L’avènement des bureaux flexibles

Bien avant la pandémie de coronavirus, les flex office attiraient déjà beaucoup l’attention. En 2018, une étude de Savills and Workthere1 avait conclu que la demande en poste de travail flexible au niveau mondial était supérieure à celle en immeubles commerciaux. Cette année-là, le nombre de personnes à la recherche d’un bureau flexible s’élevait à 9,9 %, un pourcentage près de trois fois plus élevé que trois années auparavant. L’Europe comptait alors une superficie de 830 000 m² en bureaux flexibles.

Les espaces de travail flexibles se situent principalement dans les grandes villes, telles que Paris, Londres ou encore Berlin, mais des villes « secondaires » montrent également un intérêt croissant. Aujourd’hui, 25 % des recherches en flex office visent des espaces de coworking.

Comment organiser un flex office ?

Un flex office, ou bureau flexible, peut prendre plusieurs formes. Les employés peuvent en effet se partager à tour de rôle un même poste de travail, en fonction du jour de la semaine, ou alors un grand espace est mis à la disposition de tous et personne n’a de place fixe.

Toutefois, il existe une solution entre les deux : un espace ouvert sans place attribuée, mais dans lequel chaque département a son espace déterminé. Il est ainsi possible de maintenir une interaction constructive entre les différentes divisions.

Afin de garder un esprit d’équipe optimal, vous avez également la possibilité de combiner vos espaces de travail à des lieux de détente. Difficile de travailler efficacement dans une si grande pièce ? Vos équipes peuvent alors être transférées dans d’autres espaces plus petits, comme :

• Des cabines téléphoniques où elles peuvent passer leurs coups de fil.

• Des banquettes de réunion où les employés peuvent se rassembler et discuter confortablement.

• Des « espaces de concentration » où les employés peuvent travailler de manière optimale.

• Une pièce où trouver l’inspiration, qui invite à la création et qui servirait notamment d’espace où organiser les sessions de brainstorming.

L’agencement de votre flex office dépend évidemment de son utilité, de la nature du travail qui y est effectué et de la disposition de votre équipe à passer à un travail moins assis.

De faibles coûts pour les entreprises

Pour les entreprises, le flex office s’avère souvent être une solution intéressante parce qu’elle est plus avantageuse sur le plan financier que les grands espaces de bureau. Comme il a besoin de moins de postes fixes, il a logiquement besoin de moins d’espace. Bien que les postes de travail flexibles dépendent de la popularité du télétravail et du besoin de changement ressenti par certains employés, ils s’installent progressivement dans les sociétés. En 1980, une grande entreprise prévoyait en moyenne 40 m² d’espace personnel, contre 15 m² à l’heure actuelle.2

Différentes études menées avant la pandémie de coronavirus ont montré qu’au moins 50 % des employés n’ont pas besoin de leur propre bureau s’ils disposent du matériel nécessaire pour travailler d’où ils veulent.3

Le flex office : indissociable du télétravail

Le grand gagnant de cette période de la COVID-19 est sans aucun doute le télétravail : la majorité des travailleurs souhaitent, après la crise, continuer à travailler de chez eux un ou plusieurs jours par semaine4. Toutefois, quels en sont les avantages pour l’employeur et quelle est l’utilité d’un poste de travail personnel si la plupart des places ne sont pas nominatives ? Ce sont des questions essentielles, surtout pour les managers.

Soutenir les travailleurs est essentiel

Comme nous le disions plus haut dans cet article, l’inconvénient des bureaux flexibles est qu’ils rendent l’espace de travail assez impersonnel. Il se peut qu’ils soient la source de plus de stress chez les employés, parce que ceux-ci ne parviennent pas à instaurer leurs habitudes journalières. Heureusement, la solution se trouve dans le côté flexible du télétravail. En effet, il n’y a rien de plus personnel et de routinier que de travailler depuis sa propre maison ! Dès qu’une personne se sera habituée à travailler régulièrement chez elle et à alterner entre le travail au bureau ou à distance, tout le monde pourra garder ses petites habitudes. Ainsi, vous veillez à ce que vos employés soient plus heureux au travail et vous leur donnez le sentiment qu’ils gèrent eux-mêmes leur espace de travail.

Certains apprécient avoir des contacts sociaux au travail, d’autres préfèrent rester confortablement chez eux. La plupart des travailleurs voudraient aussi pouvoir alterner entre ces deux possibilités. Ce sentiment de liberté ressenti face à un tel choix montre une forme incroyablement puissante d’autonomie. Plus encore, il donne une forte impression de contrôle. Comme le souligne Gaëtan de Lavilléon, docteur en neurosciences, ce sentiment particulier est lié à une satisfaction professionnelle et de meilleures performances.5

Pour veiller à ce que tous les employés soient favorables au flex office, il s’avère judicieux de stimuler cette sensation de contrôle. Dans le cas contraire, les travailleurs voudront uniquement travailler de chez eux. Impliquez donc votre personnel dans la conception et l’aménagement de leur poste de travail flexible. L’entreprise AirBnb est d’ailleurs en parfait exemple en la matière, comme en témoignent ses excellents résultats et, surtout, ses bureaux uniques.6

Vous voulez éviter que des employés ne rouspètent contre la perte de leur poste de travail personnel ? N’hésitez pas à leur rappeler que les flex office leur offrent l’opportunité d’apprendre à mieux connaître tous leurs collègues. Il importe par ailleurs de ne pas voir un bureau flexible comme un poste où un employé travaille, mais aussi comme un endroit agréable où tout le monde aime s’installer, discuter et rigoler.

