Pour de nombreuses entreprises, les achats secondaires sont une activité… secondaire. Elles se concentrent sur les achats primaires, comme les matières premières, les produits semi-finis et l’énergie. Les coûts directs de ces achats secondaires ne sont généralement pas très élevés, pourtant ce processus d’achat génère de manière inaperçue de nombreux frais cachés. Une gestion efficace des fournisseurs permet de réaliser plus d’économies qu’on ne le croit. Ci-dessous nous décrivons brièvement les 5 étapes.
Étape 1 : analysez vos fournisseurs
Prenez cette fois le temps d’examiner le nombre de fournisseurs en contact avec votre entreprise. Partez du principe que chacun de vos collaborateurs a environ cinq fournisseurs favoris. Multipliez cela par
le nombre de collaborateurs habilités à commander et vous arrivez à un nombre astronomique. Et chaque fournisseur requiert votre attention. Une attention qui se traduit par des activités telles que la maintenance des données des articles et des commandes dans vos systèmes, les accords sur les prix et les livraisons, et encore l’entretien de bonnes relations.
Étape 2 : réduisez la liste de vos fournisseurs
Réduire le nombre des fournisseurs permet de gagner un temps considérable. Mais cette tâche n’est pas toujours aisée. Sélectionnez d’abord les fournisseurs auxquels vous ne commandez qu’un petit nombre de produits et supprimez-les de la liste. Motivez votre méthode de gestion, faites des choix clairs, mais veillez à ce que les collaborateurs conservent une certaine liberté de choix. Si vous choisissez un gros fournisseur, veillez à investir, surtout au début, dans le développement de la relation qu’il entretiendra avec vos travailleurs.
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Étape 3 : diminuez la fréquence de commande et utilisez une solution Purchase 2 Pay
Examinez le nombre de commanditaires et de moments de commande. Diminuez la fréquence de commande et optimisez votre processus d’achat décentralisé en adoptant un système « Purchase 2 Pay » centralisé. L’e-ordering est possible pour les entreprises de tout type et de toute taille. Les grandes entreprises disposent généralement de leur propre système d’achat. Mais ces solutions sont de plus en plus disponibles dans le « cloud ». Nous vous proposons une intégration de votre système d’achat via un Punchout ou un catalogue statique.
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Étape 4 : optimisez la distribution interne
Bien étiqueter les commandes vous fait non seulement économiser un temps précieux, mais évite également beaucoup de frustration. La distribution interne commence par une dénomination correcte des départements. Il est très important de choisir des dénominations claires. Vous pouvez également réaliser des économies considérables en regroupant les expéditions. Manutan peut regrouper les commandes pour vous et les envoyer, par exemple, une fois par semaine.
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Étape 5 : numérisez et automatisez les factures
Ce pourcentage semble presque irréel et pourtant, la facturation électronique permet de réduire les coûts jusqu’à 75 pour cent. La réception de la facture sous format PDF est une solution simple. Il existe différentes formes de facturation électronique. Des solutions simples par courriel à l’intégration via des messages XML. Les risques d’erreur sont nettement réduits pour toutes les formes d’e-invoicing, car il faut moins souvent retaper les données tandis que davantage d’entre elles sont traitées automatiquement.
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En 5 étapes, économisez 40 %
Nous comprenons bien entendu que ces 5 étapes vous prennent également du temps. Nous sommes donc à votre disposition pour vous aider à les mettre en œuvre. Pour chaque étape, nous proposons la formation et le support nécessaires. En privilégiant la facilité, la clarté et la convivialité afin que vous ayez la maîtrise de vos achats secondaires et libériez du temps pour des activités qui en valent vraiment la peine !
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Vous voulez en savoir plus ou obtenir un conseil personnalisé ? Appelez le service Manutan Key Account au 02 583 51 70. Nous sommes à votre disposition pour vous expliquer plus en détail comment économiser, en 5 étapes, pas moins de 40 % sur vos achats secondaires.
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