Il n’est pas d’amélioration sans mesure ! L’analyse des dépenses applique ce principe à la fonction achats. En effet, l’analyse des dépenses constitue la première étape d’une démarche visant à améliorer ses pratiques achats pour en faire baisser le coût. La démarche d’optimisation des coûts grâce à l’analyse des dépenses s’articule en trois étapes : la mise en place de la grille d’analyse , l’audit des dépenses de l’entreprise et la rationalisation des pratiques achats.
L’analyse des dépenses, un levier de performance souvent négligé
Travailler malin et efficacement
La grille d’analyse des dépenses
Toutes les entreprises n’ont pas la même structure de dépenses. Et toutes les dépenses ne s’analysent pas de la même manière, par exemple selon qu’elles correspondent à des achats stratégiques ou non.
Pour autant, des principes généraux peuvent être identifiés pour systématiser l’analyse des dépenses et surtout se donner les moyens de comparer les résultats obtenus.
Ainsi, la plupart des grilles d’analyse des dépenses articulent quatre thématiques :
La ventilation des dépenses selon les catégories d’achats
Les tendances des dépenses à la hausse et à la baisse sur trois ans
La variation des dépenses en fonction des sites et/ou des activités
Les 10 premiers fournisseurs (ou les 20, de façon à comptabiliser globalement une masse d’achats significative)
À ces quatre thématiques quantitatives, s’ajoute une analyse des dépenses qualitative :
Respect des processus : demandes d’achats, bons de commandes, factures conformes
Taux de digitalisation des processus
Respect des contrats
L’analyse des dépenses de l’entreprise
Sur la base des données brutes recueillies à partir de la grille présentée ci-dessus, l’analyse des dépenses proprement dite peut s’engager.
L’analyse des dépenses donne une idée globale de la manière dont l’entreprise conduit ses achats :
Combien ?
Auprès de qui ?
Comment ?
Selon quelles trajectoires ?
L’objectif est d’identifier des axes de progrès :
En comparant les comportements :
Des métiers et/ou des activités
En évaluant le respect :
Des procédures
Des contrats
Les réponses à ces questions dessinent une cartographie des achats selon le prisme de l’efficacité. Au final, l’entreprise se met en capacité de relier des comportements et des performances
Les bénéfices de l’analyse des dépenses
L’analyse des dépenses ne vient en général que confirmer les intuitions de la fonction achats. Ainsi, respecter les procédures ou cadencer strictement les livraisons sont rarement des causes de dysfonctionnement.
Mais l’apport d’une analyse des dépenses rigoureusement menée réside dans la quantification précise et documentée des performances respectives.
Et surtout dans le potentiel de pédagogie induit par la démarche :
Démonstration de l’opportunité des procédures
Identification des meilleures pratiques
Reconnaissance des comportements fournisseurs les plus contributeurs
Validation des approches transversales au sein de l’entreprise : achats, finances, métiers
En conclusion, l’analyse des dépenses est surtout un outil d’objectivation. Elle vient nourrir les échanges de la fonction achats avec d’une part les métiers de l’entreprise et d’autre part les fournisseurs et partenaires. Le bénéfice en est un meilleur partage des enjeux d’efficacité collective, avec à la clé des économies qui peuvent être substantielles.