Un flex office en guise de hotspot pour le travail collaboratif

Quand il s’agit de travail flexible, nous pouvons dire que le constructeur automobile Peugeot fait office de précurseur en la matière. Au printemps dernier, l’entreprise a annoncé que les employés pouvaient retourner physiquement au bureau à peine 1,5 jour par semaine. Cette règle vaut pour l’ensemble des 40 000 employés, à l’échelle internationale. Mais comment est-il possible de rester le plus productif et compétitif possible avec si peu de contact ? Xavier Chéreau, vice-président exécutif et chef du développement HR chez PSA explique7: « Si j’ai une journée de travail en présence physique avec mes équipes, je leur demanderai de ne pas ouvrir leur ordinateur portable ni leur téléphone. Il s’agit de se concentrer sur cette séance de créativité, d’échanges de décisions que nous aurons à prendre ensemble. »

Voilà un exemple d’espace de travail transformé en hotspot pour le travail collaboratif et ce, grâce au flex office. La performance n’est pas l’élément recherché par le bureau flexible, mais il invite plutôt à la rencontre des autres et à la discussion. Le travail plus calme des employés peut quant à lui être réalisé à la maison, dans un espace de coworking ou derrière leur propre bureau.

Travail flexible : partie intégrante d’une nouvelle culture d’entreprise

Avec un flex office, l’essentiel n’est plus tellement de prester des heures au bureau, mais de respecter des échéances. Tous les employés s’organisent comme ils le veulent en fonction de ces deadlines. Du moment que la collaboration au sein de l’équipe et la qualité du travail accompli ne sont pas mises en péril, évidemment.

De nouveaux services font également leur apparition afin d’aider les entreprises à passer au flex office. Via l’application Moffi, les utilisateurs peuvent par exemple consulter les espaces de travail qui sont libres ou occupés. Au besoin, l’application propose des espaces de coworking disponibles dans les environs. Les employés peuvent également l’utiliser pour indiquer chaque jour s’ils viennent travailler au bureau ou s’ils télétravaillent. Cette dernière fonctionnalité est particulièrement pratique pour les managers, car quelques clics leur suffisent pour obtenir une vue d’ensemble du nombre d’employés présents physiquement au bureau.

Comme nous vous le disions, le flex office influence aussi le rôle des managers. Ils font davantage office de médiateurs qui doivent rassembler les équipes afin de concrétiser certaines ambitions, d’observer les objectifs et échéances clairs, de maintenir la bonne ambiance dans le groupe et d’insuffler la confiance auprès des employés. Bref, ils sont les piliers sur lesquels repose la nouvelle flexibilité.

De l’importance de l’hygiène dans un flex office

Si le flex office offre nombre d’avantages, il s’accompagne aussi de plusieurs défis. Comme personne n’a de place déterminée au bureau, les employés sont totalement mélangés. Plus il y a de collègues, plus les bactéries et virus peuvent circuler et plus les risques d’infection et d’absentéisme augmentent. C’est pourquoi il est primordial de veiller à conserver l’espace de flex office dans état de propreté irréprochable. Pour ce faire, il est recommandé de nettoyer au moins une fois par jour le bureau à l’aide des produits d’entretien habituels. Demandez également à vos travailleurs flexibles de mettre eux-mêmes la main à la pâte dans le nettoyage et de se savonner régulièrement les mains. Avec l’employeur, ils sont également responsables de l’état de propreté du bureau.

Au besoin, vous pouvez instaurer quelques règles comme :

• L’interdiction de partager les appareils personnels (clavier, souris, ordinateur portable, téléphone portable). Ceux-ci sont en effet loin d’être hygiéniques.

• L’utilisation d’un système de réservation (pour une demi-journée ou une journée entière) pour éviter que les employés se mélangent.

Si tout le monde respecte les procédures et si les employés s’habituent au concept, le travail flexible vous promet alors un avenir radieux dans votre entreprise. Un espace de travail ne sera plus jamais le même.

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1 www.savills.fr/etudes-and-opinions/savills-news/278911/le-flex-office-gagne-du-terrain-partout-en-europe—workthere 2 www.leparisien.fr/economie/salle-de-creativite-box-telephonique-quiet-room-la-revolution-au-bureau-02-06-2019-8084460.php 3 Observatoire Actineo, 2019 report on the quality of life at work 4 nos.nl/nieuwsuur/artikel/2387275-fnv-slechts-10-procent-werknemers-wil-na-corona-helemaal-terug-naar-kantoor 5 The blog of neuroscience experts, 12 April 2019. 6 www.want.nl/werkgever-van-het-jaar-airbnb-toont-hoe-je-een-kantoor-moet-inrichten/ 7 Interview with Xavier Chéreau, Le Point, 11 May 2020 www.lepoint.fr/economie/ressources-humaines-comment-le-covid-19-revolutionne-psa-11-05-2020-2374932_28.php