Fixer des priorités et tenir les délais, cela semble si facile. Pourquoi s’en encombrer ? Les échéances déterminent une forme de planning dans votre schéma de travail. Vous travaillez en fonction d’une tâche à mener à bien pour une certaine date, ce qui structure vos activités. Sans échéance, vous travailleriez sans doute moins vite et réaliseriez moins de tâches. Un délai permet de tenir le cap. Pour autant bien sûr d’arriver à bon port. Ce qui exige de la discipline. Et voici quelques trucs pratiques !
Ne manquez plus jamais une échéance !
Travailler malin et efficacement
1. Mettez vos échéances noir sur blanc
En couchant vos échéances sur papier, tant que les grandes que les petites, vous les avez à l’œil. Vous pouvez accrocher le schéma au-dessus de votre bureau en guise d’aide-mémoire. Surtout si vous avez de nombreuses échéances à respecter. Et vous vous libérez l’esprit pour d’autres réflexions. Chaque matin, vous voyez directement sur votre schéma les activités à mener à bien durant la journée.
Piège :
Veillez à ne pas enregistrer vos échéances uniquement au format numérique ou, à l’inverse, uniquement sur papier. Il faut toujours prévoir un back-up pour éviter de perdre son travail. Ne vous encombrez pas non plus de trop d’applications qui sont censées vous faciliter la vie mais qui en réalité vous font perdre beaucoup de temps à tout retrouver.
2. Classer selon les priorités
Attaquez votre liste de tâches et classez les petites selon leur priorité. Que faut-il terminer en premier lieu ? Aux tâches principales, vous attribuez par exemple la couleur orange. Décidez du nombre de jours qu’il vous faut pour les terminer. Associez-les de préférence à un petit drapeau dont la couleur n’est pas très jolie. Vous voudrez ainsi en avoir terminé le plus vite possible. Et subdivisez les grandes tâches en tâches partielles pour en faciliter la réalisation.
Pièges :
Ne consacrez pas trop de temps à classer selon les priorités. C’est autant de temps qui n’est pas alloué à la réalisation des tâches proprement dites. Surtout que vous devrez tenir à jour votre échéancier, ou l’adapter si les dates viennent encore à changer. Essayez de faire de la hiérarchisation des tâches une habitude, que vous accomplissez par exemple chaque matin en premier lieu.
Prévoyez aussi de parcourir régulièrement l’ensemble de la liste. En vous focalisant sur les principales priorités, vous risquez d’oublier les autres qui sont peut-être faciles à combiner avec vos activités actuelles ou qui peuvent être accomplies au cours des 10 minutes qui vous restent avant de quitter votre lieu de travail.
3. Décomptez les jours
En décomptant sur un calendrier physique les jours qui vous séparent de l’échéance, vous ressentirez encore plus la pression d’y travailler sans relâche.
Piège : Si vous accélérez le tempo à mesure que se rapproche l’échéance, la moindre contrariété peut vous faire dérailler. Essayez de convenir d’une date de fin plus rapprochée qu’elle ne doit être en réalité. Et vous aurez encore la possibilité de passer une bonne nuit là-dessus ou de demander à un tiers son avis ou encore d’effectuer cette action inattendue dont vous ne connaissez pas (encore) l’ampleur.
4. Communiquez vos principales échéances
En informant les autres de vos échéances, vous placez une épée de Damoclès au-dessus de votre calendrier. Cette fois, votre schéma mais aussi les autres vous rappelleront vos échéances. Cela vous motivera sans doute encore plus à les respecter.
Piège : Veillez à dire plus souvent « non » à des tâches inopinées. Une échéance est une bonne raison pour dire à vos collègues que vous n’avez pas le temps pour leurs demandes ou incidents parce que vous devez impérativement respecter le délai imparti.
5. Mettez les étapes suivantes en route
Lorsque des collègues et des étapes suivantes dépendent du respect de votre échéance, il est cette fois impératif que vous vous y teniez. Vous pouvez également sous-traiter des tâches de votre liste. Cela vous soulagera quelque peu et vous assurera que tout reste sur les rails. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur vos tâches.
Piège : N’oubliez pas de prévoir des moments de réflexion destinés à évaluer si l’échéance est toujours tenable. Vous pouvez ainsi tirer la sonnette d’alarme à temps si vous craignez de ne pas pouvoir la respecter.
Au boulot !
Vous voulez sans attendre déterminer vos échéances de manière claire et efficace ? Lisez également l’article sur les outils que vous pouvez utiliser à cet égard
Manutan est à votre disposition pour vous aider
Avec les conseils ci-dessus, vous ne manquerez plus jamais une échéance. Consultez également le site www.manutan.be, notre blog débordant de conseils www.manutan.be/blog ou appelez le helpdesk au 02 583 01 01 pour de plus amples informations sur le travail efficace.
