Si vous gérez des documents confidentiels au travail, commencez par adopter les bons gestes : ne les laissez pas traîner en salle de réunion ou dans l’imprimante et rangez-les régulièrement. Eh oui, ces piles de papier sur votre bureau grandissent plus vite que vous ne le croyez, et bien sûr, vous ne pouvez connaître avec certitude tous les documents qui les composent… C’est la raison pour laquelle il est utile de disposer des bons outils, comme une déchiqueteuse, pour éviter que des informations sensibles ne tombent entre de mauvaises mains. Mais d’autres solutions existent pour garantir la confidentialité de vos documents. Lesquelles ? Lisez la suite pour en savoir plus.
Déchiqueteuse et documents confidentiels, le duo inséparable
Travailler malin et efficacement
Les informations confidentielles ? À la déchiqueteuse !
Vous avez prévu de partager des informations confidentielles lors d’une réunion ? Si vous les partagez sous forme de documents, demandez aux participants de vous les rendre à la fin de la réunion. Comptez aussi le nombre de copies pour vous assurer qu’elles sont toutes là et détruisez le tout. Ne vous contentez pas de les jeter à la poubelle : passez-les d’abord à la déchiqueteuse.
Il existe plusieurs catégories de déchiqueteuses en fonction de la finesse du découpage, qui peut aller de P-2 (largeur de 6 mm maximum) à P-7 (largeur de 5 mm maximum). Selon le Règlement général sur la protection des données (RGPD) en vigueur depuis le 25 mai 2018, seuls les destructeurs de documents de niveau de sécurité P-4 ou supérieur sont éligibles pour la destruction d’informations sensibles ou personnelles. Les déchiqueteuses dont le niveau de sécurité est inférieur ne rendent pas les documents entièrement illisibles.
Les documents « confidentiels »
Il arrive parfois qu’une personne jette un œil à un document confidentiel sans penser à mal. Pour éviter ce problème, indiquez clairement sur le document qu’il est « confidentiel » en y apposant une étiquette manuscrite ou imprimée à l’aide d’une imprimante à étiquettes. Vous pouvez évidemment mentionner ces informations dans le document en lui apposant une mention en filigrane sur l’ensemble de la page, dans l’en-tête ou en pied de page.
Bien fermer les armoires
Vous possédez un bureau ? Prenez l’habitude d’en fermer la porte quand vous le quittez, y compris pour une pause déjeuner ou une brève réunion. En open space, en revanche, il est impossible de fermer les portes, mais vous pouvez toujours opter pour une armoire résistant au feu et verrouiller les armoires et les tiroirs de votre bureau. Quant aux collègues avec qui vous partagez ces rangements, montrez-leur l’importance de les fermer à clé.
Vous avez besoin d’aide pour traiter correctement ces documents confidentiels ? Notre helpdesk est là pour vous aider !
