En 5 étapes, économisez 40 % sur vos achats secondaires. Étape 5 : numérisez et automatisez les factures.
Pour de nombreuses entreprises, les achats secondaires sont une activité… secondaire. Elles se concentrent sur les achats primaires, comme les matières premières, les produits semi-finis et l’énergie. Les coûts directs de ces achats secondaires ne sont généralement pas très élevés, pourtant ce processus d’achat génère de manière inaperçue de nombreux frais cachés. Une gestion efficace des fournisseurs permet de réaliser plus d’économies qu’on ne le croit. Dans la précédente série de blogs, nous avons décrit 5 étapes. Nous les rappelons brièvement ci-dessous.
Étape 5 : numérisez et automatisez les factures
Ce pourcentage semble presque irréel et pourtant, la facturation électronique (également appelée e-billing ou e-invoicing) permet de réduire les coûts de processus de traitement d’une facture jusqu’à 75 pour cent. Si l’ordre d’achat est déjà connu dans vos systèmes avec les bonnes informations sur le prix et le produit et donc si le lien peut s’établir automatiquement, vous réaliserez alors de très grosses économies. Il suffit de relier vos systèmes d’achat aux systèmes de vente de votre fournisseur.
Il existe différentes méthodes de facturation électronique. Des solutions simples par courriel à l’intégration via des messages XML. Les risques d’erreur sont nettement réduits pour toutes les formes d’e-invoicing, car il faut moins souvent retaper les données tandis que davantage d’entre elles sont traitées automatiquement.
E-Mail Invoicing
Une solution simple consiste à recevoir la facture en PDF par courriel. Les archives papier appartiennent ainsi au passé, la facture aboutit toujours au bon endroit et sa recherche/diffusion est simple.
Scannez & Reconnaissez
Si vous disposez d’un logiciel de scan et de reconnaissance, vous pouvez scanner une facture papier ou soumettre directement une facture en PDF au traitement automatique. Le logiciel « reconnaît » les données sur la facture et se charge de les saisir automatiquement (pour une grande partie) dans votre administration.
Facturation intégrée
Si vos systèmes de traitement des achats et des factures peuvent saisir des factures électroniques dans leur intégralité, vous pouvez également opter pour les factures en format XML. Dès lors, il n’est plus nécessaire de scanner et de reconnaître. Toutes les données de la facture sont fournies et saisies automatiquement dans votre système.
Matching
Gagner du temps en automatisant la saisie d’une facture est déjà appréciable. Mais le principal gain de temps se situe dans le matching automatique de la facture. Il faut bien entendu disposer d’un tel système. Et la commande d’achat doit également être correcte. En reliant votre système d’achat aux données du produit et de prix de votre fournisseur (voir également : blog e-ordering), vous avez la certitude d’enregistrer les bons numéros d’articles et les bons prix dans votre système. Cette opération, couplée à l’enregistrement de la réception, permet le matching automatique de la facture. On ne perd donc plus de temps à comparer manuellement les commandes et les factures ou – pire encore – à rechercher dans l’entreprise, pour une facture inconnue, le commanditaire et son accord de paiement.
En numérisant et en automatisant les factures, vous réduisez les traitements manuels et les erreurs. En outre, vous diminuez la consommation de papier et d’encre. Une économie totale de 75 % sur les coûts d’administration est donc possible. Manutan est à votre disposition pour vous aider à la réaliser.
Voir aussi: – Acheter malin – whitepaper – infographic Acheter malin
