Les réunions ne se déroulent pas toujours de manière optimale et on en ressort avec un sentiment d’inachevé. Il est temps alors de revoir votre méthode et votre processus de réunion. Vous vous reconnaissez dans les situations et problèmes suivants ?
Des réunions efficaces : 4 astuces ! Tirez le meilleur profit de votre réunion
Travailler malin et efficacement
Les réunions coûtent trop de temps et d’argent Une réunion n’est pas fructueuse si vous avez l’impression qu’on y discute chaque semaine des mêmes sujets. Les réunions durent trop longtemps et il n’en ressort pas grand-chose. Vous avez donc perdu, vous et vos collègues, une énergie et un temps précieux.
Le président ne maîtrise pas le déroulement Le président ne tient pas les rênes de la réunion et perd de vue le temps qui s’écoule, laisse trop longtemps la parole et ne suit pas l’ordre du jour. Conséquence : chacun sort de la réunion mécontent et insatisfait.
La réunion n’a pas été préparée Personne ne connaît précisément l’objet de la réunion et ce qu’on en attend. Durant la réunion, les participants lisent rapidement l’ordre du jour et y ajoutent des points qui n’ont pas fait l’objet de réflexions au préalable. Les échanges restent superficiels et brouillons : de quoi parle-t-on au juste ?
Les résolutions sont toujours remises en question Des décisions déjà prises sont remises sur le tapis et contestées : aucun point ne peut être tranché effectivement. Les gens ne se sentent pas écoutés et ce manque de résolution entrave les processus de travail et les projets. On s’égare.
Dès lors, comment se réunir de manière efficace ? 4 astuces !
Les meilleures réunions sont parfois celles que l’on n’organise pas. Vérifiez donc si une réunion est vraiment nécessaire. D’autres solutions ne permettraient-elles pas d’atteindre l’objectif ? Par exemple, s’il s’agit de résoudre un problème, allez à la source de celui-ci et résolvez-le. Et s’il faut tout de même se réunir, faites-le de manière efficace en suivant les 4 astuces pour une réunion réussie :
Gagnez du temps et de l’énergie L’objectif de votre réunion doit être clair au départ afin que chacun ait une idée du résultat visé. Sans objectif, inutile de se réunir. Veillez à ce qu’il n’y ait sur la table aucun téléphone, ordinateur portable et appareil de ce genre. Menez la réunion efficacement avec des équipements tels qu’un projecteur ou un écran. Vous capterez ainsi plus facilement l’attention des participants. Des réunions organisées en ligne ou par téléphone vous épargnent un déplacement : demandez-vous donc toujours s’il est vraiment nécessaire de vous réunir physiquement. Une réunion debout vous fait gagner du temps parce que les participants vont droit au but (la position debout est fatigante à la longue).
Gardez la maîtrise du processus Les réunions durent toujours aussi longtemps que prévu. Pourquoi ne pas les subdiviser en plages de 20 ou 40 minutes ? Chez Toyota, une réunion ne peut pas durer plus de 50 minutes. Les gens doivent toujours prévoir 10 minutes pour se rendre à une autre réunion éventuelle. En planifiant les réunions, fixez donc clairement une heure de début et une heure de fin. Et respectez-les. Démarrez la réunion à l’heure, même s’il manque des participants. Si des décisions importantes doivent être prises, le président peut décider de se concerter au préalable avec chaque participant individuellement afin que la prise de décision soit plus rapide. Il est pratique également de fixer le processus de prise de décision : un décideur peut-il trancher ou faut-il obtenir le consensus ?
Effectuez une bonne préparation Préparez un ordre du jour et transmettez au préalable toutes les informations aux participants afin qu’ils puissent les parcourir à temps. Ils doivent savoir clairement qui fait quoi durant la réunion. Qui mène les discussions, qui en prend note et qui tient à l’œil le temps qui s’écoule. Le meneur des discussions s’en tient à l’ordre du jour, celui qui prend note en fait le rapport après la réunion et celui qui garde la montre à l’œil veille à ce que ne personne ne parle trop longtemps et que la réunion ne s’écarte pas de l’ordre du jour.
Prenez de vraies décisions Ne prenez jamais de décisions lors d’une réunion comprenant plus de 6 participants. Si c’est vraiment indispensable, constituez de petits groupes et demandez à chaque groupe d’examiner le sujet d’un autre point de vue. Soyez résolu : les réunions doivent produire des décisions et désigner des actions à entreprendre. À la fin de la réunion, les étapes ultérieures doivent être claires et notées. Indiquez pour chaque tâche « qui, quoi, quand et où ». Clôturez la réunion en convenant de la manière dont les points d’action seront contrôlés.
Manutan est à votre disposition pour vous aider
Outre les conseils ci-dessus visant à améliorer l’efficacité des réunions, les conditions matérielles sont également importantes. Des techniques et des outils appropriés sont indispensables. Pour en savoir plus, lisez notre article « Fini la technologie qui vous lâche en pleine réunion » pour bien préparer une présentation durant une réunion. Consultez également le site www.manutan.be, notre blog débordant de conseils ou contactez le helpdesk pour de plus amples informations sur le travail malin et efficace.
