Catalogue électronique : en quoi cette technique maximise-t-elle votre potentiel d’achat ?

Qu’est-ce qu’un catalogue électronique ?

Dans le cadre de la digitalisation des processus achats en entreprise, l’une des premières étapes consiste à dématérialiser l’accès à l’offre de produits négociés proposée par les fournisseurs. Cela implique la mise en place d’un catalogue électronique, qui reste l’outil le plus largement répandu pour y parvenir.

Les catalogues électroniques font partie intégrante des systèmes Procure-to-Pay (P2P) des entreprises. Vous savez, ces solutions intégrées qui prennent en charge l’ensemble du processus d’achat, de la demande de produits et/ou services, jusqu’au paiement du fournisseur. Ces derniers sont accessibles directement depuis le moteur de recherche de ladite solution.

Concrètement, ces outils intègrent la description des produits (prix, dimensions, données techniques, fabricant…) et les conditions contractuelles (remises, exclusions de produits, frais de port…). En ce sens, ils garantissent un échange de données produits validées, fiables et personnalisées entre une entreprise et son fournisseur.

Grâce aux catalogues électroniques, le passage d’une commande s’orchestre en deux grandes étapes. Dans un premier temps, les utilisateurs choisissent leurs produits et créent un panier, qui devient une demande d’achat. Puis, celle-ci est automatiquement intégrée dans le système d’information (SI) de l’entreprise et emprunte le circuit de validation qui a été prédéfini par l’équipe achat avant de se transformer en bon de commande.

Deux principaux types de catalogues électroniques

Deux principaux types de catalogues électroniques co-existent dans l’univers des achats : le catalogue hébergé, aussi appelé e-cat, et le Punch-Out.

Le catalogue hébergé ou e-cat

Le catalogue hébergé permet aux entreprises d’avoir accès à une offre statique et définie, garantissant la stabilité des prix négociés. Il est archivé dans la solution e-procurement du client ou de son fournisseur de services (places de marché). Ce type de catalogue est particulièrement adapté à la gestion d’une petite quantité de produits, qui sont commandés de façon récurrente.

En revanche, il atteint ses limites dans la gestion d’offres très larges de produits. En effet, la nature statique de ces catalogues rend leur maintenance particulièrement complexe. Cela est d’autant plus vrai lorsqu’ils couvrent plusieurs milliers de produits ! Pourtant, la mise à jour des données est indispensable, car elle permet d’éviter toute commande de produits indisponibles ou déréférencés. Les nouveaux produits, les extensions de gamme et les propositions dynamiques ne sont pas non plus intégrés. Enfin, les clients n’ont pas accès aux stocks en temps réel et ainsi aux délais de livraison.

Le Punch-Out

Jérémie Chauvin, E-procurement Project Manager Europe chez Manutan, nous explique : « Le Punch-Out est une solution digitale permettant à un utilisateur d’accéder à une offre dynamique et en temps réel de son fournisseur, directement depuis son système d’achats. Via le Punch-Out, l’utilisateur a accès à une offre dynamique en termes de nouveaux produits, des configurateurs, des niveaux de stock… tout cela à ses conditions contractuelles en termes de prix et d’exclusion. » Certains Punch-Out permettent également d’accéder à l’ensemble de la documentation technique liée à la transaction telle que la commande, le bon de livraison, la facture et les différentes étapes de la livraison (track & trace).

Cet outil est davantage adapté à la gestion d’une grande quantité de produits, commandés de façon sporadique. Cela s’applique donc tout particulièrement aux achats indirects.

Ce type de catalogue est disponible à travers une interface entre la solution Procure-to-Pay de l’entreprise et le système d’information de son fournisseur. Cela offre une visibilité précise sur les consommations. Les équipes achats sont notamment en mesure de suivre la variation des dépenses en temps réel.

Chaque solution présente ses avantages et inconvénients, selon les catégories d’achats concernées. Il appartient aux équipes de choisir l’outil le plus adapté à ses besoins et à son mode de fonctionnement.

Les entreprises qui ne sont pas équipées de solutions e-achat peuvent s’appuyer sur le webshop de leurs fournisseurs. Cette option est facile et rapide à mettre en place, sans le moindre coût pour les organisations. À travers un compte personnalisé, les utilisateurs peuvent accéder à une liste préférentielle de produits, selon les conditions négociées. Cela comprend également plusieurs fonctionnalités, comme la configuration des flux d’approbation, le suivi des devis, des commandes et des livraisons ainsi que la consultation en temps réel des prix, des disponibilités produits et de l’historique des commandes.

Quels avantages pour la fonction achats ?

La mise en place de catalogues électroniques au sein de son entreprise présente de multiples avantages, qui participent à renforcer le positionnement stratégique des directions achats.

Gagner en efficacité

Tout d’abord, les équipes achats, mais aussi les clients internes, gagnent un temps considérable en ayant accès à des listes de produits approuvés, fournis par des fournisseurs référencés, aux conditions négociées. Cette meilleure gestion administrative se traduit immanquablement par des économies indirectes. Chaque partie prenante peut dès lors se concentrer sur l’essentiel, en analysant plus précisément les produits et services qu’elle souhaite acheter, à travers ses critères d’achats.

Garantir une meilleure conformité

Le catalogue électronique favorise égalementle respect de la politique achats mise en place et évite ainsi la prolifération des achats sauvages. En effet, les différentes parties prenantes internes ont accès à tout ce dont elles ont besoin pour procéder aux achats nécessaires, selon les processus définis. Toutefois, cela implique d’avoir fait le choix du bon catalogue électronique, mais aussi d’avoir sensibilisé tout un chacun à son utilisation.

Enclencher la digitalisation

Enfin, l’adoption d’un catalogue électronique est un premier pas en faveur de la digitalisation des achats. Cela ouvre alors la voie à la dématérialisation des commandes et des factures. Dès lors, c’est tout un panel d’étapes qui deviennent automatisées :

• Intégration des demandes d’achat ;

• Circuit de validation ;

• Envoi des commandes ;

• Rapprochement des commandes et des factures…

Qu’il s’agisse d’un Punch-Out ou d’un catalogue hébergé, les catalogues électroniques permettent aux entreprises d’accéder à une offre de produits répondant à leurs besoins, proposés par des fournisseurs référencés et aux conditions contractuelles négociées.

Ils constituent donc un outil indispensable pour maximiser le potentiel d’achat des entreprises. En adoptant une telle technique d’achat, elles peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle pour donner plus de poids à leur politique d’achats et enclencher la digitalisation de la fonction achats.