Comment améliorer sa gestion de la relation fournisseur : bonnes pratiques et mauvais réflexes

Fixer un cadre clair

La première étape pour améliorer la gestion de la relation fournisseur consiste à établir des contrats détaillés avec ses fournisseurs et à définir des règles de fonctionnement précises. Le but est ici d’éviter tout malentendu et/ou litige à l’avenir.

Bien définir les attentes

Il est important de spécifier clairement les attentes en termes de qualité, de délais de livraison, de quantités, de normes de sécurité, de délais de paiement, etc.

De plus, il convient également de préciser les conditions d’évaluation du respect des engagements, ainsi que les conditions relatives à la rupture du contrat en cas de dérive éventuelle qui viendrait enrayer la collaboration avec ses fournisseurs.

Mettre en place un mécanisme de résolution des conflits

Une entreprise peut prévoir des mécanismes de résolution des conflits en cas de litige, tels que la médiation ou l’arbitrage via un expert indépendant. Il est capital d’avoir des solutions amiables à disposition pour maintenir des relations solides avec ses fournisseurs, même en cas de différends. L’équipe achats peut également être formée sur ces sujets.

Définir un cadre de gouvernance

Il s’agit de nommer, au sein de la Direction des Achats, une personne qui devient responsable de la gestion quotidienne de la relation avec chaque fournisseur. Il est également nécessaire d’identifier toutes les parties prenantes impliquées dans l’entreprise (clients internes, direction, comptabilité, approvisionnement, etc.).

Garantir une communication efficace

Dès lors que le cadre contractuel est posé, une communication régulière, transparente et efficace est essentielle pour une gestion optimale de la relation fournisseur.

Mettre en place une communication claire et régulière

Il est essentiel d’instaurer des réunions régulières avec ses fournisseurs pour échanger autour de leurs performances, des éventuels problèmes rencontrés et des améliorations à apporter.

L’entreprise a d’ailleurs tout intérêt à adapter le rythme et le type d’entrevues au statut du fournisseur (stratégique, privilégié, en développement, sous conditions, etc.). Pour maximiser l’efficacité, chaque rendez-vous doit être soigneusement préparé, avec la définition d’un ordre du jour et la rédaction d’un compte-rendu détaillé pour faciliter le suivi des actions.

Miser sur le partage d’informations

La transparence est la clé pour instaurer un climat de confiance. Les deux parties doivent partager un maximum d’informations pertinentes. Du côté de l’entreprise, il s’agit notamment des ambitions, des volumes de commande, des prévisions de ventes ou encore des changements au niveau de la stratégie, par exemple. Un tel niveau de visibilité permet aux fournisseurs de mieux comprendre les besoins de son client et, ainsi, d’y répondre de façon encore plus précise.

S’équiper d’outils digitaux

À l’ère de la révolution digitale, il est presque impératif de mettre en place un logiciel SRM (Supplier Relationship Management1) au sein de la Direction des Achats.

Ce type de solutions de gestion de la relation fournisseurs permet de :

• Disposer d’un dossier relation fournisseur unique ;

• Gérer la documentation légale ;

• Automatiser la mise à jour des données fournisseurs ;

• Analyser les coûts ;

• Etc.

C’est un outil indispensable pour obtenir une vision 360° et en temps réel de la relation fournisseur au sein des organisations.

Penser la relation fournisseur sur le long terme

La gestion de la relation fournisseur s’inscrit dans une démarche de progrès continu. Après avoir posé les fondations d’une bonne relation fournisseur, il faut continuer à se challenger.

Maintenir des relations équilibrées

Dans le cadre de la gestion de la relation fournisseur, il faut s’assurer que ce partenariat soit « gagnant-gagnant ». Comme dans tout type de relations, chaque partie doit y trouver son compte, respecter ses engagements et s’investir à la hauteur des enjeux qui ont été préalablement définis.

Pour l’entreprise, cela passe notamment par le respect des délais de paiement des fournisseurs. Sans quoi, la relation contractuelle ne saurait durer dans le temps et risquerait d’entraver le bon fonctionnement de la supply chain.

Progresser ensemble

Lorsque deux partenaires commerciaux contribuent mutuellement à favoriser l’activité de l’autre, les bénéfices sont multiples.

En effet, c’est en coopérant avec leurs fournisseurs que les services achats pourront :

• Stimuler l’innovation ;

• Créer de la valeur ;

• Accroître le chiffre d’affaires de leur entreprise.

Pour reprendre l’expression d’un Directeur des Achats d’une enseigne de grande distribution : « Les factures fournisseurs se transforment en tickets de caisse. » Qu’il s’agisse de formation conjointe, de projets d’optimisation, de co-innovation ou de codéveloppement, tout est possible.

(Encadré) En matière d’achats de classe C, qui concentrent d’importants coûts administratifs, les partenaires ont tout intérêt à travailler main dans la main dans une optique d’optimisation des processus d’achat et de réduction des coûts. Cela passe, par exemple, par des projets de rationalisation fournisseurs, de digitalisation des transactions ou encore de pilotage de la qualité.

S’ouvrir à d’autres perspectives

Même si une entreprise est satisfaite de ses fournisseurs actuels et qu’elle n’a pas de besoins particuliers dans l’immédiat, il ne faut pas se fermer à d’éventuels nouveaux prospects. Dans la mesure des ressources disponibles dans le service achat, il est toujours intéressant de rencontrer de nouveaux fournisseurs potentiels.

Par définition, la gestion des relations fournisseurs consiste pour une organisation à construire une collaboration harmonieuse et efficace avec ses fournisseurs, et ce, sur le long terme. En suivant ces conseils pratiques, les services achats ont les clés pour y parvenir. C’est ainsi qu’ils parviendront avec succès à créer des relations fournisseurs solides, fiables et durables.