Un temps de réunion précieux est gaspillé en raison d’une technologie défaillante et de l’absence de collègues dont l’apport est pourtant requis. Nous disposons souvent d’équipements de (vidéo) conférence mais ils ne sont pas utilisés (efficacement). À quoi devons-nous veiller pour réussir enfin à organiser des réunions intelligentes et performantes ?
Finie la technologie qui vous lâche en pleine réunion
Travailler malin et efficacement
Reconnaissez-vous les situations suivantes ?
Tout le monde a déjà connu un embarras de ce type : vous voulez brancher votre ordinateur portable au vidéoprojecteur ou à l’écran grand format mais vous ne disposez pas du bon câble. Résoudre l’incident vous prend un bon quart d’heure, autant de temps perdu pour vous et pour les autres participants dont l’intérêt pour votre présentation s’est, entretemps, quelque peu émoussé.
Autre problème connu : un collègue a un empêchement de dernière minute mais peut tout de même participer à la réunion par le biais d’un entretien vidéo via votre ordinateur portable. Mais il ne voit pas tout le monde, est à peine intelligible ou n’entend pas bien la discussion parce que le microphone de votre ordinateur portable ne convient pas à ce type de dialogue. Ensuite, la connexion wifi vous lâche et au milieu de la réunion votre ordinateur s’éteint parce que sa batterie est à plat. Et que penser des réunions téléphoniques où les participants ne se comprennent pas bien ? Discuter d’un document au téléphone conduit rapidement à des propos confus parce que les participants regardent une autre page ou illustration.
Check-list technique
Nous avons établi une check-list d’outils (techniques) indispensables pour une réunion efficace :
Contrôlez au préalable la présence de câbles (audio et vidéo) et leur fonctionnement (hdmi, vga, dv)
Contrôlez si les télécommandes des écrans sont présentes et si les batteries fonctionnent ou sont rechargées
Équipez-vous d’un vidéoprojecteur et d’un bon écran de projection ou utilisez par exemple de grands écrans interactifs
Placez un écran interactif et un vidéoprojecteur à la bonne hauteur au mur ou au plafond ou utilisez une table pour vidéoprojecteur
Positionnez la webcam de façon à voir tous les participants d’une vidéoconférence
Veillez à disposer de rallonges ou de boîtiers électriques bien positionnés
Préparez des câbles de réseau, au cas où vous ne pourriez pas vous fier au réseau wifi
Rechargez votre ordinateur à 100 % avant la réunion
Utilisez un système de téléconférence de pro avec de bons haut-parleurs et des microphones supplémentaires
Manutan est à votre disposition pour vous aider
Avec les conseils ci-dessus, vous vous assurez que votre présentation ou réunion est toujours bien préparée. Nous vous aiderons à travailler de manière plus rapide et plus malin. Vous voulez y en savoir plus ? Consultez également le site www.manutan.be, notre blog débordant de conseils ou contactez le helpdesk pour de plus amples informations.
