Les acheteurs connaissent parfaitement les points faibles et les articles susceptibles de s’épuiser inopinément. Raison de plus pour y remédier. La même étude de Manutan révèle que les personnes responsables des achats au sein d’une entreprise ne trouvent rien de plus ennuyeux que de devoir décevoir des collègues avec le manque de matériel. Et inversement : plus de 30 % disent « s’amuser à anticiper les demandes de l’organisation ».
Les acheteurs ne ressentent pas la nécessité d’être sous les feux des projecteurs. La plupart d’entre eux préfèrent être des forces tranquilles, qui mettent simplement un point d’honneur à ce que tout se déroule parfaitement. Si nécessaire, avec un stock secret. Des stocks annuels complets de fournitures de base ne sont pas non plus inhabituels : près d’1/3 des personnes interrogées commandent de cette manière. Bien que très habituelle parmi les acheteurs, la méthode est souvent peu efficace. Elle permet peut-être de gagner du temps et tout le monde trouve ce qu’il cherche, mais parallèlement à cela des piles de produits s’accumulent souvent à différents endroits de l’entreprise sans que l’on ait une idée précise des quantités et des unités prélevées.
Faire le tour et anticiper
L’anticipation constitue dès lors un aspect essentiel du travail de l’acheteur. En effet, il est possible d’anticiper largement à l’avance les articles de saison : le sel d’épandage à l’approche de l’hiver, des mouchoirs et du matériel de désinfection avant le déclenchement de l’épidémie de grippe et des ventilateurs avant que la chaleur s’installe. Un simple planning annuel reprenant pour chaque mois quelques points d’attention permet d’éviter d’emblée de nombreux problèmes potentiels.
Le tour de l’entreprise constitue pour bon nombre d’acheteurs un volet important de leur travail. Quelque 20 % des personnes interrogées affirment même faire le tour de l’entreprise une fois par semaine pour vérifier ce qu’il est nécessaire de commander. Élément frappant : les hommes le font plus souvent que leurs collègues de sexe féminin. Par ailleurs, ce n’est pas le seul élément sur lequel ils basent l’ensemble de la procédure de commande. 8 % commandent ad hoc à la suite d’une demande arbitraire et quelque 28 % regroupent d’abord un certain nombre de demandes avant de passer une commande groupée. Environ 20 % commandent essentiellement un stock pour quelques mois à dates fixes.
Au secours !
Planifier semble rester l’élément le plus pénible du travail de l’acheteur. Il nécessite beaucoup de temps et de charges administratives, il y a trop peu d’emprise sur les frais et la facturation et, pour un certain nombre, la difficulté réside surtout dans l’équilibre entre un stock trop important et un stock insuffisant. Pour couronner le tout, selon une grande partie des personnes interrogées, les collègues ne s’approchent de leur bureau que pour se plaindre qu’un article est manquant, mais jamais pour dire que tout est parfaitement en ordre. Quand on dit qu’il s’agit de forces tranquilles. Pas étonnant qu’une grande partie (plus de 50 %) préfère en réalité y consacrer le moins de temps possible.
Il est grand temps de lancer la balle dans le camp du fournisseur ! Un bon fournisseur peut et se fera un plaisir de vous aider. La plupart des lead buyers (responsables finaux des achats au sein de grandes entreprises) n’en attendent pas moins du fournisseur, mais d’autres responsables des achats et des commandes pensent moins rapidement à cette possibilité. Un bon fournisseur peut vous soulager de nombreuses tâches. Livrer ce que d’autres livrent, mettre en place des méthodes de commande en ligne intelligentes, veiller à un processus d’approbation qui vous donne le contrôle total – mais sans la charge administrative – et à une livraison et distribution interne intelligentes. En outre, un bon fournisseur peut (contribuer à) gérer votre stock. Ou vous aider à anticiper et à prévoir, par exemple, en ce qui concerne les achats spécifiques à chaque saison.
Manutan se fait un plaisir de vous aider
Manutan est ce type de fournisseur prévenant. Nous nous faisons un plaisir d’aider les acheteurs à travailler plus intelligemment. Non seulement en proposant plus de 80 000 produits, mais aussi en publiant nos conseils et astuces sur www.manutan.be/blog. Vous souhaitez vous-même en savoir plus sur nos possibilités de commande électronique, de livraison et de facturation plus intelligentes ? Contactez Manutan au 02/583 01 01 ou laissez un message ci-dessous.
Cliquez ici pour télécharger l’outil infographique « Achetez plus intelligemment en 5 étapes et économisez jusque 40 % sur vos achats ».
*) Étude réalisée par Novio Research à la demande de Manutan auprès de 792 responsables des achats de fournitures industrielles en Belgique – août 2016. Téléchargez un résumé de l’étude ici.
