Comment stocker vos documents (papier) essentiels à l’abri du feu ?

6 recommandations pour votre local des archives et votre protection incendie

1. Veillez à ce que l’espace dévolu aux archives soit équipé de tous les moyens permettant d’éteindre l’incendie. Pensez à des extincteurs portables. Assurez-vous que ces équipements soient en bon état, bien visibles et suffisamment puissants pour la superficie de vos archives. L’endroit idéal pour des extincteurs portables est près des portes mais également le plus loin possible de la sortie.

2. Veillez à ce que les têtes de sprinkler de vos installations automatiques soient suspendues au plafond ou dans les rayonnages. Si vous avez équipé le local de vos archives d’une installation sprinkler, il est avisé d’y suspendre également des détecteurs d’eau, équipés d’un transmetteur.

3. Dans le local des archives, il faut évidemment prévoir des détecteurs de fumée ; ils peuvent établir directement le contact avec les pompiers via une alarme incendie.

4. Bien entendu, il est interdit de fumer dans les locaux des archives. Mais un panneau le rappelant aux collaborateurs et visiteurs n’est jamais superflu !

5. Veillez à ce que le local des archives n’abrite aucun matériel inflammable, ou des matériaux, appareils et matières qui peuvent influencer défavorablement la température et l’humidité ou endommager les documents d’une autre manière.

6. N’oubliez pas de placer des lances d’incendie dans ou près du local des archives !

8 recommandations pour aménager votre local d’archives

1. Les pièces d’archives doivent pouvoir être retrouvées dans un délai raisonnable. Veillez donc à les structurer de manière logique et à documenter leurs différents emplacements.

2. L’espace où les archives se trouvent doit être protégé le mieux possible contre les risques d’incendie, d’inondation et de dégâts des eaux, en raison par exemple d’une montée des eaux souterraines.

3. Les portes d’un local des archives doivent se refermer automatiquement et s’ouvrir vers l’extérieur.

4. Les portes doivent résister au feu au moins durant 120 minutes et être équipées de mortaises avec gâches et quincaillerie de sécurité anti-perçage. Le local des archives doit, de préférence, être dépourvu de fenêtres.

5. Et évitez également d’installer des câbles et des conduites dans ce local.

6. Les rayonnages d’archives doivent être placés de telle sorte que l’air y circule suffisamment et qu’ils ne soient pas trop proches des éléments d’éclairage.

7. Des constructions de séparation étanches de béton armé ou d’un matériau semblable dont la résistance au feu est au moins de 120 minutes et qui résiste aussi, durant ce même laps de temps, à une charge et à une pression de l’eau maximale peuvent être placées à l’intérieur et à l’extérieur du local des archives pour prévenir la propagation du feu.

8. Prévoyez assez de moyens de télécommunication de bonne qualité, vous permettant d’appeler l’extérieur en cas d’urgence.

Contrôle de la température et de l’accès

1. Mesurez régulièrement l’humidité et la température. Il vaut mieux que la température reste dans une fourchette de 16°C à 20°C. Mais dépasser les 25°C durant 10 jours (maximum) par an ne pose pas de problème.

2. Il faut prendre des mesures pour prévenir l’accès non autorisé. Si de nouveaux documents y sont apportés régulièrement, il faut créer un espace de réception et de quarantaine.

Enfin, il est malin de créer un backup des documents papier. Par exemple, sous la forme de copies. Autre solution : la numérisation des supports d’information physiques.

Manutan est à votre disposition pour vous aider

Grâce aux règles ci-dessus, vous savez comment aménager de manière optimale votre local des archives et le protéger contre l’incendie. Consultez également le site www.manutan.be, notre blog débordant de bons plans www.manutan.be/blog ou appelez le helpdesk au 02 583 01 01 pour de plus amples informations sur le travail sûr et efficace.