Dans beaucoup d’entreprises, la mise en ordre de l’administration est vécue comme « un mal nécessaire ». Elle est en effet « nécessaire », car vous perdriez autrement énormément de temps à chercher les documents ou informations, vous augmenteriez sensiblement les marges d’erreur et diminueriez votre efficacité. Mais votre administration ne doit pas pour autant être un « mal nécessaire » ! Il vous faut simplement les systèmes et outils adéquats. Nous vous les présentons ici.
De l'ordre dans votre administration en deux temps trois mouvements
Travailler malin et efficacement
Archives : pas encore tout « dans le cloud »
La numérisation des archives est une véritable tendance qui présente en effet de nombreux avantages, comme le fait que les informations sont plus facilement accessibles et qu’il vous faut moins de place pour conserver les documents. Pourtant, les archives papier occupent toujours un rôle clé dans de nombreuses entreprises, et la loi oblige même parfois de garder des documents sur papier. En bref : il reste important de ranger correctement vos documents papier. Faites-le régulièrement pour éviter que la pile devienne trop grande, et faites souvent le grand nettoyage dans les archives !
Tout commence avec une structure logique
Les documents administratifs ordonnés et les bonnes archives ont besoin d’une « moelle épinière » ou, autrement dit, d’une structure logique. Vous pouvez par exemple trier vos documents par ordre alphabétique, sur la base des clients, projets ou fournisseurs, ou encore par phase (exemple typique : « entrant » vs « sortant »). Si le système choisi est clair, tout le monde doit le respecter continuellement afin que cela devienne un automatisme. Personne ne doit vraiment le repenser et toutes les informations sont triées de manière logique.
Outils indispensables
Et que mettre au juste dans ces armoires ou rayonnages ? Utilisez de préférence des classeurs d’un même type (éventuellement de différentes couleurs) dans lesquels vous placerez des intercalaires. Les documents dont vous n’avez pas souvent besoin peuvent être placés dans des boîtes d’archives avec des étiquettes explicites.
Vous avez une question sur l’organisation de vos archives ou de votre administration ? N’hésitez pas à la poser à notre helpdesk !
