Contrat fournisseur : qu’est-ce que l’accord-cadre et quels sont ses enjeux ?

Qu’est-ce qu’un accord-cadre ?

L’Organisation de coopération et de développement économiques (OECD) partage la définition suivante : « Un accord-cadre est un accord conclu avec un ou plusieurs opérateurs économiques pour la fourniture de biens, de services et, dans certains cas, de travaux, qui a pour objet d’établir les termes régissant les marchés à passer par un ou plusieurs pouvoirs adjudicateurs au cours d’une période donnée, notamment en ce qui concerne le prix maximum, les spécifications techniques minimales et, le cas échéant, les quantités envisagées.»

Parce qu’il porte sur la fourniture future de biens et de services, l’accord-cadre diffère d’un contrat classique qui concerne, quant à lui, la commande effective de biens et de services. En ce sens, l’accord-cadre prévoit donc les caractéristiques de la relation contractuelle entre les parties. Cela concerne les prix, les services annexes, les quantités ou encore les délais de livraison, qui sont souvent décrits de façon générale.

Les entreprises nouent souvent ce type de contrat-cadre fournisseur pour leurs achats récurrents de produits ou services (matériel informatique, mobilier et fournitures de bureau, licences logicielles, etc.). Et pour cause : cela présente plusieurs avantages :

• Grâce à la rationalisation des achats et la négociation de remises sur volume, les entreprises réalisent des économies d’échelle.

• À travers la mutualisation des procédures de passation de contrat, les directions achats allègent la charge administrative de tous les sites et leur font gagner un temps précieux.

• La mise en place d’un contrat avec ses fournisseurs de référence entérine la relation commerciale dans une optique de développement mutuel.

Les trois étapes clés de l’accord-cadre

Il existe communément trois grandes étapes à la mise en place de ce type de contrat B2B.

La préparation

L’entreprise commence par analyser sa demande. Elle s’interroge sur son besoin, définit le périmètre ainsi que les catégories de biens ou services qui seront couverts par le contrat. Ensuite, elle s’emploie à réaliser une étude de marché. Cela lui permet notamment d’ajuster les spécifications, mais aussi de mieux comprendre le marché.

C’est alors qu’elle pourra concevoir son accord-cadre en prenant en compte les exigences techniques et fonctionnelles, les termes contractuels, les critères de qualification et d’attribution…

L’appel d’offres et l’attribution

Pour mener son appel d’offres avec succès, il convient ensuite d’engager les fournisseurs. Cela peut se faire à travers des temps d’échanges individuels ou groupés dans le but de recueillir les commentaires et points de vue des fournisseurs de façon transparente et équitable.

Pour stimuler la concurrence, il est aussi important de veiller à publier un avis d’information au préalable, de définir des spécifications appropriées, de créer des lots et, surtout, de s’adapter à la réalité du marché.

Le lancement et la gestion du contrat fournisseur

Une fois que l’accord-cadre est signé par les deux parties, il faut alors le déployer. Cela implique de lancer officiellement le contrat, puis d’accompagner toutes les parties prenantes, c’est-à-dire les clients internes, mais aussi le(s) fournisseur(s), dans sa bonne exécution. Cela passe par le partage d’informations, la mesure de la satisfaction des clients internes, l’évaluation de la performance du fournisseur, etc.

Le déploiement, principal enjeu du contrat fournisseur

Cette dernière étape relative au déploiement de l’accord-cadre est la condition sine qua non de son succès. Sans cet effort de coopération, il est possible que l’accord-cadre ne remporte pas l’adhésion des clients internes et ne soit donc pas utilisé.

Si les utilisateurs ne sont pas correctement informés de cette nouvelle procédure, s’ils n’ont pas compris l’intérêt d’un tel contrat fournisseur ou s’ils n’estiment pas ces nouveaux processus efficaces, il y a de grandes chances qu’ils contestent et contournent la démarche.

Dans ce cas de figure, non seulement l’entreprise ne bénéficie pas des avantages négociés avec son fournisseur, mais surtout elle voit la part d’achats sauvages augmenter de façon significative.

Les achats sauvages, véritable fléau

Les achats sauvages, ce sont tous les achats qui ne respectent pas les processus définis via la politique d’achat. Il s’agit souvent de biens commandés en urgence pour répondre à une problématique du quotidien. Dispersés aux quatre coins de l’entreprise, ces achats échappent au contrôle des directions achats. Parce qu’ils renferment des coûts cachés considérables, cela gonfle immanquablement le coût total d’acquisition (Total Cost of Ownership). C’est pourquoi plus des ¾ des entreprises estiment que la réduction de cette typologie d’achats est une priorité, d’après une étude co-menée par Basware et The Hackett Group.

Il est donc impératif d’animer l’accord-cadre sur le long terme. Cela peut prendre la forme d’un plan d’action ou d’un plan déploiement, par exemple. Quelle que soit sa nature, ce projet relève d’une véritable conduite du changement.

Après avoir consolidé la base de données, la direction des achats doit accompagner du mieux possible les clients internes dans la prise en main de ce contrat. Ces derniers s’attacheront alors à construire un plan d’action sur mesure, à générer l’adhésion et à inscrire le changement dans la durée. Pour ce faire, chaque maillon de la chaîne a un rôle clé à jouer. Tandis que la direction des achats élabore la stratégie, les ambassadeurs relaient les informations sur le terrain et le fournisseur se charge de la gestion opérationnelle.

La direction des achats a tout intérêt à s’assurer que ses clients internes exploitent pleinement les conditions contractuelles qui ont été négociées dans les contrats. C’est ainsi qu’elle pourra s’aligner sur la stratégie globale de l’entreprise, renforcer les relations fournisseurset créer de la valeur.