KPI : donnez du sens à vos indicateurs achats !

Un KPI, c’est beaucoup plus qu’un indicateur

La fonction achat dispose aujourd’hui des solutions digitales pour collecter et traiter une masse d’informations toujours croissante. Ces données rendues intelligentes et tracées dans la durée constituent ce qu’on appelle des indicateurs.

Ces indicateurs sont précieux en ce qu’ils mesurent des situations objectives, comme le nombre de fournisseurs ou le volume des achats par catégorie. Pour autant, ces indicateurs ne sont pas des indicateurs de performance clés. Ce ne sont pas des KPI.

En effet, ces indicateurs mesurent sans juger. Sans se référer à un objectif, il est impossible de déduire de leur évolution un avantage ou un inconvénient pour l’entreprise. Il manque à ces indicateurs une référence à une intention stratégique. Une contextualisation.

Alors qu’un KPI est un indicateur qui mesure la distance par rapport à un objectif affiché. Il renseigne sur une trajectoire de performance et non plus seulement sur un résultat brut.

Un KPI, ça part de la feuille de route

Imaginons que l’entreprise soit confrontée à une situation de guerre des prix sur son marché et qu’elle ait besoin de contraindre ses prix de revient au maximum. Dans cette hypothèse, il est probable qu’un objectif prioritaire assigné à la fonction achat sera de réduire les coûts.

Or, une façon bien identifiée de réduire ses coûts étant de massifier ses achats, on peut supposer que réduire le nombre de fournisseurs constituera un levier mis en œuvre par l’équipe achat. C’est pourquoi le nombre de fournisseurs sera un KPI, et son évolution à la baisse une indication de la performance de la fonction achat.   

Imaginons maintenant que la stratégie de l’entreprise soit au contraire la réduction du risque. Alertée par les tensions d’approvisionnement générées par la pandémie, il est évident que la fonction achat se fixera comme impératif de diversifier le panel de fournisseurs. C’est pourquoi le nombre de fournisseurs sera un KPI, et son évolution à la hausse le signe de l’efficacité de la fonction achat.

Le nombre de fournisseurs est un indicateur. Il devient un KPI quand il est mis en perspective d’une intention stratégique prioritaire.

3 exemples de KPI achats

ROI de la fonction achat

Le premier réflexe est souvent de considérer les économies induites par les négociations achats comme un indicateur éclairant de l’efficacité de l’équipe. Or, la limite de cet indicateur est qu’il fait l’impasse sur le coût éventuel des contreparties consenties aux fournisseurs (en qualité, en risque…).

C’est pourquoi le ROI de la fonction achat doit être préféré, dans la mesure où ce KPI mesure le solde entre les baisses de prix obtenues et les efforts consacrés à les obtenir :

• Coût direct des contreparties : modification des conditions logistiques, modification des conditions financières

• Coût indirect des contreparties : temps passé à la négociation, dégradation éventuelle du potentiel d’innovation

Taux moyen d’exécution des contrats

Par rapport à l’indicateur classique du pourcentage de fournisseurs sous contrat, le taux moyen de leur exécution présente l’avantage de mesurer la réalité et non la promesse.

En effet, un contrat signé mais non respecté n’a pas beaucoup plus de valeur que l’absence de contrat. C’est pourquoi ce sont les résultats que la fonction achat obtient dans l’application stricte des engagements qui doivent être mesurés.

Ce KPI est ainsi établi sur le bénéfice réel de l’entreprise  :

• Respect des prix

• Respect du service

• Respect de la qualité  

Taux d’achats sous contrat

En particulier en matière d’achats indirects, les habitudes internes sont parfois extrêmement résistantes. Alors que les contrats sont conclus pour garantir dans le temps un niveau de service, de qualité et de disponibilité supérieurs, ne pas les respecter est préjudiciable pour tout l’écosystème :

• L’entreprise cliente qui se prive des avantages négociés

• Les fournisseurs sous contrat auxquels échappent les volumes espérés

C’est pourquoi un KPI assis sur le pourcentage de dépenses effectuées dans le cadre d’achats hors contrats alors qu’il existe une alternative sous contrat est éclairant pour tous les acteurs.

En effet, ce type de vigilance doit être partagée entre la fonction achat et les métiers.Et un indicateur de performance clé comme le taux d’achats sous contrat mesuré sur la durée donne une trajectoire d’amélioration transverse.   

En conclusion, la formalisation des KPI est indissociable de l’identification des résultats à atteindre par la fonction achat. Ou pour dire les choses autrement : dans la forêt des indicateurs disponibles, c’est le tracé du sentier qui induit le choix des arbres remarquables qui feront d’excellents KPI ! Ainsi, la problématique des KPI apporte une nouvelle illustration de la maturité stratégique à laquelle est parvenue la fonction achat.