niet over één nacht ijs. Hou de volgende vragen in gedachten:

• Welke goederen moeten over de rollenbaan/transportband vervoerd worden? (Denk aan criteria zoals gewicht, omvang, materiaal en onderkant.)

• Moet je rekening houden met speciale goederen, zoals farmaceutische producten of levensmiddelen?

• Welk type rollenbaan geniet je voorkeur: vrije rollen of gemotoriseerde rollen? Ook qua materiaal van de rollen zijn er tal van opties.

Verder helpen accessoires zoals stapelbakken je een handje om je magazijn optimaal te organiseren.

3. Inpaktafels vergelijken

Moet je regelmatig grote hoeveelheden producten verpakken? Dan ben je zonder twijfel gebaat bij een professionele inpaktafel.

• Idealiter is je inpaktafel in hoogte verstelbaar, zodat werknemers geen rug- of andere klachten krijgen.

• Schaf een modulair systeem aan als je niet goed kunt inschatten hoeveel (bijkomende) bestellingen je mag verwachten.

Denk goed na over extra voorzieningen, zoals een rolhouder met snijmes en andere accessoires.

Graag een handig overzicht van alle tips voor de inrichting van je magazijn? Dan is onze infographic jou op het lijf geschreven!

Weet tot slot dat Manutan je kan helpen bij je magazijninrichting. We leveren niet alleen alle meubilair en onderdelen, van stellingen tot werkbanken, maar denken mee na over de ideale inrichting van zowel nieuwe als bestaande magazijnen. In onze gratis whitepaper lees je hoe we te werk gaan en kom je onder meer te weten hoe je extra ruimte kunt creëren in je magazijn en met welke veiligheidstips je rekening moet houden.

Vergeet tot slot je terrein en buitenruimte niet, want werknemers brengen natuurlijk niet de hele dag door achter hun bureau of in het magazijn.

• Installeer buitenmeubilair – van picknicktafels tot afvalbakken – om werknemers aan te moedigen regelmatig een frisse neus te halen.

• Denk aan voorzieningen voor rokers, zoals een afdak en asbakken, zodat ze enerzijds niet in de kou blijven staan en anderzijds geen afval achterlaten na hun rookpauze.

• Voorzie een fietsenstalling voor de dappere werknemers die elke dag naar het werk fietsen.

Nog vragen over de inrichting van je kantoor of magazijn? Onze helpdeskmedewerkers beantwoorden ze met veel plezier!